2.4 Учет расходования денежных средств
В соответствии с пунктом 14 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежащие оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов, кассир выдает наличные деньги.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:
1. Требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя;
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.
2. Записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя;
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.
3. Выдает деньги получателю.
При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью - «оплачено» с указанием числа месяца и года.
В таблице 2.11 представлю бухгалтерские проводки, отражающие учет операций по расходованию средств из кассы организации.
Таблица 2.11
Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по расходованию денежных средств из кассы
Дебет
|
Кредит
|
Содержание хоз.операции
|
Сумма
|
51
|
50
|
Внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет
|
1500
|
52
|
50
|
Внесена на валютный счет наличная иностранная валюта
|
200
|
55
|
50
|
Внесены наличные денежные средства из кассы на специальный счет в банке
|
200
|
57
|
50
|
Наличные денежные средства внесены в сберегательную кассу (кассу почтового отделения) для перевода контрагенту
|
200
|
58-1
|
50
|
Приобретены акции за наличные денежные средства
|
400
|
58-3
|
50
|
Предоставлен заем другой организации наличными денежными средствами
|
400
|
60
|
50
|
Погашена задолженность перед поставщиком (подрядчиком) наличными денежными средствами / аванс
|
9000
|
62
|
50
|
Возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные средства
|
7820
|
66
|
50
|
Выданы из кассы денежные средства в погашение краткосрочного кредита (займа) и процентов по нему
|
15000
|
В настоящее время расчеты наличными деньгами между организациями ограничены - 60 000 рублей по одной сделке.
Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.
Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.
В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).
Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки [10].
Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.
На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке [14].
В бухгалтерии предприятия проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, которые подтверждают произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы.
Бывают случаи, когда по авансовому отчету выявляется остаток денежных средств, тогда работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер. Данная ситуация была рассмотрена в предыдущем пункте дипломной работы.
Если же сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету возмещается работнику. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса Российской Федерации. При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в части 1 статьи 138 ТК РФ: «общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику» [2].
Авансовый отчет должен храниться в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» [5].
Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.
Отражение в учете расходования средств из кассы на выдачу подотчетному лицу происходит следующим образом (табл. 2.12):
Таблица 2.12
Учет выдачи средств из кассы подотчетным лицам
Наименование операции
|
Дебет
|
Кредит
|
Ф.И.О.
|
Сумма, руб.
|
Основание
|
Выдано в подочет сотруднику
|
71
|
50
|
Якупов В.В.
|
1000 руб.
|
На канцтовары
|
Выдано в подочет сотруднику
|
71
|
50
|
Веселова Е,А,
|
500 руб.
|
Командировочные расходы
|
Выдано в подочет сотруднику
|
71
|
50
|
Якупов В.В.
|
1000 руб.
|
Пересылка корреспонденции
|
Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.
При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать: расчетно-платежную; расчетную; платежную.
Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
Если же выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше 3 рабочих дней) кассир должен:
в платежной ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;
платежная ведомость закрывается двумя суммами:
в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью
составить реестр депонированных сумм;
передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;
записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.
Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием «депонированные суммы».
При этом банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер [32].
В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.
Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Оформление выдачи наличных денег из кассы на заработную плату работников, а также иные цели расходования приведены в табл. 2.13.
Таблица 2.13
Отражение на счетах бухгалтерского учета операций по расходованию денежных средств из кассы
Дебет
|
Кредит
|
Содержание хоз.операции
|
Сумма
|
1
|
2
|
3
|
4
|
69-1
|
50
|
Выданы работникам путевки, оплаченные за счет средств социального страхования
|
5000
|
70
|
50
|
Выплачtна из кассы заработная плата (дивиденды) работникам
|
7000
|
Продолжение табл.2.13
|
1
|
2
|
3
|
4
|
73-1
|
50
|
Наличные денежные средства предоставлены работнику в виде займа
|
5200
|
76-4
|
50
|
Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата
|
1500
|
94
|
50
|
Отражена недостача наличных денег в кассе организации при инвентаризации или ревизии кассы)
|
100
|
99
|
50
|
Списаны на убытки в связи с чрезвычайными обстоятельствами утраченные наличные деньги и денежные документы
|
50
|
Продолжим рассматривать на примере МУЭП «Одинцовская теплосеть» осуществление кассовых операций на 5.04.2006 года:
Выплачены из кассы задолженность перед поставщиком за поставленные материалы в размере 10000 рублей. Составлен расходный кассовый ордер №14 от 5.04.2006 г.
Так как денежные средства были получены на выплату заработной платы, 5 апреля была выплачена заработная плата сотрудникам из кассы в размере 45000 рублей. Составлен расходный кассовый ордер №15 от 5.04.06 и платежная ведомость на заработную плату №3 от 5.04.2006 года.
Из кассы выданы в подотчет денежные средства на покупку канцелярских товаров Григорьеву А.Д. в размере 500 рублей. Составлен расходный кассовый ордер №16 от 5.04.2006 года.
Погашена задолженность перед поставщиком за выполненные им работы в размере 20 000 рублей:
Дебет 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 50 «Касса» - 20 000 рублей.
Выданы работникам заработная плата из кассы, в размере 45 000 рублей (расходный кассовый ордер, платежная ведомость на зарплату):
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50 «касса» - 30000 рублей.
Выданы наличные денежные средства работникам под отчет из кассы (Приложение 4):
Дебет 71 «расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» - 500 рублей.
Так как после получения денежных средств в банке на выплату заработной платы организация, как правило, обязана выдать ее работникам в течение трех дней.
Если работник не явился для получения заработной платы, то сумма невыплаченных средств депонируется.
Сумму депонированной заработной платы отражают проводкой:
Дебет 70 Кредит 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – 5000 рублей (50000 – 45000 руб.) - депонирована не полученная работниками заработная плата – 7 апреля 2006 года.
Остаток наличных денег необходимо внести в банк на расчетный счет, оставив лишь лимит наличных денежных средств по договору с банком, которая составляет 2000 рублей.
Остаток наличных денег внесен из кассы МУЭП «Одинцовская теплосеть» на расчетный счет в банк - остаток наличных рассчитывается исходя из сумм внесенных в кассу в течении дня и выплаченных из кассы.
Так, в кассу МУЭП «Одинцовская теплосеть» поступило:
50000+20000 + 100 = 70100 рублей
Выплачено из кассы = 10000+45000+500 = 55500 рублей
Так как 5000 рублей не выплаченной заработной платы может храниться в кассе предприятия еще 3 дня, эту сумму на расчетный счет не возвращаем.
Лимит кассы определен в размере 2000 рублей, следовательно, предприятие обязано сдать в банк сумму в размере:
70100 – 55500 – 5000 – 2000 = 7600 рублей.
Таким образом, в банк предприятие возвращает 7600 рублей, и составляем проводку (расходный кассовый ордер №17 от 5.04.2006 года):
Дебет 51 «Расчетный счет» Кредит 50 «Касса» - 7600 рублей.
На основании приходных и расходных кассовых ордеров составляем журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров на 5.04.2006 года (Приложение 5).
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Таким образом, были отражены основные операции по поступлению и расходованию денежных средств в кассе предприятия МУЭП «Одинцовская теплосеть».
|
