1. Теоретические основы учета кассовых операций 1.1. Документальное оформление кассовых операций
В процессе предпринимательской деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты.
Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами
Использование наличных денег при расчетах регламентируется Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и др. Эти нормативные документы предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.
Первичные учетные документы необходимы, прежде всего, для подтверждения достоверности фактов совершения хозяйственных операций. Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета только на основании оформленных в установленном порядке первичных учетных документов. Их отсутствие или неправильное оформление может привести к недостоверности данных бухгалтерского баланса, и, как следствие, к административным и налоговым последствиям.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете составление первичных учетных документов должно осуществляться по формам, разработанным и утвержденным Госкомстатом России [5].
Помимо Закона о бухгалтерском учете требования к составлению первичных учетных документов содержатся еще и в ряде законодательных актов, главными из которых являются:
- постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах»;
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
Установленные данными законодательными актами требования к порядку, срокам и условиям документального оформления хозяйственных операций дополняют и расширяют друг друга, в совокупности определяя общие правила оформления первичных учетных документов. Но нельзя забывать, что составление первичных учетных документов должно производиться с учетом положений нормативных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета отдельных хозяйственных операций. При этом требования к оформлению некоторых хозяйственных операций могут предусматривать выполнение каких-либо особых условий, наличия дополнительных реквизитов и т.п. Поэтому, несмотря на то, что заполнение первичных учетных документов является достаточно простым процессом, и зачастую выполняется автоматизированным способом, многие организации все же допускают при этом довольно много ошибок [29].
Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Кассир не может передавать другому лицу выполнение своих обязанностей. У субъектов малого предпринимательства с незначительным оборотом наличных денежных средств разрешено выполнять функции кассира лицу, ведущему бухгалтерский учет.
Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, то договор заключают с ним.
Кассир, в соответствии с действующим законодательством, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Договор о полной материальной ответственности можно заключать только с работниками старше 18 лет (ст.242 ТК РФ) [2].
Если кассир (главный бухгалтер) подписал договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме.
Как правило, договор о полной индивидуальной материальной ответственности составляют по типовой форме. Форма такого договора приведена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Можно изменить условия типового договора или дополнить его отдельные положения. Однако при этом должны соблюдаться все нормы трудового законодательства, установленные Трудовым кодексом Российской Федерации.
Договор должен предусматривать ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе фирмы и за правильное оформление кассовых
документов (рис. 1.1).
ДОГОВОР о материальной ответственности
один экземпляр остается у кассира;
второй экземпляр передают в кадровую службу или бухгалтерию.
 
Рис. 1.1. Договор о материальной ответственности
Со стороны предприятия договор подписывает руководитель или другой уполномоченный им работник.
После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве фирмы в течение пяти лет [12].
Для обеспечения соблюдения порядка осуществления кассовых операций (рис.1.2) организации всех форм собственности должны использовать унифицированные формы первичной учетной документации.
По приходу
Оформление первичных документов
Журнал регистрации (регистрация первичных документов)
По расходу
 
Кассовая книга (2 экз.) (подведение остатков по кассовой книге)
ОТЧЕТ КАССИРА (сдается в бухгалтерию с первичными документами)
Рис. 1.2. Порядок осуществления кассовых операций [38]
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (табл. 1.1) [22].
Таблица 1.1
Формы первичной документации по кассовым операциям
Первичный документ
|
Краткая Характеристика
|
№КО-1 «Приходный кассовый ордер»
|
Для наличного получения денежных средств
|
№КО-2 «Расходный кассовый ордер»
|
Для выдачи наличных денег из кассы
|
№КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»
|
Для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов, платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и других документов до передачи в кассу организации.
|
№КО-4 «Кассовая книга»
|
Учет движения денег в кассе
|
№КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств»
|
для учета денег, выданных из кассы), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
|
В том случае, если для оформления тех или иных хозяйственных операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, организация может использовать самостоятельно разработанные формы первичных оправдательных документов. Применение этих форм должно быть закреплено в качестве элемента учетной политики предприятия, и это должно найти отражение в соответствующем приказе руководителя организации. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи вышеуказанных лиц.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета обязательным реквизитом, помимо вышеперечисленных, является также расшифровка личных подписей должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции [8].
Следует обратить внимание на то, что бланки устаревших унифицированных форм первичных документов являются недействительными, хотя некоторые предприятия до сих пор используют их, не придавая этому значения или ссылаясь на то, что они имеются в большом запасе. Фактически, применение устаревших бланков делает незаконным отражение хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета, так как в данном случае не соблюдаются правила, установленные законодательством.
При составлении первичных учетных документов записи допускается делать чернилами, шариковыми ручками, а также с помощью печатных машинок или других средств механизации. Главное, чтобы сохранность записей была обеспечена в течение времени, установленного для хранения документов в архиве.
Требования к заполнению первичных учетных документов и учетных регистров предполагает внесение исправлений в порядке, строго установленном законодательством. Неправильный текст или суммы должны быть зачеркнуты одной чертой (так, чтобы их можно было прочитать), а верный текст или суммы надписываются над ними. Все исправления необходимо согласовать с составившими и подписавшими их лицами и подтвердить их подписями с указанием даты внесения исправлений. Первичные учетные документы не должны содержать подчисток и не оговоренных исправлений. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются в каком бы то ни было виде. Свободные строки во всех экземплярах первичных учетных документов подлежат обязательному прочерку [38].
Первичные документы должны быть подписаны уполномоченными на это лицами, перечень которых утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Напомним, что ответственность за достоверность содержащихся в первичных документах сведений возлагается на составивших и подписавших их лиц. При этом согласно Положению по ведению бухгалтерского учета денежные и расчетные документы, а также документы, связанные с финансовыми и кредитными обязательствами, считаются недействительными без подписи главного бухгалтера [8].
В случае если первичные учетные документы составляются с нарушениями требований, предъявляемых к их форме и содержанию, организация может столкнуться с рядом налоговых и административных последствий.
Например, отсутствие подписи соответствующего должностного лица на первичных документах, послуживших основанием для отнесения затрат на себестоимость, может означать, что работы фактически не выполнялись. Отсутствие на документе даты не дает возможности определить, к какому отчетному периоду относится операция. Отсутствие других обязательных реквизитов также является нарушением требований действующего законодательства. Недочеты в оформлении первичных учетных документов могут вызвать сомнения в достоверности соответствующих хозяйственных операций. Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является, по сути, нарушением правил ведения бухгалтерского учета, за которым следует неполное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений, что относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов.
В соответствии с пунктом 3 статьи 120 части первой Налогового Кодекса Российской Федерации (НК РФ) к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов относится также отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение той или иной операции. За такие нарушения к организации могут быть применены следующие меры ответственности (табл. 1.2).
Таблица 1.2
Меры ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов
Нарушение
|
Условия
|
Размер штрафа
|
Отсутствие первичных документов
|
в течение одного налогового периода
|
5000 рублей
|
в течение более одного налогового периода
|
15000 рублей
|
повлекли за собой занижение налоговой базы
|
10 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 руб.
|
Однако для привлечения организации к ответственности факты неправильного заполнения и использования первичных документов должны быть квалифицированы как «систематические» [3].
Принятие к учету неправильно оформленных первичных документов или их отсутствие может привести к занижению налогооблагаемой базы по ряду налогов. Вследствие этого организация может быть привлечена к налоговой ответственности, в том числе к уплате штрафных санкций по соответствующим налогам.
При составлении первичных учетных документов по учету кассовых операций необходимо обратить внимание на некоторые особенности, связанные с требованиями к их оформлению. Так, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. Важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов является также то, что при их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается [11].
В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного, текущего, специального счетов в банках, от покупателей и заказчиков, при возврате ранее выданных подотчетных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для организации [20].
Факт любого наличного получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (форма № KO-I).
Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный ордер подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом), заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) [13].
При получении приходного кассового ордера кассир обязан проверить:
- наличие на документах подписи главного бухгалтера и ее подлинность;
- правильность оформления ордера;
- наличие перечисленных в ордере приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром и главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным), заверяется печатью (штампом) кассира и выдается на руки сдавшему деньги.
Для того чтобы приходный кассовый ордер считался оформленным полностью, необходимо четкое и разборчивое заполнение всех его реквизитов, в том числе наименования предприятия и структурного подразделения, их кодов по ОКПО, корреспондирующего счета, субсчета.
Особое внимание советуем обратить на заполнение следующих реквизитов.
Номер и дата приходного кассового ордера должны строго соответствовать номеру и дате квитанции. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия [28].
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Деньги по кассовым ордерам выдаются на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия). Затем он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается в кассу для исполнения. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах, ведомостях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна [13].
Выдавать расходные кассовые ордера на руки лицам, получающим по ним деньги, не разрешается.
Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию, стипендий может производиться по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации (или лиц, на это уполномоченных).
При получении расходного кассового ордера, платежной (расчетно-платежной ведомости) кассир обязан проверить: наличие и подлинность разрешительных подписей руководителя организации и главного бухгалтера (или лиц, на это уполномоченных); правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований документы к исполнению не принимаются и возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Для получения денег по расходному кассовому ордеру получатель предъявляет паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность. Кассир записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Затем получатель собственноручно расписывается в ордере (чернилами или шариковой ручкой) и в графе «Получил» указывает соответствующую сумму: рублей - прописью с большой буквы, копеек – цифрами [38].
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов, платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и других документов до передачи в кассу организации.
При оформлении журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следует обратить внимание на то, чтобы были корректно заполнены все реквизиты формы, в том числе наименование организации и структурного подразделения, их коды по ОКПО [13].
Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который оприходует наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.
Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу [13].
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами), под расписку в кассовой книге.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге [13].
Если же в организации есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или заказчиками через ККМ, то в главную кассу сдается журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Он служит для учета и контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся в кассовую книгу организации.
В ряде случаев организациям взамен ККМ разрешается использовать для расчетов наличными денежными средствами документы строгой отчетности. Бланки этих документов изготавливаются типографским способом, имеют строго установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваивается определенная серия и индивидуальный номер.
Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.
Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается и отчет кассира [19].
|
