2.2. Организация учета кассовых операций на предприятии
Как уже было отмечено, бухгалтерский учет на предприятии ведет бухгалтерия, которую возглавляет главный бухгалтер.
Непосредственно организацией кассовых операций занимается бухгалтер- кассир, в обязанности которого входит и учет заработной платы сотрудников.
Бухгалтер – кассир осуществляет:
- учет поступления и расхода наличных денежных средств;
- учет денежных средств, выданных в подотчет
- учет денежных средств, выданных на командировочные расходы;
- рассчитывает сумму заработной платы
- др.обязанности.
С бухгалтером-кассиром заключен договор о полной материальной ответственности (Приложение 1).
Наличные деньги, внесенные в кассу организации, сдаются в банк. В кассе предприятия хранятся только деньги в сумме, не превышающей установленный банком лимит.
Предприятие хранит наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату и выплаты социального характера, но не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег организация обязана вернуть в банк.
Такой порядок работы с денежной наличностью установлен Банком России в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П [9].
Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно подает в банк специальный расчет (Приложение 2).
Он оформляется в двух экземплярах, которые передаются в банк. Оба экземпляра подписывает представитель банка, один из них он возвращает в организацию.
Пока лимит кассы не установлен, он считается равным нулю и организация обязана сдавать в банк все наличные деньги. Поскольку предприятие имеет несколько счетов в разных банках, расчет на установление лимита оно подает в один из них, а затем уведомляет об установленном лимите остальные банки.
Исходя из суммы наличной выручки за последние 3 месяца рассчитывают среднедневную и среднечасовую выручку.
Эти показатели рассчитывают следующим образом:
Сумма выручки за последние 3 месяца: число рабочих дней в этом периоде = среднедневная выручка
Сумма выручки за последние 3 месяца: число рабочих часов в этом периоде = среднечасовая выручка
Показатель «Среднедневной расход выручки» рассчитывают так:
Сумма, выданная из кассы для оплаты расходов организации (кроме расходов на выплату заработной платы) в течение 3 месяцев : число рабочих дней в этом периоде = среднедневной расход
Сотрудник банка должен заполнить раздел «Решение учреждения банка» и указать сумму установленного лимита, а также цели, на которые разрешено расходовать выручку (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Определение размера лимита банка
Организации
|
Размер лимита
|
сдают выручку в банк ежедневно
|
сумма необходимая с утра
|
сдают выручку в банк на следующий день
|
сумма средней выручки за день
|
сдают выручку в банк один раз в несколько дней
|
с учетом сроков сдачи и размера выручки
|
не имеют денежной выручки
|
сумма среднего расхода выручки за день.
|
Так расчет лимита остатка кассы в МУЭП «Одинцовская теплосеть» сводится к следующему:
Выручка за 3 месяца 2005 года составляет 500 тыс.руб.
Среднедневная выручка составляет 8,5 тыс. рублей
Среднечасовая выручка составляет 1 тыс.рублей
Установленный лимит кассы составляет 2000 рублей.
Касса предприятия располагается в отдельном, специально оборудованном помещении. Доступ к сейфу имеет только сам кассир. Дубликаты ключей хранятся у главного бухгалтера предприятия.
Н
Приходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер
Расчетная ведомость
а рисунке 2.2. представлена схема документооборота по учету кассовых операций.
 
Журнал регистрации
Кассовая книга
Баланс
Отчет о движении денежных средств
Рис.2.2. Схема документооборота по учету денежных средств в кассе предприятия МУЭП «Одинцовская теплосеть»
Кассир принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. При этом выдается квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные.
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.
Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.
Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 (табл.2.2) служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 - 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1-3, 15 - 17 и т.д.
Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Отчет "Анализ счета" содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода.
Анализ счета представляет собой таблицу (табл. 2.3), в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода. Если анализ счета приводится с учетом валют, то отдельно выводятся данные по каждой валюте.
Таблица 2.3
Анализ счета 50.1 за 2005 год МУЭП «Одинцовская теплосеть»
Счет
|
С кред. счетов
|
В дебет счетов
|
С кред. счетов
|
В дебет счетов
|
|
|
|
В валюте
|
В валюте
|
Сальдо на начало периода
|
50,81
|
|
|
|
51
|
8 736 604,00
|
|
|
|
60
|
|
160 620,00
|
|
|
70
|
596,71
|
8 456 636,04
|
|
|
71
|
16 926,28
|
188 047,16
|
|
|
73
|
78 657,81
|
32 342,86
|
|
|
76
|
5 000,40
|
|
|
|
Обороты за период
|
8 837 785,20
|
8 837 646,06
|
|
|
Сальдо на конец периода
|
189,95
|
|
|
|
Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца, для контроля и оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира [32].
Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение оборотов и остатков по счету по конкретным объектам аналитического учета (субконто). Соответствующий документ называется "Оборотно-сальдовой ведомостью по счету" (табл. 2.4).
Таблица 2.4
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.1 за 2005 год
МУЭП «Одинцовская теплосеть»
Субконто
|
Сальдо на начало периода
|
Обороты за период
|
Сальдо на конец периода
|
|
Дебет
|
Кредит
|
Дебет
|
Кредит
|
Дебет
|
Кредит
|
<...>
|
|
|
|
59 066,66
|
|
|
Выдача под авансовый отчет
|
|
|
87 315,08
|
188 047,16
|
|
|
Выплата зарплаты
|
|
|
|
8 327 271,88
|
|
|
Оплата поставщику
|
|
|
|
45 000,00
|
|
|
Получение наличных из банка
|
|
|
8 736604,00
|
|
|
|
Поступления от покупателей
|
|
|
5 000,40
|
|
|
|
Прочие выплаты
|
|
|
|
218 260,36
|
|
|
Прочие поступления
|
|
|
8 865,72
|
|
|
|
Итого развернутое
|
|
|
|
|
|
|
Итого
|
50,81
|
|
8 837785,20
|
8 837 646,06
|
189,95
|
|
Каждая строка ведомости содержит наименование объекта аналитического учета (субконто), его цену, количество, остаток на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: развернутое сальдо (отдельные суммы по дебетовым и кредитовым остаткам), сальдо и суммарные обороты. Для субконто, по которым велись операции в валюте, отдельными строками выводятся суммы по каждой валюте и итоговая сумма.
В отчет "Карточка счета" (табл. 2.5) включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.
Таблица 2.5
Карточка счета 50.1 за 01.02.06
МУЭП «Одинцовская теплосеть»
Дата
|
Документ
|
Операции
|
Дебет
|
Кредит
|
Текущее сальдо
|
|
|
|
Счет
|
Сумма
|
Счет
|
Сумма
|
|
|
Сальдо на 01.02.06
|
|
182,70
|
|
|
|
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000205
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Раковский Валерий Петрович
|
50.1
|
3382,02
|
73.3
|
|
Д
|
3 564,72
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000206
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Кузин Андрей Борисович
|
50.1
|
68,27
|
73.3
|
|
Д
|
3 632,99
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000207
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Коняшина Татьяна Михайловна
|
50.1
|
32,27
|
73.3
|
|
Д
|
3 665,26
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000208
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Кирюхина Мария Семеновна
|
50.1
|
391,29
|
73.3
|
|
Д
|
4 056,55
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000209
|
Поступл.в кассу: Возмещение переговоров по мобильн Приход:
Выдача под авансовый отчет
Шауренко Алла Борисовна
|
50.1
|
68,61
|
73.3
|
|
Д
|
4 125,16
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000210
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Калюжный Николай Васильевич
|
50.1
|
308,41
|
73.3
|
|
Д
|
4 433,57
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000211
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Кузнецов Леонид Михайлович
|
50.1
|
119,22
|
73.3
|
|
Д
|
4 552,79
|
Продолжение табл. 2.5
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000212
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Шарафетдинов Ринат Абдулхаевич
|
50.1
|
370,91
|
73.3
|
|
Д
|
4 923,70
|
01.02.06
|
Приходный кассовый ордер 00000213
|
Поступл.в кассу: возмещение за перегов.по мобильн. Приход:
Выдача под авансовый отчет
Овсяник Николай Иванович
|
50.1
|
137,22
|
73.3
|
|
Д
|
5 060,92
|
01.02.06
|
Расходный кассовый ордер 00000321
|
Выдача из кассы: перерасход по авансовому отчету Расход:
Калюжный Николай Васильевич
Выдача под авансовый отчет
|
71.1
|
|
50.1
|
3007,97
|
Д
|
2 052,95
|
01.02.06
|
Расходный кассовый ордер 00000322
|
Выдача из кассы: перерасход по авансов.отчету Расход:
Давыдов Павел Михайлович
Выдача под авансовый отчет
|
71.1
|
|
50.1
|
1199,73
|
Д
|
853,22
|
01.02.06
|
Расходный кассовый ордер 00000323
|
Выдача из кассы: в подотчет на приобретение бензин Расход: служебная записка
Давыдов Павел Михайлович
Выдача под авансовый отчет
|
71.1
|
|
50.1
|
400,00
|
Д
|
453,22
|
01.02.06
|
Расходный кассовый ордер 00000324
|
Выдача из кассы: в подотчет на бензин Расход: служебная записка
Калюжный Николай Васильевич
Выдача под авансовый отчет
|
71.1
|
|
50.1
|
400,00
|
Д
|
53,22
|
Обороты за период
|
|
|
4 878,22
|
|
5007,70
|
|
|
Сальдо на 01.02.06
|
|
53,22
|
|
|
|
На основании журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров формируется Кассовая книга, которая ведется кассиром.
Затем заполняется бухгалтерский баланс, и формируется отчет о движении денежных средств предприятия.
Следует отметить, что первичные документы по учету кассовых операций составлены на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете», и Постановления Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Для осуществления наличных расчетов с населением и организациями у предприятия зарегистрирован кассовый аппарат, в соответствии с ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
|
