Администрация зерноградского района постановление
Скачать 1.5 Mb.
|
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги 2.1. Наименование муниципальной услуги: «Организация работы по исполнению запросов юридических и физических лиц и выдаче архивных справок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций». 2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу. Перечень иных органов и организаций, принимающих участие в предоставлении муниципальной услуги. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом Администрации Зерноградского района (далее – архив), при условии наличия в хранении соответствующих документов, необходимых для исполнения требований Заявителя. В предоставлении муниципальной услуги участвует МФЦ. Архив, предоставляющий муниципальную услугу, не вправе требовать от Заявителя: - осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». 2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги. Муниципальная услуга предоставляется архивом в виде оформленных архивных справок, архивных выписок, архивных копий и в виде информационных писем, которые удостоверяются подписью заведующего архивом и печатью архива. 2.4. Срок предоставления муниципальной услуги, в том числе с учетом необходимости обращения в организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, срок приостановления муниципальной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации, срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги; Поступившие запросы социально - правового характера, исполняются архивом в срок, не превышающий 30 (тридцать) дней с момента регистрации. В исключительных случаях срок исполнения обращений может быть продлен на 30 (тридцать) дней, с обязательным уведомлением об этом Заявителя. Если обращение обширное, то его исполнение разделяется на промежуточные этапы, для каждого из которых устанавливается свой срок исполнения по соглашению сторон. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где хранятся необходимые документы. Запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 (десяти) дней с момента их регистрации возвращаются в организации или гражданам, их направившим, с сообщением о необходимости предоставления дополнительных сведений, необходимых для исполнения запроса. При личном обращении Заявителя, заявление рассматривается в момент обращения. В случае поступления заявления и пакета документов по электронной почте в адрес Администрации Зерноградского района (admzernreg@yandex.ru) должностное лицо Администрации Зерноградского района, ответственное за прием электронной почты, распечатывает документы и передает для регистрации в приемную главы Администрации Зерноградского района. Глава Администрации Зерноградского района назначает Уполномоченный орган – архивный отдел Администрации Зерноградского района ответственным за подготовку информации и документов в соответствии с запросом. 2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги. - Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием с 12.12.1993) с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 04.08.2014, № 31, ст.4398); - Федеральный закон от 02. 05. 2006 № 59 –ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05. 2006, № 19, ст. 2060); - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 26.10.2004 № 43, ст. 4169); - Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», (Российская газета, № 168, 30.07.2010); - Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006 № 31, ст. 3448); - Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации («Российская газета», № 234, 02.12.1995); - Указ Президента Российской Федерации от 06. 03. 1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, № 10. ст.1127); - Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», (зарегистрирован в министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059), (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.05.2007 № 20), (Российская газета от 20.05.2009 № 68); - Областной закон от 12.03.2007 № 638-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области» (Законодательное Собрание, 21.02.2007), («Наше время», № 89-90, 21.03.2007); - постановление Администрации Зерноградского района от 01.07.2015 №253 «Положение об архивном отделе Администрации Зерноградского района» (размещено на официальном сайте Администрации Зерноградского района– http://www.zernoland.ru). 2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги. Для предоставления муниципальной услуги Заявитель предоставляет: - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; - документы, подтверждающие полномочия Заявителя (наличие доверенности, оформленной в установленном порядке и т. д.), предусмотренные законодательством Российской Федерации, для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах. В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность гражданина, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права гражданина. В случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг. Запрос (заявление) заполняется собственноручно. Возможно заполнение заявления в электронном виде. Требования к оформлению запроса: - письменный запрос гражданина (образец заявления приложение 1.1.) с указанием Ф.И.О., тематики, хронологических рамок и назначения запрашиваемой информации, а также формы ее заполнения. - письменный запрос (образец - по форме в соответствии с приложением 1.3.) от организации, оформлен на бланке организации, содержит ее реквизиты, подпись руководителя, контактные телефоны и Ф.И.О. исполнителя; В запросе (заявлении) также указывается: - дата составления запроса; - адрес постоянного места жительства; - перечень запрашиваемых сведений; - способ получения сведений (лично или почтой); - почтовый адрес доставки; - личная подпись Заявителя, а также сведения, необходимые для исполнения запроса; - в запросе о стаже работы - название и адрес организации; время работы; занимаемая должность; копия трудовой книжки; - иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса. Запросы (заявления) Заявителей по телефону не принимаются. Согласие Заявителя на обработку персональных данных оформляется в соответствии с положениями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (по форме согласно Приложению № 1.1.). Архиву запрещено требовать от Заявителя: - предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги; - предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении организаций, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ростовской области, муниципальными правовыми актами Зерноградского района. 2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе представить. Перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления отсутствует. 2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги: - отсутствие реквизитов Заявителя; - отсутствие сведений, поясняющих содержание запроса (заявления). Запросы, в которых не содержится сведений о Заявителе - (Заявитель не указал фамилии, имени, отчества, почтового или электронного адреса, личной подписи), признаются анонимными и рассмотрению не подлежат. 2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги: - Заявитель запрашивает информацию, на получение которой не имеет или не предъявил законных полномочий; - запрашиваемая информация не относится к содержанию фондов архива. 2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги не предусмотрено в соответствии с законодательством Российской Федерации. 2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно. 2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги. Услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги не предусмотрено в соответствии с законодательством Российской Федерации. 2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления услуги. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса или при получении результата предоставления муниципальной услуги 15 минут. 2.14. Срок и порядок регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме. Регистрация запроса (заявления) производится в установленном порядке в день его поступления или на следующий рабочий день. 2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга должно обеспечивать: - места ожидания в очереди; - комфортное расположение Заявителя и должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу; - возможность оформления Заявителем письменного обращения; - наличие письменных принадлежностей и бумаги; - возможность самостоятельного или с помощью сотрудников, предоставляющих услуги, передвижения по территории, на которой расположены объекты, входа в такие объекты и выхода из них; - возможность посадки в транспортное средство и высадки из него перед входом в объекты, в том числе и использованием кресла коляски и при необходимости с помощью сотрудников, предоставляющих услуги; - надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам и услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности. Место, предназначенное для ознакомления Заявителей с информационными материалами, оборудуется информационным стендом. 2.16. Показатели доступности и качества муниципальной услуги. Сведения о предоставлении муниципальной услуги в виде Административного регламента с приложениями образцов документов для заполнения Заявителем, размещаются на официальной сайте Администрации Зерноградского района www.zernoland.ru. в сети интернет, на официальном сайте МФЦ htt://zernogradskiy.mfc61.ru., в портале государственных и муниципальных услуг Ростовской области http://61.gosuslugi.ru Показатели доступности для инвалидов: - сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание помощи на объектах; 2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме. При исполнении повторного запроса, архив проверяется соответствие сведений, включенных в ранее выданную архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку. Для достижения целей обеспечения социальных гарантий граждан Российской Федерации в части их пенсионного обеспечения, при наличии технической возможности, обмен информации с Управлением Пенсионного Фонда России (УПФР) ведется по защищенным каналам связи СМЕВ, посредством электронного документооборота. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме, в том числе взаимодействие архива с МФЦ и иными государственными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований области и Заявителями, осуществляется в порядке и сроки, установленные в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 201-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме 3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур. Предоставление муниципальной услуги в архиве осуществляется в строгом соответствии с п.п. 5.8 - 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» и включает в себя следующие административные процедуры: 1) прием запроса с приложениями необходимых документов; 2) регистрация запроса (заявления); 3) анализ тематики поступившего запроса (принятие решения о возможности исполнения запроса); 4) исполнение обращения (поиск информации); 5) отказ в исполнении запроса (заявления); 6) направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальный архив, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса (одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение); 7) оформление результатов поиска. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении к Административному регламенту (Приложение № 1.15). При обращении Заявителя в МФЦ, прием и регистрацию заявления осуществляет специалист МФЦ: - устанавливает личность Заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность Заявителя (представителя) Заявителя, либо полномочия представителя; - проводит первичную проверку представленных документов; - принимает заявление. 3.1.1. Состав документов, которые находятся в распоряжении органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также организации, участвующей в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые должны быть представлены в иные органы и организации. Предоставление муниципальной услуги не требует дополнительных документов, в том числе находящихся в распоряжении органа, предоставляющего услугу. 3.1.2. Состав документов, которые необходимы органу, предоставляющему муниципальную услугу, но находятся в иных органах и организациях. Муниципальная услуга предоставляется исключительно в полномочиях архива. 3.1.3. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» следующих административных процедур: - предоставление в установленном порядке информации Заявителям и обеспечение доступа Заявителей к сведениям о муниципальной услуге. Информация по предоставлению муниципальной услуги размещена на официальном сайте Администрации Зерноградского района www.zernoland.ru, на официальном сайте МФЦ htt://zernogradskiy.mfc61.ru. и на портале государственных и муниципальных услуг Ростовской области http://61.gosuslugi.ru в сети интернет; - подача Заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и прием таких запроса и документов. Подача заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и прием таких запросов и документов в электронной форме осуществляется через Администрацию Зерноградского района по адресу admzernreg@yandex.ru; - получение Заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги. Получение Заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги осуществляется через портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области http://61.gosuslugi.ru - взаимодействие органа муниципальной власти, предоставляющего муниципальную услугу, с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, в том числе порядок и условия такого взаимодействия. Муниципальную услугу предоставляет архив во взаимодействии с МФЦ: - получение заявителем результата предоставления муниципальной услуги, если иное не установлено федеральным законом. Заявитель получает результат предоставления муниципальной услуги лично, либо по почте или электронной почте, в зависимости от запроса: - иные действия, необходимые для предоставления муниципальной услуги. В отдельных случаях предоставление услуги возможно после предоставления оригиналов документов, находящихся у Заявителя, и дополнительных сведений, разъясняющих содержание запроса. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении к регламенту. 3.2. Описание каждой административной процедуры. 3.2.1. Прием запроса с приложениями необходимых документов. Юридическим фактом начала административной процедуры является, прием запроса (заявления) с приложением необходимых документов. При приеме запроса (заявления) должностным лицом архива проверяется наличие документов, удостоверяющих личность или полномочия представителя Заявителя. Заведующий архивом несет личную ответственность за рассмотрение запросов граждан. После приема документов ответственный специалист передает запрос (заявления) с необходимыми документами на регистрацию. Заявление принимается от Заявителя лично или через представителя должностным лицом архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги. В случае отсутствия нарушений, запрос (заявление) принимается для исполнения. Принятый запрос (заявление) является результатом административной процедуры и основанием для начала следующей административной процедуры. Фиксацией результата выполнения административной процедуры является регистрация заявления (запроса) в книге регистрации архива. 3.2.2. Регистрация запроса (заявления). Юридическим фактом начала административной процедуры регистрации запроса (заявления) является принятый запрос (заявление). Поступившие в архив запросы (заявления) регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день в журнале регистрации (Приложение № 1.4). При поступлении запроса по электронной почте, ответственный специалист Администрации Зерноградского района распечатывает полученный запрос, передает на регистрацию в архив и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе. В журнале регистрации фиксируется № запроса, дата, Ф.И.О. (наименование организации), адрес, краткое содержание запроса. После регистрации запрос (заявление) анализируется. Регистрацию запроса в журнал регистрации проводит должностное лицо архива, ответственное за прием документов или лицо, его замещающее. Критерием принятия решения по регистрации запроса является соответствие оформления запроса требованиям настоящего Административного регламента (пункт 2.6.) Результатом административной процедуры является факт регистрации запроса Заявителя в книге регистрации архива. Фиксацией результата административной процедуры является запись в журнале регистрации архива. Общий срок выполнения административной процедуры составляет 20 минут. 3.2.3. Анализ тематики поступившего запроса (принятие решения о возможности исполнения запроса). Зарегистрированный запрос (заявление) является юридическим фактом для начала административной процедуры анализа запроса. Запрос (заявление) Заявителя рассматривается заведующим архивом или уполномоченным должностным лицом архива, ответственным за исполнение запросов или лицом, его замещающим, с полным анализом тематики поступившего запроса, с использованием имеющихся в архиве справочно-поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса. Определяется степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении) и необходимой для его исполнения, место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса. Сотрудник архива, ответственный за исполнение запроса, вправе самостоятельно принимать решения: - об исполнении обращения; - об отказе; - о направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальные архивы, которые могут иметь на хранении документы. Критерием принятия решения является результат проведенного анализа поступившего запроса. Результатом административной процедуры является решение об исполнении обращения либо об отказе в исполнении, а также направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальные архивы, которые могут иметь на хранении соответствующие документы. Фиксацией результата административной процедуры является начало подбора информации архива, либо оформление уведомления об отказе в предоставлении услуги, направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальные архивы, которые могут иметь на хранении документы. 3.2.4. Исполнение обращения (поиск информации); Исполнение запроса, является юридическим фактом, связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций. Юридическим фактом начала административной процедуры является результат анализа тематики запроса заявителя. Должностное лицо архива, просматривает всю имеющуюся информацию по фондам, относящимся к запросу (заявлению). Продолжительность исполнения запроса зависит от следующих факторов: точности представленных сведений, временного промежутка запрашиваемых сведений и. т. д. При наличии запрашиваемых документов сотрудник архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит документы для оформления архивной справки, архивной копии, архивной выписки, официального письма. Архивные документы подбирает в соответствии с запросом, сотрудник архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги. Критерием принятия решения по административной процедуре является тематика запроса по результатам анализа. В результате анализа тематики запросы делятся на: - исполнение обращения; - отказ; - направление запроса (заявления) по принадлежности. Результатом административной процедуры является подготовка документов для оформления архивной справки, архивной копии, архивной выписки, официального письма. Результат поиска информации фиксируется в журнале как положительный, так и отрицательный. Фиксацией результата административной процедуры является подготовленная архивная справка, архивная копия, архивная выписка, официальное письмо Заявителю. 3.2.5. Отказ в исполнении запроса (заявления). Юридическим фактом начала процедуры отказа в исполнении запроса (заявления) является отсутствие документов, необходимых для исполнения запроса (заявления) (п. 2.7. настоящего Регламента). Сотрудник архива, ответственный за исполнение запроса, вправе самостоятельно принимать решения об отказе в приеме документов, оформленных ненадлежащим образом (п. 2.7. настоящего Регламента). Административное действие об отказе в приеме документов выполняет заведующий архивом или должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги (должностное лицо архива, его замещающее). Решение об отказе принимается после анализа поступившего запроса (заявления). При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный мотивированный ответ на бланке архива (Приложение № 1.13). В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью архива. При личном приеме сотрудник архива обосновывает отказ в процессе приема документов. При получении запроса в письменном виде, готовится мотивированный отказ и высылается в течение 10 (десяти) дней по почте простым письмом или по электронной почте в адрес Заявителя. Мотивированный отказ готовит сотрудник архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги. Критерием принятия решения в отказе исполнения запроса (заявления) является отсутствие документов, необходимых для исполнения запроса (заявления). Результатом административной процедуры является мотивированный отказ в исполнении запроса (заявления). В журнале регистрации (Приложение № 1.4.) отмечается №, дата отправления мотивированного отказа в адрес Заявителя. 3.2.6. Направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальные архивы, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса (одновременно обратившемуся гражданину, направляется уведомление о том, куда направлено его обращение). Юридическим фактом для начала административной процедуры является зарегистрированный запрос (заявление) и его анализ по принадлежности. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 (пяти) дней с момента регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы. При отсутствии запрашиваемых сведений, должностное лицо архива направляет запрос (заявление) или его копию на исполнение по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы. Одновременно обратившемуся гражданину, направляется уведомление о том, куда направлено его обращение или дается соответствующая рекомендация. Запросы по принадлежности и уведомления заявителям пересылаются по почте простыми письмами. Запрос (заявление) Заявителя рассматривается заведующим архивом Администрации Зерноградского района или должностным лицом архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги. Критерием принятия решения направления запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальные архивы, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса является результат анализа запроса по принадлежности. Результатом административной процедуры является направленный на исполнение по принадлежности запрос (заявление) в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы. Одновременно обратившемуся гражданину, направляется уведомление о том, куда направлено его обращение (заявление) или дается соответствующая рекомендация по получению запрашиваемых документов (информации). Дата отправления запроса (заявления) по принадлежности и уведомлений Заявителям регистрируется в журнале регистрации (Приложение № 1.4). 3.2.7. Оформление результатов поиска. Зарегистрированный, проанализированный и исполненный запрос считается юридическим фактом, являющимся основанием для оформления результатов поиска. На бланке архива заполняется дата выполнения запроса (заявления), регистрационный №, содержание полученной информации, архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа. (Приложения №№ 1.5, 1.6, 1.7, 1.10). Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылается адресату по почте простой корреспонденцией или передается лично под роспись с регистрацией в журнале-регистрации (Приложение № 1.4). В архивной справке текст располагается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не являются препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). Сведения о работе в нескольких организациях включаются в одну архивную справку. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива. Архивные справки оформляются на бланке архива (Приложение № 1.7). Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. При исполнении повторного запроса социально – правового характера или составлении по просьбе Заявителя архивной справки, аналогичной ранее выданной, проверяется соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, они включаются в повторно выдаваемую архивную справку. В архивной выписке (Приложение № 1.5.) название архивного документа, его номер и дата, воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа. В архивной копии (Приложение № 1.6.) дословно воспроизводится текст архивного документа. На обороте каждого листа проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Оформляет архивные справки, архивные копии, архивные выписки должностное лицо архива, ответственное за прием запросов (заявлений). Критерием принятия решения оформления архивной справки или архивной выписки, или архивной копии, является анализ запроса, в котором Заявитель указывает, какая информация ему нужна. На основании запроса и результата поиска принимается решение об оформлении архивной выписки, архивной справки или архивной копии. Результатом административной процедуры является оформление в установленном порядке документов (информации) в соответствии с запросом Заявителя. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии заверяются печатью архива и подписью заведующего архивом. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации. В случае личного обращения Заявителя в архив, архивные справки, копии, выписки выдаются ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. По письменным заявлениям граждане имеют право получения сохранившихся в архиве подлинников собственных трудовых книжек. По завершении предоставления муниципальной услуги, результат фиксируется: - в журнале регистрации (Приложение № 1.4.): дата исполнения, дата получения или дата отправки простого письма почтой, личная подпись заявителя при получении или уполномоченного представителя Заявителя. - в электронном журнале регистрации предоставленных архивных справок, архивных выписок, архивных копий, мотивированных отказов. |
Похожие:
 | Администрации Зерноградского района от 08. 04. 2013 №201 «О разработке и утверждении Администрацией Зерноградского района административных... | | Об утверждении Административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом Администрации Зерноградского района... |
| Администрацией Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги «Выдача справки об отсутствии (наличии) задолженности... |  | Об утверждении Административного регламента предоставления Администрацией Зерноградского района Ростовской области муниципальной... |
| Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальным унитарным предприятием Зерноградского района «Зерноградское... | | Об утверждении Административного регламента предоставления Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги... |
| Об утверждении Положения о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы Администрации Зерноградского... | | Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальным унитарным предприятием Зерноградского района «Зерноградское... |
| Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги «Информирование о ходе оказания услуги «Прием заявлений,... | | Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги «Предоставление земельных участков, государственная собственность на... |