Администрация зерноградского района постановление
Скачать 1.5 Mb.
|
3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме 3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур Предоставление муниципальной услуги в архиве осуществляется в строгом соответствии с п. п. 5.8 - 5.14. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» и включает в себя следующие административные процедуры: 1) прием запроса с приложениями необходимых документов; 2) регистрация запроса (заявления); 3) анализ тематики поступившего запроса (принятие решения о возможности исполнения запроса); 4) исполнение обращения (поиск информации); 5) отказ в исполнении запроса (заявления); 6) направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальный архив, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса (одновременно обратившемуся гражданину, направляется уведомление о том, куда направлено его обращение); 7) оформление результатов поиска. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении к Административному регламенту (Приложение № 3.11.). 3.1.1. Состав документов, которые находятся в распоряжении органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также организации, участвующей в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые должны быть представлены в иные органы и организации. Предоставление муниципальной услуги не требует дополнительных документов, в том числе находящихся в распоряжении органа, предоставляющего услугу. 3.1.2. Состав документов, которые необходимы органу, предоставляющему муниципальную услугу, но находятся в иных органах и организациях. Муниципальная услуга предоставляется архивом. В предоставлении муниципальной услуги участвует МФЦ. 3.1.3. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» следующих административных процедур: 3.1.3.1. Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге. Информация по предоставлению муниципальной услуги размещена на официальном сайте Администрации Зерноградского района www.zernoland.ru в сети интернет и на портале государственных и муниципальных услуг Ростовской области http://61.gosuslugi.ru в сети интернет; 3.1.3.2. Подача Заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и прием таких запроса и документов. Подача Заявителем запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и прием таких запроса и документов в электронной форме осуществляется через Администрацию Зерноградского района по адресу admZzrnreg@yandex.ru. 3.1.3.3. Получение Заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги. Получение Заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги осуществляется через портал государственных и муниципальных услуг Ростовской области http://61.gosuslugi.ru. 3.1.3.4. Взаимодействие органа муниципальной власти, предоставляющего муниципальную услугу, с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, в том числе порядок и условия такого взаимодействия. Муниципальная услуга предоставляется архивом. В предоставлении муниципальной услуги участвует МФЦ; Заявитель получает результат предоставления муниципальной услуги лично, либо по почте или электронной почте, в зависимости от запроса. 3.1.3.5. Иные действия, необходимые для предоставления муниципальной услуги. В отдельных случаях предоставление услуги возможно после предоставления оригиналов документов, находящихся у Заявителя и дополнительных сведений, разъясняющих содержание запроса. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении к регламенту. 3.2. Описание каждой административной процедуры. 3.2.1. Прием запроса (заявления) с приложениями необходимых документов. Юридическим фактом начала административной процедуры является прием запроса (заявления) (Приложение № 3.1) с приложением необходимых документов. Заявление принимается лично или через представителя должностным лицом архива, ответственным за предоставление муниципальной услуги или лицом, его замещающим. Заведующий архивом несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов (заявлений) граждан. При приеме запроса (заявления) должностным лицом архива проверяется наличие документов, удостоверяющих личность или полномочия представителя заявителя. В случае отсутствия нарушений, запрос (заявление) принимается в архив для исполнения. Запрос (заявление) с необходимыми документами передается на регистрацию. Принятый запрос (заявление) является основанием для начала следующей административной процедуры. 3.2.2. Регистрация запроса (заявления). Прием запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Регистрацию запроса в журнал регистрации проводит должностное лицо архива, ответственное за прием документов или лицо, его замещающее. Поступившие в архив запросы (Приложение №№ 3.1, 3.3) регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день в журнале регистрации (Приложение №3.4). При поступлении запроса по электронной почте, он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке аналогично запросу, полученному на бумажном носителе. Поступивший в адрес архива запрос (заявление) В журнале регистрации фиксируется № запроса, Ф.И.О. (наименование организации), адрес, краткое содержание запроса. После регистрации запрос (заявление) анализируется. 3.2.3. Анализ тематики поступившего запроса (принятие решения о возможности исполнения запроса (заявления). Зарегистрированный запрос (заявление), является юридическим фактом для начала анализа запроса (заявления). Запрос (заявление) Заявителя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом архива, ответственным за исполнение запросов или лицом, его замещающим, с полным анализом тематики поступившего запроса, с использованием имеющихся в архиве справочно – поисковых средств (архивных справочников) в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса. Определяется степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении) и необходимой для его исполнения, место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса. Должностное лицо архива, ответственное за исполнение запроса, вправе самостоятельно принимать решения: - об исполнении обращения; - об отказе; - о направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальные архивы, которые могут иметь на хранении документы. По результатам анализа принимается решение: положительное или отрицательное. В результате анализа тематики запросы делятся: - исполнение обращения; - отказ; - направление запроса (заявления) по принадлежности. 3.2.4. Исполнение обращения (поиск информации). Переданный на исполнение запрос является основанием для начала поиска документов. Положительное решение принимается при наличии запрашиваемых документов. Должностное лицо архива, просматривает всю имеющуюся информацию по фондам относящимся к запросу (заявлению). Продолжительность выполнения запроса зависит от многих факторов: точности представленных сведений, временного промежутка запрашиваемых сведений и. т. д. Архивные документы, подобранные в соответствии с запросом в результате поиска, являются основанием для исполнения запроса. При наличии запрашиваемых документов должностное лицо архива, исполняющее полученный запрос, готовит документы для оформления архивной справки, архивной копии, архивной выписки. Результат поиска информации фиксируется в журнале регистрации как положительный или отрицательный. 3.2.5. Отказ в исполнении запроса (заявления). Должностное лицо архива, ответственное за исполнение запроса, вправе самостоятельно принимать решения об отказе в приеме документов, оформленных ненадлежащим образом (см. п.2.7. настоящего Регламента). Административное действие об отказе в приеме документов выполняет заведующий архивом или должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги (должностное лицо архива, его замещающее). Решение об отказе принимается после анализа поступившего запроса (заявления). При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса (п. 2.7. настоящего Регламента), на бланке архива составляется отрицательный мотивированный ответ (Приложение № 3.9). В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости, ответ заверяется печатью архива. При личном приеме должностное лицо архива отказ обосновывает в процессе приема документов. При получении запроса в письменном виде, готовится мотивированный отказ и высылается в течение 10 (десяти) дней простым письмом по почте или по электронной почте. В журнале регистрации отмечается №, дата отправления мотивированного отказа. 3.2.6. Направление запроса или его копии с письмом архива на исполнение по принадлежности в другие организации или муниципальные архивы, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса (одновременно обратившемуся гражданину, направляется уведомление о том, куда направлено его обращение). Зарегистрированный запрос (заявление), является юридическим фактом для начала административной процедуры. Запрос (заявление) пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом архива. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 (пяти) дней с момента регистрации направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы. При отсутствии запрашиваемых сведений, сотрудник архива направляет запрос (заявление) или его копию на исполнение по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы. Одновременно обратившемуся гражданину, направляется уведомление о том, куда направлено его обращение или дается соответствующая рекомендация. Запросы по принадлежности и уведомления Заявителям пересылаются по почте простыми письмами. Дата отправления запроса (заявления) по принадлежности и уведомлений заявителям регистрируется в журнале регистрации (Приложение № 3.4). 3.2.7. Оформление результатов поиска. Зарегистрированный, проанализированный и исполненный запрос считается юридическим фактом, являющимся основанием для оформления результатов поиска. Оформляет архивные справки, архивные копии (Приложение № 3.6), архивные выписки (Приложение № 3.5) должностное лицо архива, ответственное за прием запросов (заявлений) (Приложение №№ 3.2; 3.3,). На бланке архива заполняется дата выполнения запроса (заявления), № регистрации, содержание полученной информации, архивный шифр и номера листов единицы хранения. Критерием принятия решения оформления архивной справки, архивной выписки или архивной копии, является анализ запроса, в котором Заявитель указывает, какая информация ему нужна. На основании запроса и результата поиска принимается решение об оформлении архивной справки, архивной выписки или архивной копии. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка высылается адресату по почте простой корреспонденцией или передается лично под роспись с регистрацией в журнале (Приложение №3.4). В архивной справке текст дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не являются препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива. Архивные справки оформляются на бланке архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. При исполнении повторного запроса в случае обнаружения дополнительных сведений, они включаются в повторно выдаваемую архивную справку. В архивной выписке (Приложение № 3.5.) название архивного документа, его номер и дата, воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единиц хранения архивного документа. На обороте каждого листа проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия заверяется печатью архива и подписью заведующего архивным отделом Администрации Зерноградского отдела. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации. В случае личного обращения Заявителя или его доверенного лица в архив, архивные справки, копии, выписки выдаются ему под роспись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. По выбору Заявителя ответ может быть получен им лично (его доверенным лицом) по месту обращения, либо направлен ему посредством почтовой связи. По завершении муниципальной услуги результат фиксируется в журнале регистрации (Приложение № 3.4.) (дата исполнения, дата получения или дата отправки простого письма почтой, личная подпись Заявителя или уполномоченного представителя Заявителя). 4. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги 4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами архива положений административного регламента, анализ выполненной работы осуществляется путем проведения проверок заведующим архивным отделом Администрации Зерноградского района, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, а также должностными лицами Комитета по управлению архивным делом Ростовской области, курирующими архив. 4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению Заявителя. 4.3. Ответственность должностных лиц органов муниципального самоуправления за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги. В случае выявления нарушений к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Результаты работы по предоставлению муниципальной услуги отражаются в отчетах архива по установленным формам. 4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги определяются регламентом Администрации Зерноградского района и Положением об архивном отделе Администрации Зерноградского района. 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц 5.1. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, производится в соответствии с действующим законодательством. 5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является: обращение Заявителя с жалобой устно или письменно на действия (бездействия) и решения сотрудника архива, осуществляемые (принимаемые) в ходе предоставления муниципальной услуги. В письменном обращении заявитель указывает: - полное наименование юридического лица, почтовый адрес Заявителя по которому должен быть направлен ответ; - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес Заявителя; - суть обжалуемого действия; - личную подпись и дату. 5.3. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы (претензии) и случаев, в которых ответ на жалобу (претензию) не дается. Если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество и адрес Заявителя, текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на обращение не дается. 5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования. По результатам рассмотрения обращения заведующим архивным отделом Администрации Зерноградского района принимается решение об удовлетворении требований Заявителя, либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем Заявитель информируется письменно. В случае установления ошибки по неполному или неточному исполнению запроса, пересылке ответа не в тот адрес, что был указан в запросе, заведующий архивом Администрации Зерноградского района организует повторное предоставление данной муниципальной услуги в срок 10 (десять) дней с момента принятия решения. Решение о повторном исполнении запроса оформляется в виде резолюции на обращении, дата которой является юридическим фактом для начала повторного действия. 5.5. Право Заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии). Заявитель имеет право знакомиться с документами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, обращаться с жалобой на принятое по обращению решение, а также обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения. 5.6. Органы муниципальной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке. Действия (бездействия) и решения могут быть обжалованы: - главе Администрации Зерноградского района; - заместителю главы Администрации района по общим и социальным вопросам; - заведующему архивным отделом Администрации Зерноградского района. 5.7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии). Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования Заявителем нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен. 5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования. Обращение Заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении заявителя вопросов. Управляющий делами Администрации Зерноградского района С.А.Бортникова Приложение № 3.1. к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» Архивный отдел Администрации Зерноградского района от гр._____________________________ проживающего по адресу____________ __________________________________ паспорт___________________________ телефон___________________________ ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать копию решения/распоряжения/постановления Администрации (нужное подчеркнуть Зерноградского района (г. Зернограда) ______________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________ (суть рассматриваемого вопроса) по адресу: от (число, месяц, год № _ ) _____________________________________________ В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие архиву на использование персональных данных в рамках предоставления муниципальной услуги. ___________ ___________ Дата подачи заявления подпись заявителя Приложение №3.2. к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» Образец заполнения для физических лиц. Архивный отдел Администрации Зерноградского района от гр. Иванова Ивана Ивановича проживающего ул. Южная,5 , п. Донской, Зерноградского района, Ростовской обл. паспорт 60 04 295638 МО УФНС России по РО в г. Зернограде телефон 8 863 59 954936 ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать копию решения/распоряжения/постановления Администрации (нужное подчеркнуть) Зерноградского района (г. Зернограда) (суть рассматриваемого вопроса) о предоставлении земельного участка в аренду под индивидуальное строительство жилого дома от (число, месяц, год № _ ) 28 апреля 1997 г. №185 __________________________________________ В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие архиву на использование персональных данных в рамках предоставления муниципальной услуги. 31.01.2011 Иванов Дата подачи заявления подпись заявителя Приложение № 3.3. к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» Образец заполнения для юридических лиц. Заполняется на бланке организации Архивный отдел Администрации Зерноградского района Просим выдать архивную копию постановления № 111 от 01.01.1992 г. о закреплении границ земельного участка и выдаче государственного акта на право пользования землей Зерноградской метеостанции. Директор метеостанции (подпись, печать) И.И. Иванов Исполнитель: Петрова И.И. Тел. 42-3-45 Приложение № 3.4. к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» ФОРМА журнала регистрации приема граждан ЖУРНАЛ Регистрации учета приема граждан 20 ____ год
Приложение № 3.5. к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» Образец результирующего документа
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Администрации Зерноградского района от 08. 04. 2013 №201 «О разработке и утверждении Администрацией Зерноградского района административных... | | Об утверждении Административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивным отделом Администрации Зерноградского района... |
| Администрацией Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги «Выдача справки об отсутствии (наличии) задолженности... |  | Об утверждении Административного регламента предоставления Администрацией Зерноградского района Ростовской области муниципальной... |
| Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальным унитарным предприятием Зерноградского района «Зерноградское... | | Об утверждении Административного регламента предоставления Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги... |
| Об утверждении Положения о кадровом резерве для замещения вакантных должностей муниципальной службы Администрации Зерноградского... | | Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальным унитарным предприятием Зерноградского района «Зерноградское... |
| Администрации Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги «Информирование о ходе оказания услуги «Прием заявлений,... | | Зерноградского района Ростовской области муниципальной услуги «Предоставление земельных участков, государственная собственность на... |