ГЛАВА VIII: АДМИНИСТРАТИВНАЯ ОТЧЕТНОСТЬ
Основные положения данной главы
|
СБОР ДАННЫХ
|
Практика сбора данных по установленной форме в конкретных целях и для конкретных видов использования
|
ВИДЫ ОТЧЕТОВ
|
Использование собранных данных для создания конкретного информационного материала (отчета)
|
АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ОТЧЕТЫ
|
Документы, получаемые в результате сбора данных и составления отчетов, с помощью которых анализируется прошлая деятельность службы и прогнозируются будущие ее потребности
|
VIII. СБОР ДАННЫХ/АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ОТЧЕТЫ
А. ВВЕДЕНИЕ
Сбор и анализ данных может принести большую пользу как местным органам самоуправления, так и руководителям и инспекторам центров социальной защиты. Сбор данных о работе центра, в том числе данных о
Количестве принятых к рассмотрению заявлений,
Количестве заявлений, по которым принято положительное решение,
Количестве заявлений, по которым принято решение об отказе,
Количестве открытых личных дел клиентов,
Количестве личных дел, переходящих из месяца в месяц, а также
Количестве пособий, выплаченных за отчетный месяц,
Может стать важным подспорьем для директора центра социальной защиты в деле подготовки отчетов для местной администрации о предоставленных населению услугах, а также планировании будущей деятельности службы. Отчеты, в которых анализируется проделанная работа и строятся прогнозы на будущее, принято называть административными отчетами. Такие отчеты могут использоваться в самых разных целях, в том числе, для
Более эффективной расстановки кадров и распределения ресурсов,
Анализа будущих финансовых потребностей, а также
Определения необходимости в проведении иных программ социальной помощи.
Руководители органов социальной защиты могут использовать собранную информацию для долгосрочного планирования деятельности этих органов, в том числе для
Прогнозирования потоков посетителей
Планирования бюджетных расходов
Анализа потребности в расширении штата сотрудников, а также
Оценки деятельности инспекторов.
Последние используют административные отчеты для
Определения количества принятых к рассмотрению заявлений
Проверки того, как ведется работа с заявлениями
Выяснения, насколько точно сотрудники соблюдают сроки выполнения работ
Более равномерного распределения рабочей нагрузки между сотрудниками
Планирования выполнения всех необходимых видов работ
Планирования деятельности по оценке работы сотрудников
Б. Выяснение того, какие именно отчеты нужны
Прежде чем начать составлять отчеты, центру социальной защиты необходимо решить, какие именно отчеты ей нужны. Отчеты могут использоваться в самых разных целях:
1. Для прогнозирования будущей деятельности. Отчеты, анализирующие возможные тенденции в
Количестве поступающих заявлений
Расходах службы
Кадровых потребностях,
используются для планирования будущей деятельности центра.
2. Для распределения рабочей нагрузки. Отчеты, способствующие
эффективной организации выполнения работ
осуществлению контроля за ходом работ,
особенно важны для правильной расстановки сил внутри центра.
3. Для ведения финансового учета. Отчеты, показывающие
куда идут денежные средства
кто обращается за помощью и получает ее
ход приема заявлений на получение помощи,
необходимы для информирования местных органов власти о результатах и эффективности работы центра социальной защиты.
В. Виды отчетов
При наличии компьютеров и автоматизированной системы сбора данных о клиентах составление отчетов занимает немного времени. В то же время написание отчетов от руки также имеет свои преимущества, несмотря на то, что на это уходит гораздо больше времени. Особенно важно правильно сформулировать требования, предъявляемые к индивидуальным, составляемым от руки, отчетам. Для того чтобы получить из такого отчета необходимую и полезную информацию следует четко определить его параметры. По мере возможности, сначала следует подготовить пробный отчет, и если такой отчет окажется не востребованным или бесполезным, то в дальнейшем следует отказаться от его написания. Ниже приведен перечень наиболее востребованных видов отчетов, для составления которых требуется минимально необходимое количество информации демографического и финансового характера.
Отчет о поступивших заявлениях. Это ежемесячно составляемый отчет, в котором перечисляются граждане, подавшие заявления на предоставление помощи, причем это перечисление ведется либо по видам программ, либо по категориям клиентов. В отчете приводятся имена клиентов, имена сотрудников, ведущих их личные дела, дата подачи заявления, а также домашние адреса клиентов.
Ежемесячный отчет о всех утвержденных делах, содержащий перечень всех утвержденных дел с разбивкой на категории, в котором должно быть указано имя клиента, имя прикрепленного к нему сотрудника, дата подачи заявления, дата принятия решения о назначении помощи.
Ежемесячно обновляемый перечень всех дел клиентов, составляемый в алфавитном порядке. В этом перечне должны быть указаны имена всех клиента по всем программам помощи, а также код сотрудника, дата подачи заявления, дата принятия решения о назначении помощи, дата перерегистрации клиента или обновления им требуемых документов.
Ежемесячно обновляемый перечень мероприятий, которые необходимо выполнить. В данном отчете перечисляются личные дела, подлежащие проверке, закрытию или иным действиям, связанным с ведением личных дел клиентов.
Перечень клиентов центра социальной защиты, достигших 16-летнего возраста. Этот отчет есть не что иное, как ежемесячно составляемый перечень детей, достигших 16- или 18-летнего возраста. Этот отчет должен содержать данные за текущий месяц и следующие за ним два месяца.
Перечень районов/микрорайонов. Данный вид ежемесячного отчета позволяет получить четкое представление о том, как распределяются клиенты социальных служб по районам города. В этом перечне также указываются имена клиентов и коды социальных работников, работающих с ними. Подобные отчеты используются при принятии решений об открытии новых центров социальной защиты, а также для более равномерного распределения рабочей нагрузки между работниками различных социальных служб.
Отчет по программам социальной помощи. В данном виде отчета приводится алфавитный перечень всех зарегистрированных на данный момент клиентов центра социальной защиты с разбивкой по конкретным программам помощи, в которых они участвуют. В связи с этим данный отчет разбивается на несколько частей в соответствии с количеством программ, реализуемых центром, и в каждой части отчета приводится, в алфавитном порядке, перечень клиентов конкретной программы, их домашние адреса, количество членов семей, обслуживаемых в рамках одного личного дела, а также вид и размер пособия, предоставляемого клиентам либо ежемесячно либо ежеквартально.
Г. Составление отчетов
Отчеты должны составляться, как минимум, в двух форматах: сводный отчет, в котором указывается общее количество личных дел, открытых в отношении определенной категории граждан, а также подробный отчет, содержащий перечень всех клиентов, участвующих в конкретной программе помощи. Если отчет составляется от руки, то очень важно заранее определить, какие параметры отчетности должны использоваться, а также заранее разработать форму отчета для более четкой систематизации информации.
По мере возможности следует придерживаться трехуровневой системы анализа информации:
Отчеты на уровне всего центра социальной защиты. Фактически, это сводный отчет, содержащий информацию по всем клиентам центра социальной защиты в соответствии с заранее установленными параметрами. Такой отчет нужен, прежде всего, директору центра социальной защиты для долгосрочного планирования деятельности центра, составления отчетов для местной администрации, а также контроля деятельности инспекторов.
Отчеты на уровне конкретного инспектора/отдела. Такой отчет содержит стандартную информацию о всех клиентах, обслуживаемых конкретным отделом службы социальной защиты или находящихся под контролем конкретного инспектора. Такой отчет необходим инспекторам для того, чтобы контролировать работу своих сотрудников по работе с клиентами, а также следить за тем, насколько велик их объем работы и нет ли необходимости в приеме на работу дополнительных сотрудников.
Отчеты на уровне конкретного работника. Данные отчеты представляют стандартную информацию по тем делам, которые ведет конкретный работник центра социальной защиты. Такой отчет необходим, прежде всего, самому социальному работнику для планирования своей деятельности на месяц вперед, в частности, для составления плана приема клиентов, плана работы по проверке личных дел, их перерегистрации или закрытию, а также плана проведения дальнейшей работы с действующими клиентами.
Д. Использование информации
Настоятельно рекомендуется, по мере возможности, организовать систему отчетности внутри центра социальной защиты таким образом, чтобы его директор, а также инспекторы имели у себя копии всех вышеперечисленных отчетов. Отчеты подразделений должны анализироваться директором службы совместно с инспектором, возглавляющим подразделение, чей отчет рассматривается, а отчеты сотрудников должны анализироваться инспектором также совместно с самими сотрудниками, представившими отчет.
Отчеты сотрудников могут быть также предметом обсуждения на рабочих совещаниях центра, преследующих цель удостовериться в том, что сотрудник работает с полной нагрузкой, что у него нет дел, по которым так и не принято решение о предоставлении или непредоставлении помощи, что все намеченные проверки проведены, а также что закрытие дел и принятие решений об отказе в предоставлении помощи производится в строгом соответствии с установленными правилами.
Отчет о поступивших заявлениях. Этот вид отчета следует использовать при принятии решений о том, сколько сотрудников центра социальной защиты будет заниматься приемом и обработкой заявлений. Он также может оказаться полезным при составлении сметы расходов по конкретным программам помощи.
Ежемесячный отчет о всех утвержденных делах. Этот вид отчета используется для подтверждения данных о количестве заявлений граждан, по которым принято положительное решение.
Ежемесячно обновляемый перечень всех дел клиентов, составляемый в алфавитном порядке. Этот вид отчета используется в качестве подтверждения информации о клиентах, участвующих в программе. Он также может быть использован для ведения статистической отчетности, для подтверждения факта получения помощи клиентом, а также для определения количества дел, требующих особого внимания работника (т. е. дел, по которым сотрудники социальной службы должны провести определенную работу) в отчетный период.
Ежемесячно обновляемый перечень мероприятий, которые необходимо выполнить. В данном отчете перечисляются личные дела, подлежащие проверке, закрытию или иным действиям, связанным с ведением личных дел клиентов.
Перечень клиентов центра социальной защиты, достигших 16- или 18-летнего возраста. Этот вид отчета необходим для того, чтобы вовремя закрывать дела клиентов, утративших право на получение социальной помощи. Этот отчет также может быть использован как база данных для распределения рабочей нагрузки между сотрудниками и планирования их работы.
Перечень районов/микрорайонов. Данный вид отчета помогает принимать решения о том, в каких районах города необходимо открывать дополнительные центры социальной защиты, а также определять, насколько равномерно распределяется рабочая нагрузка между работниками социальных служб разных районов.
Отчет по программам социальной защиты. Данный отчет помогает определить количество граждан и семей, получающих социальную помощь в рамках различных социальных программ, а также определить уровень расходов по каждой из них.
|
