Проставление апостиля на официальном документе
101. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о проставлении апостиля в результате установления отсутствия оснований для приостановления предоставления государственной услуги, отказа в предоставлении государственной услуги.
102. Ответственными за выполнение административной процедуры являются:
специалист по приему (выдаче) документов и составлению апостиля – специалист архивного отдела, принявший решение о проставлении апостиля;
уполномоченное должностное лицо на проставление подписи в удостоверение сведений, внесенных в апостиль (далее – уполномоченное должностное лицо) – начальник архивного отдела, главный специалист архивного отдела.
103. Специалист по приему (выдаче) документов и составлению апостиля проставляет апостиль путем проставления оттиска или компьютерного набора специального штампа, форма которого определена Конвенцией, с его последующим заполнением.
Штамп «апостиль» должен быть выполнен в форме квадратного клише размером 10 х 10 см. Заголовок штампа «апостиль» должен быть дан на французском языке – «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)».
Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным отличным от предусмотренных настоящим Административным регламентом способов не допускается.
104. Апостиль проставляется на самом официальном документе, либо на отдельном листе бумаги. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с официальным документом, прошивается нитью любого цвета либо специальным тонким шнуром (лентой). Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается плотной бумажной «звездочкой», на которой проставляется оттиск печати архивного отдела с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать), который располагается равномерно на «звездочке» и на листе. Сведения о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных гербовой печатью листов заверяются подписью уполномоченного должностного лица с указанием его фамилии, инициалов и должности.
105. Специалист по приему (выдаче) документов и составлению апостиля, заполняет проставленный им оттиск апостиля.
Апостиль заполняется на русском языке.
Заполнение апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом. Подчистки, приписки и иные исправления не допускаются.
В строке 2 апостиля указываются в творительном падеже фамилия и инициалы уполномоченного должностного лица, подписавшего представленный для проставления апостиля официальный документ. В случае если представленный для проставления апостиля официальный документ, имеет все необходимые реквизиты, но при этом фамилия и (или) инициалы подписавшего его должностного лица не указаны, в строке 2 указывается «должностным лицом».
В строке 3 апостиля указывается должность лица, подписавшего официальный документ.
В строке 4 апостиля указывается официальное наименование органа ЗАГС, удостоверившего официальный документ.
В строке 5 апостиля в предложном падеже указывается город, в котором проставляется апостиль.
В строке 6 апостиля цифрами указывается дата проставления апостиля.
В строке 7 апостиля указываются в творительном падеже фамилия и инициалы, должность лица, подписавшего апостиль, а также название удостоверяющего органа.
В строке 8 апостиля указывается номер, соответствующий порядковому номеру записи в Журнале учета проставления апостиля (Приложение 4 к настоящему Административному регламенту). Строка 8 апостиля заполняется при внесении записи в Журнал учета проставления апостиля.
После выполнения действия по проставлению и заполнению апостиля специалист по приему (выдаче) документов и составлению апостиля передает официальный документ с проставленным апостилем уполномоченному должностному лицу для подписания и заверения подписи оттиском гербовой печати.
Максимальный срок выполнения действия по проставлению и заполнению апостиля, передаче документа составляет 20 минут.
106. Уполномоченное должностное лицо проверяет представленный официальный документ, подписывает апостиль и проставляет на нем оттиск гербовой печати.
Оттиск гербовой печати проставляется в строке 9 апостиля, при этом допускается выступ печати за рамки апостиля.
Подпись уполномоченного должностного лица проставляется в строке 10 апостиля.
Максимальный срок выполнения действия – 5 минут.
107. При получении официального документа с подписанным апостилем и проставленным на нем оттиском гербовой печати специалист по приему (выдаче) документов и составлению апостиля вносит в Журнал учета проставления апостиля (Приложение 4 к настоящему Административному регламенту) соответствующую запись.
Если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины, в соответствующей графе Журнала учета проставления апостиля, в которую вносятся сведения об уплате государственной пошлины, указывается документ, являющийся основанием для предоставления налоговых льгот.
Максимальный срок выполнения действия – 5 минут.
108. Результатом административной процедуры является проставление апостиля на официальном документе.
109. Общий максимальный срок административной процедуры не может превышать 30 минут.
110. Способом фиксации административной процедуры является внесение записи в Журнал учета проставления апостиля.
|
