3.8 Пункт меню 8: «Выход». ^
Выход из программы.
ГЛАВА 4. МАТЕРИАЛЫ и ОС. Инструкция по настройкам и работе. ^
Настройка программы
1. СПРАВОЧНИКИ. План счетов. Включаем режим редактирования. По всем счетам, проставляем соответствующие коды аналитики:
Материальные запасы 010531000-010546000-«05»
Основные средства 010111000-010148000- «06»
Нематериальные активы 010311000- «06»
Амортизация 010411000-010459000-«06»
В колонке Износ против каждого счета проставить соответствующий счет амортизации (например, счет 10111000 – жилые помещения, соотв. счет износа 10411410 – уменьшение стоимости жилых помещений за счет амортизации). В колонке средние цены проставить «1» по каждому счету материалов, если хотите вести учет материалов по средним ценам.
2. СПРАВОЧНИКИ. Подразделения бюджетного учреждения. Выполняем по каждому подразделению, в котором у вас будут материалы и ОС. К этим подразделениям нужно привязать материально ответственных лиц:
Встаем на подразделение. «Изменить». Переходим на открывшееся справа окно. Щелкнуть на «Подотчетники» (внизу слева). Откроется окно, разделенное на две половины.
Переходим на правую половину. Щелкаем «Режим редактирования», «Добавить». Откроется список подотчетников. Встаем на нужного и Enter, либо правая кнопка мыши. Так вводим все материально ответственные лица по данному подразделению, если там не одно МОЛ. Закончили – «Отменить редактирование». «Сохранить». Выход на желтый чемоданчик.
Операции. Материалы. Настройка материалов- щелкаем, ставим галочку «Включить остатки по материалам в базу и разрешить операции».
Подробнее об этой форме:
Остатки начальные. Используется для ввода начальных остатков по ОС и материалам (так же остатки на начало года можно занести в «Остатки»-«Материалы начальные»):
Основные средства (ОС):
Заносим по карточкам. Разложить карточки по новым счетам, видам бюджета, подразделениям, подотчетникам. Нажимаем «Добавить» Появится окно для ввода. Выбираем Счет, вид бюджета, подразделение, подотчетника, Enter, Откроется пустой список. Ins – добавить новую позицию. Откроется карточка. Заполнить: наименование, ед. измерения, количество, сумма (общая стоимость для данного количества ОС), инвентарный номер, ОКОФ, сумму амортизации (на начало года), % износа– годовой процент по новому справочнику амортизации, дату ввода в эксплуатацию, льготу по налогу на имущество, если есть, код закупок, если нужно. Годовой % износа, при необходимости, пересчитываем по формуле:
%= (100/оставшееся количество лет службы)*(остаточная / балансовая стоимость)
Для ОС от 3000 до 2000040000, которым положено единовременно начислить 100%, ставим %=1200.
Для ОС, на которые не начисляется амортизация, % не ставим.
Сохраняем, карточка закрывается, и под записью «Материал» появляется название только что занесенного вами в карточку ОС или материала, щелкаем «Добавить». ОС встает в общий список остатков материалов, если ОС несколько, то программа размножит ОС и присвоит каждому свой инв. номер. Повторяем по кругу, пока не занесем все ОС по данному счету, бюджету, подразделению, подотчетнику. Затем внизу щелкаем кнопку «Сохранить».
Материалы:
Заносим точно так же, как ОС.
Отдельно заносим ОС на начало года на забалансовых счетах в пункте «Остатки забалансовые начальные».
В «Остатках на начало периода» увидим остатки по ОС на начало рабочего месяца.
То же самое, применительно к забалансовым счетам, в пункте «Остатки забаланс. на начало периода»
Занесли остатки – проверим: – Операции. Материалы. Журнал учета основных средств и материалов.
Суммы по счетам остатков по материалам и ОС перейдут в «остатки на 01.01».
Если ошибочно занесли не те данные - удалить и вводить сначала.
«Материалы/ОС/НМА (аналитика)» содержит справочник материалов и ОС используется для печати карточек ОС (смотрите ниже) и описи инвентарных карточек, а также для перенумерации ОС.
«Справочник драгоценных материалов» (вспомогательный справочник для заполнения карточек ОС)
Для добавления в справочник нового драгоценного материала в появившейся на экране форме нажать кнопку «Добавить», задать наименование драгоценного материала, его единицу измерения и нажать «Принять».
При нажатии в форме справочника на кнопки «Изменить», «Удалить» программа сообщает, задействован ли материал в карточках ОС. Если задействован, удалить программа не позволяет.
«Справочник видов характеристик ОС» (для заполнения видов других характеристик ОС в карточке) в котором содержатся наименования видов характеристик и тип значения (текст или число). Здесь, как и в предыдущем справочнике, есть кнопки «Добавить», «Изменить», «Удалить» и «Выход». Первые 7 видов – системные, изменению и удалению не подлежат. К ним Вы можете добавить любое количество других видов характеристик (например, объем. двигателя, мощность в лошадиных силах, материал здания (кирпич, панели),…). Действия в справочнике – по кнопкам, в особых пояснениях не нуждаются.
Ввод информации в карточку ОС.
В карточки добавлена информация для получения форм 0504031 (карточка ОС), ОС-1 (Акт приема-передачи ОС, кроме зданий, сооружений), ОС-1а (Акт приема – передачи здания (сооружения)), ОС-2 (Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств), ОС-3 (Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств), ОС-4 (Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)), ОС-4а (Акт о списании автотранспортных средств).
Для ввода дополнительных данных в карточки ОС нужно вызвать в главном меню:
Операции->Материалы->Материалы/ОС/НМА (аналитика), далее выбрать 06 | ОС (в левом нижнем углу формы).
Таблица заполнится списком ОС, находящихся на балансе предприятия. Для просмотра или корректировки данных по объекту ОС следует стать в таблице на строку с данным ОС и нажать кнопку «КАРТОЧКА ОС» (она в правом нижнем углу формы).
Откроется форма с заголовком «Редактирование | ОС». В этой форме обратите внимание на поле «Номер амортизационной группы». Если там пусто, нужно через нажатие правой кнопки мыши на поле «ОКОФ» вызвать справочник групп амортизации и сделать там выбор. После этого нажмите кнопку «Сохранить», информация запишется в карточку данного ОС.
Для записи остальной дополнительной информации в карточку ОС снова вызывается
форма с заголовком «Редактирование | ОС», там уже будет заполнена группа амортизации и процент износа (годовой). Далее нажимаем кнопку «Карточка». Откроется форма с заголовком «Карточка ОС – дополнительные данные». Заполняем тут все известные нам данные, кроме данных об оприходовании и выбытии ОС и нажимаем кнопку «Характеристики объекта».
Откроется форма с заголовком «Характеристики ОС «Наше ОС»». В этой форме 4 страницы: «ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ», «Драг.материалы, другие хар-ки объекта», «ЗДАНИЯ, СООРУЖЕНИЯ», «АВТОТРАНСПОРТ» (для ввода, хранения и вывода соответствующей типу данного объекта ОС информации). Для открытия нужной страницы достаточно одного «щелчка» левой кнопки мыши на заголовке страницы.
Для всех объектов ОС следует заполнить данные страниц «ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ», «Драг.материалы, другие хар-ки объекта». После заполнения данных страницы нужно нажать кнопку «Записать», информация этой страницы запишется в базу данных программы (имейте в виду, что записывается информация только текущей страницы, для записи информации другой страницы следует зайти на нужную страницу, проверить или доввести там данные и нажать кнопку «Записать» именно на этой странице, то есть что мы видим, то и записывается).
На странице «ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ» для ввода/изменения доступны поля даты и номера документа государственной регистрации прав недвижимости (заполняются, если объект проходил процедуру регистрации прав недвижимости, нужны для печати форм ОС-1, ОС-1а), наименования и доли (процент) участников долевой собственности (для ОС-1, ОС-1а), поля износа и остаточной стоимости на момент приема – передачи ОС (для ОС-1, ОС-1а), ОКПО производителя (изготовителя ) (для 0504031 – карточки ОС), даты последнего капитального ремонта (для ОС-1,ОС-1а) и поле «Способ начисления амортизации» (например, «Линейный», для ОС-1,ОС-1а). Поле «Износ на начало отчетного года (сумма)» недоступно, это значение уже имеется в базе данных и программа показывает его справочно.
На странице «Драг. материалы, другие хар-ки объекта» для указания содержания драгоценных материалов в объекте ОС в верхнем подокне выполняется выбор драгоценного материала из ранее заполненного справочника драгоценных материалов, затем для него задается количество или масса (в зависимости от того, какой признак был задан для единицы измерения данного драгоценного материала в справочнике единиц измерения). Если строка с драгоценным материалом была введена ошибочно, т.е., данное ОС не содержит этого материала, можно очистить строку, выбрав из справочника драгоценных материалов пустую строку (она стоит первой в списке для выбора) либо выбрать другой материал, если он содержится в данном ОС, но не введен ни в одной строке. При выборе драгоценного материала программа контролирует, не был ли он уже введен в другой строке и предупреждает, если такое случилось, предлагая выбрать другой или пустой (первую, пустую строку из списка выбора).
В нижнем подокне страницы «Драг. материалы, другие хар-ки объекта» указываются дополнительные характеристики объекта ОС посредством выбора из ранее заполненного справочника видов характеристик ОС, они могут принимать числовое или текстовое значение, в зависимости от того, какой тип значения был задан в справочнике видов характеристик для выбранной характеристики. В разворачивающемся при выборе списке видов характеристик для характеристик, предполагающих числовое значение, стоит признак ‘N’, а для текстовых характеристик тип ‘C’. В этом списке первая строка – пустая, ее выбор позволяет очистить ошибочно введенную характеристику, подобно тому, как это делается при задании драгоценных материалов. Кроме того, в этом списке (после пустой строки) находятся характеристики с кодами от 001 до 007, необходимые для ОС – животных, многолетних насаждений, земельных участков. Эти характеристики изначально лежат в справочнике видов характеристик и изменению, удалению из этого справочника не подлежат (системные виды характеристик). Остальные характеристики являются произвольными, могут принимать соответствующее своему типу значения (текст или число) и назначены объекту ОС, затем появятся на печати в карточке ОС (ф.0504031), актах приема-передачи (ОС-1, ОС-1а) и списания ОС (ОС-4, ОС-4а).
Если объект ОС имеет счет 10111 или 10112 или 10113 (то есть, является зданием, сооружением), то становятся доступными для ввода/изменения поля страницы «ЗДАНИЯ, СООРУЖЕНИЯ» (соответственно, если счет учета объекта ОС не 10111, 10112, 10113, поля этой страницы недоступны и содержат пустые значения). Для зданий, сооружений на этой странице вводятся данные всего здания, сооружения и данные пристроенных помещений (если таковые имеются). Впоследствии эта информация печатается в карточке ОС (ф.0504031), акте приема-передачи здания, сооружения (ОС-1а).
Если счет учета объекта ОС равен 10115 (т.е., это транспортное средство), становятся доступными поля страницы «АВТОТРАНСПОРТ». На этой странице вводятся/изменяются данные по автотранспорту. Еще раз подчеркнем, что для записи в базу данных находящихся на странице сведений нужно нажать кнопку «Записать» именно на этой странице.
Нам всех страницах формы есть кнопка «Вывод карточки в EXCEL», при нажатии на которую выполняется вывод в EXCEL формы 0504031 (инвентарная карточка учета основных средств). При этом степень заполненности выведенной формы зависит от того, насколько полно была для данного объекта ОС введена информация в вышеперечисленных формах программы ( с заголовками в порядке вызова: «Редактирование | ОС», «Карточка ОС – дополнительные данные», «Характеристики ОС »).
Кроме того, введенная в этих формах информация будет использоваться при вводе и выводе накладных на внутреннее перемещение (ОС-2), актах о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов ОС (ОС-3) и актах списания ОС (ОС-4, ОС-4а).
Операции - Рабочее место ОС и Материалы – ОС/НМА (карточки). Местонахождение Добавлена возможность ведения ОС по Местонахождению (кабинету) и Ответственному лицу (ФИО).
Начисление амортизации.
Правило: начисление амортизации должна быть последняя операция в месяце, т.е. после того, как все ОС приняты, переданы, списаны.
Расчет годовой суммы начисления амортизации производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости ОС и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.
В течение отчетного года амортизация на ОС и нематериальные активы начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы. Для этого выберите счет ОС, подразделение, материально ответственное лицо, счет списания расходов и нажмите на восклицательный значок. Программа выдаст ведомость начисления износа по указанным параметрам, отправляете на печать.
Добавлена возможность печати ведомости начисления по каждому бюджету отдельно, для этого необходимо поставить галочку напротив надписи «Печать ведомости по каждому бюджету отдельно».
Расходование ОС и материальных запасов.
Если выбраны средние цены - документы по расходу вводим только тогда, когда полностью обработан приход за месяц.
Безвозмездная передача основных средств:
Операции. Материалы. Акт безвозмездной передачи ОС. Выбираем счет, вид бюджета, подразделение, материально отв. лицо, счет списания расходов, заполняем Кому (какой организации передаем). Нажимаем «!». Появился список ОС, заполняем в колонке «Передано» Количество (или Сумма) сколько хотим передать.
Нажимаем кнопку «Создать документ». На экране появилась печатная форма. Отправляем на печать. программа автоматически создаст документ в операциях (тип документа 58, №,Содержание) и сделает необходимые проводки.
Списание основных средств. списание материальных запасов. списание недостач.
Операции. Материалы (дополнительные операции) п3, п4, п5, п6 Все точно также, как безвозмездная передача. См. выше.
Сделана возможность при редактировании документа Списание ОС (65 тип документа) изменить не только корр. счет и т.п., но и состав выдаваемых в эксплуатацию материалов, при вызове документа на редактирование появилась кнопка «ОС документа», при нажатии на которую можно изменить состав списываемых ОС.
Списание некорректных остатков. Применяется, если в результате списания материалов остается ничтожно малые количество или сумма, например, 0.1 коп. (в обычном списании ее не видно). Аналогично п.9, только без бухгалтерской проводки. (На момент составления инструкции этот пункт не очень актуален.)
Списание ОС с забалансового счета.
Выдача в эксплуатацию ОС до 3000 руб. Операции. Материалы (доп. операции п7).
Ведение ОС до 3000 на забалансовом счете.
ОПЕРАЦИИОперации. Материалы. (доп. операции) Выдача ОС до 3000 в эксплуатацию. После выдачи они перейдут за баланс.
ОСТАТКИ. ОС на забалансовых начальные. Выбираем счет 90201000, вводим остатки по подразделениям, МОЛ, как обычно. Это вводим все, что числилось за балансом на 1 января. Можно вводить количество без суммы.
Операции. Материалы. Оборотная по мат. запасам. Выбираем счет 90201000 – печатаем ведомость на забалансовом счете.
Списание забаланса. Операции. Материалы. Выбираем счет 90201000, подразделение, МОЛ, нажимаем !.
Выдача в эксплуатацию материалов. ОПЕРАЦИИ. Материалы (доп. операции п8).
Заполняем все как в 7. Нажимаем «!». Появится два окна. В верхнем – остатки. Ставим количество для выдачи. Нажимаем «Выдать». Обеспечена возможность выдачи с одной строки остатка нескольким лицам. Количество перейдет в нижнее окно, выбираем кому, нажимаем «Выдать». Возвращаемся в верхнее окно, снова делаем «Выдать» и так далее. Список «кому» формируется изначально из аналитики, подотчетники. Его можно дополнять в процессе работы, вводя любые фамилии, не являющиеся подотчетными лицами.
Внутреннее перемещение (в т.ч. забаланс). ОПЕРАЦИИ. Рабочее место ОС и Материалы (доп. операции п9).. Перемещается от МОЛ1 к другому МОЛ2. На балансе остается. При внутреннем перемещении библиотечного фонда задается не количество, а сумма перемещаемых ОС, количество рассчитывается программой автоматически.
Модернизация ОС.
Реализован ввод документа (тип документа 64) по ремонту, реконструкции, модернизации ОС (меню Рабочее место ОС и Материалы-> Ремонт, реконструкция, модернизация ОС)
При вводе документа 64 необходимо задать дату, номер документа, счет ОС, вид бюджета ОС, подразделение, МОЛ. Затем выбрать ОС для модернизации. Также есть возможность задать подстатьи экономической классификации (это не обязательно).
На форме ввода 64 документа кроме заголовочной (общей) части есть закладки для ввода сведений о новых частях ОС, о выбывающих частях ОС и работах по ремонту, реконструкции ОС.
Для ввода сведения о поступивших новых частях ОС нужно активировать закладку «Новые части ОС» (активация – щелчком левой кн.мыши на заголовке закладки). После активизации закладки ее заголовок станет красного цвета и подчеркнется. Внизу будет две кнопки: «Добавить» и «Удалить» - для добавления информации по новой части ОС или удалении неправильно введенной информации соответственно. После нажатия кнопки «Добавить» вызывается форма ввода сведений по добавляемой части ОС. В этой форме вводятся сведения для добавляемой части и ее (возможном) начальном износе. После ввода сведений нажимается кнопка «Записать» или «Отказ» для запоминания или сбросе введенной информации.
Для модернизируемого ОС можно ввести несколько добавляемых частей.
Для ввода сведений о выбываемых частях ОС нужно активировать закладку «Выбытие частей ОС». На этой закладке внизу кнопки «Добавить выбытие» и «Удалить выбытие». После нажатия кнопки «Добавить выбытие» вызывается форма для ввода сведений о выбытии части ОС. Эта форма имеет внизу кнопки «Записать» и «Отказ» - для записи или игнорировании введенной информации по выбытию части ОС. При вводе сведений о выбытии части ОС в этой форме нужно внимательно отнестись к сумме уменьшения амортизации – она рассчитывается автоматически пропорционально сумме выбываемой части ОС, но можно эту рассчитанную сумму откорректировать.
Для ввода сведений о работах по ремонту, реконструкции ОС нужно активировать закладку «Ремонт, реконструкция ОС». После активации этой закладки на форме открываются поля ввода сведений о договоре и работах по ремонту, реконструкции основного средства.
Оборотная ведомость и Карточка по счету.
Операции. Материалы. Оборотная по мат.запасам/карточка по счету и материалу, ввести данные и рассчитать знаком «!».
Инвентаризационная опись. Операции. Материалы п.3
Сделана возможность за один раз напечатать опись по группе счетов, также можно задать для вывода описи конкретное подразделение или указать «Все подразделения», аналогично для подотчетных лиц.
Журнал учета основных средств. Операции. Материалы п.4. Содержит всю информацию по каждому ОС и Материалу. Печатать по ОС каждый месяц, по материалам– при необходимости.
Основные средства - актуальные данные. Здесь очень удобно отслеживать ошибки, например, если остаточная стоимость у ОС стоит со знаком «-». Выделяем это ОС, щелкаем кнопку «печать всех данных по ОС операции, остатки», в появившемся отчете увидим все операции по выбранному ОС.
Выгрузка «ПЕРЕЧНЯ ИМУЩЕСТВА» по состоянию на любую дату. Меню ОПЕРАЦИИ -> Рабочее место ОС и МАТЕРИАЛЫ -> Основные средства-Актуальные данные -> Выгрузка ПЕРЕЧНЯ ИМУЩЕСТВА (кнопка в нижней части экрана), откроется форма в который можно выбрать нужный РАЗДЕЛ перечня. Если Вам не нужно включать в данный раздел перечня основные средства стоимостью менее 3000 рублей, надо поставить галочку рядом с надписью «Основные средства ценой менее 3000 рублей НЕ ВЫВОДИТЬ НА ПЕЧАТЬ». После нажатия кнопки «Печать РАЗДЕЛА № », откроется форма EXCEL, в которой Вам необходимо заполнить недостающие данные, потом эту «эксельку» надо сохранить, выбрав в меню ФАИЛ -> Сохранить как… и выбрать куда вы хотите сохранить данный файл (например, Мои документы, флешка, рабочий стол), там в дальнейшем его можно будет открыть для дальнейшей работы
Статистика, 11 форма. Форма находится в меню «Операции» -> «Рабочее место ОС и материалы» -> «Сведения о наличии и движении ОС (стат. Форма №11)». Изменен расчет формы 11-краткая в соответствииприведена в соответствие с приказом Росстата № 406 от 28 июня 2011 года № 296.
24.07.2012 г.
Для корректного расчета нужно, чтобы у всех подразделений, имеющих/имевших в течениитечение года на балансе ОС или остатки по счету 10611 (кап.вложения в ОС недвижимое) был задан ОКВЭД (ввести его можно в справочнике подразделений).
Также желательно, чтобы у всех ОС на балансе был задан ОКОФ, иначе данные по этим ОС могут попасть не в «свои» строки формы 11.
Необходимо, чтобы у всех ОС в карточке было указано подразделение и МОЛ. Для коррекции данных по ОС с неверными подразделением или МОЛ (удалили подразделение или МОЛ, указанное в карточке) нужно запустить проверку: БУХГАЛТЕРИЯ-ПРОВЕРКА ПРОВОДОК и ОСТАТКОВ- - Проверки ОС/материалов. Если обнаружатся ОС/материалы с неверными подразделением или МОЛ, они выдадутся в таблицу. Нажимая пр.кн.мыши на «синем» столбце, можно назначить ОС/материалу нужное подразделение и МОЛ.
Принятие к учету приобретенных ОС:
1-я проводка делается через «Ввод» тип. 32 (фактура),40 (ав/от)
|
