Новосибирской области пояснительная записка

Требования к разработке

1. Общие требования к реализации процессов предметной области.

   1. Доработки в подсистеме «СМ-Обращение граждан»

1. 
   Доработки в подсистеме «Обращения граждан» в части обработки электронных обращений.
   

1. 
   Создание БД Шлюз ОГ предназначенной для ручной модерации и передачи обращений граждан с интернет портала общественной приемной в СЭДД
   
2. 
   При сохранении новой карточки электронного обращения на официальном сайте общественной приемной губернатора Новосибирской области информация обращения должна передаваться в РКК в БД Шлюз ОГ.
   
3. 
   По вновь созданному электронному обращению автоматически создается письмо для отправки в почтовой базе обратившемуся гражданину о регистрации обращения в системе. Сотрудник администрации имеет возможность внести недостающую информацию и отправить письмо. После отправки в карточке РКК в БД Шлюз ОГ должна появиться отметка об отправке.
   
4. 
   По кнопке «Передать в БД ОГ-Письма» информация из электронного обращения БД Шлюз ОГ передается в БД ОГ Письма.
   
5. 
   Изменения статуса электронного обращения должны автоматически отражаться в БД Шлюз ОГ и на официальном сайте приемной губернатора Новосибирской области.
   
6. 
   Гражданин может на официальном сайте проверить статус своего обращения. Статус проверяется по номеру обращения или через личный кабинет зарегистрированного пользователя.
   
1. 
   Описание доработок подсистемы «Обращения граждан» по ведению архивов и построению отчетов
   
   1. 
      Телефонные обращения граждан должны фиксироваться в БД «Устный прием». Обращения граждан, поступившие в справочную телефонную службу, должны регистрироваться в БД «Устные обращения»).
      
   2. 
      В карточках обращений БД «ОГ Письма» и «ОГ Личный прием» появятся дополнительные поля, в которых будут заполняться данные из пятиуровневого классификатора.
      
   3. 
      У специалистов общественной приемной появится возможность создания регистрационных карточек дублей для фиксации разных вопросов поступивших (в одном обращении) одним обращением.
      
   4. 
      БД «ОГ-Письма» и «ОГ-Личный прием» будут иметь архив с разбивкой по годам.
      
   5. 
      При поиске карточки запроса из БД «ОГ-Письма» текущего года поиск будет производиться по базам «ОГ-Письма» всех лет.
      
   6. 
      Устные обращения» должны формироваться дополнительные отчеты «информация о рассмотрении поступивших из администрации Президента Российской Федерации обращений граждан» и «информация о рассмотрении поступивших не из администрации Президента Российской Федерации обращений граждан (напрямую в Правительство)» форма 1а.
      
   7. 
      Создание видов отчетов: «По тематике», «По географии», «Тематика по географии» с возможностью задания временного промежутка отдельно:
      

1. 
   В карточках обращений БД «ОГ Письма» и «ОГ Личный прием» появится дополнительное поле «Вид ответа» с возможностью выбора вида ответа «Письменно» или «Электронный документ».
   
2. 
   В БД «ОГ СКИ» при выполнении действия «Передать в ОГ Письма» должна создаваться регистрационная карточка обращения с автоматически заполненным полем «Исх. дата», в которое, будет перенесена информация из карточки обращения поле «номер, дата документа» БД «ОГ СКИ».
   

1. Доработки в подсистеме «СМ-Делопроизводство»

1. 
   Общие доработки
   

1. 
   В делопроизводческих БД, требуется реализовать механизм предупреждения об однофамильцах при заполнении полей адресат, исполнитель в РКК документа и в полях исполнитель, автор резолюции в карточке резолюции.
   
2. 
   В делопроизводческих БД требуется запретить присвоение номера документа, если документ не является подписанным электронной подписью.
   
3. 
   В делопроизводческих БД требуется реализовать механизм проверки наличия аттачмента при регистрации документа. Исключением является признак ДСП в поле "Особые отметки" в РКК, во всех остальных случаях делопроизводитель получит уведомление об отсутствующем аттачменте.
   
4. 
   Обеспечить подготовку правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области в СЭДД
   
5. 
   В карточке «Ответ (виза)» БД Согласование предусмотреть новый вид решения «Согласовано с приложением протокола разногласий». Проект ПА в ОРД должен отображаться в представлениях с ярко выделяющимся значком типа двойной восклицательный знак.
   

2. 
   Доработки в срезе процессов по учету корреспонденции в Администрации Новосибирской области
   

1. 
   Должна быть возможность создания учетных карточек входящей и исходящей корреспонденции, не регистрируемой в «СМ-Делопроизводство».
   
2. 
   Должна быть возможность учета исходящей корреспонденции, регистрируемой в «СМ-Делопроизводство».
   
3. 
   У сотрудников канцелярии должна быть возможность формирования отчетов по количеству учтенной корреспонденции.
   
4. 
   У сотрудников канцелярии должна быть возможность автоматизированного формирования печатных форм конвертов.
   

3. Список доработок в подсистеме «Судебные дела»

• 
  Для удобства пользователей после регистрации нового СД в БД «СД: Картотека Судебных дел» карточка дела должна передаваться в соответствующие БД «СД: Рабочее место юриста».
  
• 
  В подсистеме «СД: Картотека Судебных дел» представление «По виду суда» изменить категоризацию на «По органу власти».
  
• 
  В подсистеме «СД: Картотека Судебных дел» в представлении «По номеру» изменить порядок колонок:
  

• 
  № дела
  
• 
  Истец
  
• 
  Ответчик
  
• 
  Суть
  

• 
  В карточке не работает кнопка «Объединить с другими СД».
  
• 
  В карточку добавить поле «Судебный орган», поле «Вид суда» нужно убрать.
  
• 
  В карточке необходимо изменить порядок полей, после поля «Истец» должен идти «Ответчик», затем «Третьи лица». Поле «Иные лица» убрать.
  
• 
  В подсистеме «СД: Рабочее место юриста» сделать представление «По номеру», представление «По виду суда» убрать.
  
• 
  В подсистеме «СД: Рабочее место юриста» не работает поиск по полям карточки.
  

3. Список доработок по подсистеме ПРВЗ

1. 
   При включении в настройках БД ПРВЗ опции использовать WEB АРМ должен проходить процесс синхронизации с iDocs. .
   
2. 
   Улучшение дизайна web-АРМ см. приложение 7.1:
   

• 
  Должны отображаться фотографии контактов указанных в профиле РВЗ.
  
• 
  Правильное масштабирование интерфейса. У широкоформатного монитора интерфейс растягивается по ширине нормально, но фрейм с документами смещается за нижнюю границу экрана. Список фильтров отбора так же смещен вниз, что приводит к неудобству в работе с большим количеством фильтров. Предложение сделать группировку фильтров по аналогии как в iDocs.
  
• 
  Требуется что бы нижняя граница фрейма автоматически вписывалась в размер окна браузера.
  
• 
  Должна быть возможность выбора администратором БД цветов: фона, области заголовка всплывающих окон, области ссылок на связанные документы и резолюции (требуемые цвета черный, серый все оттенки, белый, и остальные простые цвета).
  

3. 
   Возможность поочередной работы руководителя высшего звена в web-АРМ в интернет браузере и iDocs.
   
4. 
   Аналогично iDocs необходимо добавить кнопку создания поручений в фрейме поручения, обзоры и справки. В iDocs есть функционал создания поручений.
   
5. 
   Провести работы по внедрению ПО MobileIron для удалённой настройки и мониторинга работы программной и аппаратной части мобильных устройств руководителей высшего звена.
   
6. 
   При написании резолюции в iDocs добавить кнопку «Добавить в шаблон».
   

3. 
   Добавить возможность создания графических резолюций при работе без помощника. Данный функционал позволит на iPad «от руки» написать резолюцию. Эта резолюция должна сохраняться как «слой» в исходном документе формата .pdf или в виде отдельного графического файла и соответственно должна передаваться и быть доступна для прочтения всем участникам процесса;
   

3. 
   Добавить возможность создания аудио резолюций при работе без помощника в момент чтения в iDocs документа. Эта резолюция должна сохраняться в виде отдельного файла и соответственно должна передаваться и быть доступна для прочтения всем участникам процесса.
   
4. 
   При выставлении срока исполнения необходимо сделать выделение выходных дней (в календаре). Реализовать с использованием стандартного календаря iOS, с указанием в доп. секции дней недели.
   
5. 
   Необходимо реализовать возможность отображения контактов на iPad с сортировкой не по алфавиту, а по признаку «значимости» сотрудника. Формируются группы, с наименованием «Помощники», «Министры», «Руководители» и т.д. На основе этих групп формируется список контактов на iPad, список контактов сортируется по данным группам.
   

3. 
   При работе на iPad, в режиме «без Помощника», необходимо предусмотреть возможность передачи документов со статусом «Приоритет». Это позволит при регистрации документов делопроизводителями устанавливать признак по документу «Приоритет». Соответственно при передачи на iPad данный документ попадает с признаком приоритетный и будет расположен одним из первых в списке поступивших документов.
   

3. 
   Прослеживается тенденция к увеличению количества загружаемых файлов на iPad, а также соответственно к росту количества обновляемых документов, находящихся в разделе «Архив», что приводит к значительным временным затратам на процесс синхронизации. Зачастую это приводит к появлению сообщения, что не все документы загружены и соответственно запрос на отправку разработчикам протокола ошибок. Необходимо принять меры по решению данной проблемы.
   
4. 
   Оповещение администраторам, о том, что агент MoveToEdm или UpdateDocs отработал со сбоем «Были сбойные документы в БД ПРВЗ.
   
5. 
   Переключение режима работы «С помощником» и «Без помощника» при работе с iDocs.
   
6. 
   Обеспечить сохранение локальных копий документов на iPad, путем добавления документа в Избранные (новая очередь).
   
7. 
   Предусмотреть настраиваемые типы инфоматериалов, передаваемые РВЗ из системы «напрямую».
   
8. 
   Отклонение проектов резолюций.
   
9. 
   Переработка списка контактов, отдельными документами по каждому контакту.
   
10. 
    При создании листа согласования до визы автоматически проставлять срок исполнения.
    
11. 
    Отправка в iDocs документов по замещению, в случае ухода РВЗ в отпуск.
    
12. 
    Возможность передачи файлов в визах (ответах) результатов согласования, сформированными согласующими по документу.
    
13. 
    При создании листа согласования до визы в iDocs, проставлять автоматически срок исполнения из основного листа.
    
14. 
    Оптимизация формы настройки профиля, редизайн представлений в БД ПРВЗ.
    

5. Развёртывание подсистемы «СМ-Заседания», предназначенной для автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления компанией, а именно для решения следующих задач:

1. 
   Формирование и учёт вопросов, выносимых на заседание;
   
2. 
   Подготовка документов к проведению заседаний;
   
3. 
   Оформление результатов проведения заседания;
   
4. 
   Контроль исполнения поручений;
   
5. 
   формирование уведомлений ответственным за подготовку и участникам заседаний;
   
6. 
   передача материалов заседаний на iPad участников заседаний, получение с iPad комментариев участников;
   
7. 
   Подготовка и согласование проектов решений, материалов к заседаниям;
   
8. 
   Формирование и утверждение повестки дня (составленной из перечня вопросов), ознакомление с утверждённой повесткой дня;
   
9. 
   Формирование, согласование проектов протоколов;
   
10. 
    Регистрация протоколов;
    
11. 
    Формирование выписок из зарегистрированного протокола;
    
12. 
    Формирование поручений, контроль исполнения поручений по протоколам;
    
13. 
    Присоединение электронных документов (файлов);
    
14. 
    Поиск документов по реквизитам и присоединенным файлам.
    

6. Развертывание подсистем «Делопроизводство», «Обращения Граждан», и «ПРВЗ» в муниципальных районах области.

1. 
   Установка выделенного сервера СЭДД в защищенном серверном сегменте (красная зона), для подключения пользователе через канал VipNET.
   
2. 
   Организация репликации между ядром СЭДД и выделенным сервером в красной зоне.
   
3. 
   Настройка адресной книги групп доступа и конвертеров на выделенном сервере.
   
4. 
   Консультативная помощь администраторам СЭДД ДИиРТТ.
   
5. 
   Проведение 1 вводного занятия для делопроизаводителей на площадке Правительства новосибирской области. Проведение не менее чем 2 вебинаров, на площадках муниципальных районов, для делопроизводителей и руководителей муниципальных районов области.
   

7. Требование к составу и квалификации пользователей разработки

   1. 
      Дополнительные требования к Квалификации пользователей для использования доработок текущего ТЗ отсутствуют.
      
   2. 
      Квалификация пользователей соответствует требуемой квалификации СИСТЕМЫ.
      

8. Требование к защите информации от несанкционированного доступа

   1. 
      Дополнительные требования не предъявляется.
      

9. Требование по сохранности информации при авариях

   1. 
      Дополнительные требования по сохранности информации не предъявляются.
      
   2. 
      Требования по сохранности информации при авариях соответствуют аналогичным требованиям СИСТЕМЫ.
      

10. Требование по приспособляемости системы при изменениях окружения разработки

    1. 
       При появлении новых пользователей СИСТЕМЫ должен быть сохранен стандартный функционал системы по подключению пользователей и выдаче им прав доступа для работы с подсистемами СЭДД.