Новосибирской области пояснительная записка

Создание БД «Учет корреспонденции»

1. Общие сведения о БД «Учет корреспонденции»

1. 
   Общее описание
   

1. 
   Создание и хранение карточек учета входящей, исходящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в подсистеме «СМ-Делопроизводство».
   
2. 
   Учет исходящей корреспонденции регистрируемой в БД ИсхД, ОРД, ВнД.
   
3. 
   Поиск и просмотр информации о рассылке и доставке корреспонденции.
   
4. 
   Создание и печать отчетов.
   
5. 
   Автоматизированное формирование печати адресных данных на конвертах.
   

1. 
   Карточка учета корреспонденции предназначена для хранения информации о входящей, исходящей корреспонденции не подлежащей регистрации в подсистеме «СМ-Делопроизводство».
   
2. 
   Каждая карточка учета должна содержать информацию только об одном документе и одном адресате.
   
3. 
   При создании новой учетной карточки корреспонденции ответственный специалист канцелярии должен иметь возможность выбрать тип документа «входящий» или «исходящий».
   
4. 
   Карточка учета корреспонденции состоит из следующих полей:
   

3. 
   Действия из карточки учета корреспонденции.
   
   1. 
      Сохранить.
      
   2. 
      Закрыть.
      
   3. 
      Редактировать.
      
   4. 
      Новый как копия.
      
   5. 
      Печать.
      
4. 
   Действие «Новый как копия»
   
   1. 
      Действие «Новый как копия» используется в том случае, когда один документ рассылается нескольким адресатам.
      
   2. 
      По нажатию на кнопку «Новый как копия» дублируется карточка учета корреспонденции, из которой была нажата данная кнопка.
      
   3. 
      В карточке - копии должно оставаться пустым поле «Адресат».
      

1. 
   Действие «Печать» используется для печати адресных данных на конверте и печати данных по учету корреспонденции.
   
2. 
   Для сотрудника канцелярии должна быть возможность указать несколько номеров документов на одном конверте (действие «печать в один конверт»).
   
3. 
   Действие «Печать в один конверт» используется только в том случае, когда одному адресату направляют несколько документов одним конвертом.
   
4. 
   Для печати нескольких номеров на одном конверте ответственный сотрудник канцелярии помечает в журнале регистрации перечень документов, которые необходимо вложить в один конверт и нажимает кнопку «Печать\Печать в один конверт».
   
5. 
   Для печати конверта по одному документу ответственный сотрудник канцелярии выделяет необходимый документ в «журнале регистрации» и нажимает кнопку «Печать\Печать».
   
6. 
   Печатная форма конверта приведена в приложении 7.7.
   
7. 
   Для печати данных по учету корреспонденции сотрудник канцелярии выделяет необходимый документ и нажимает кнопку «Печать\Учетной карточки».
   
8. 
   Печатная форма по учетным данным корреспонденции должна содержать поля:
   

1. 
   «Журнал регистрации\Входящая корреспонденция\по дате учета»
   
2. 
   Представление предназначено для отображения учетных карточек входящей корреспонденции с группировкой по дате учета.
   
3. 
   Отображаемые поля:
   

4. 
   «Журнал регистрации\Входящая корреспонденция\по дате документа»
   
5. 
   Представление предназначено для отображения учетных карточек входящей корреспонденции с группировкой по дате документа.
   
6. 
   Отображаемые поля:
   

7. 
   «Журнал регистрации\Входящая корреспонденция\по корреспонденту»
   
8. 
   Представление предназначено для отображения учетных карточек входящей корреспонденции с группировкой по корреспонденту.
   
9. 
   Отображаемые поля:
   

10. 
    «Журнал регистрации\Входящая корреспонденция\по адресату»
    
11. 
    Представление предназначено для отображения учетных карточек входящей корреспонденции с группировкой по адресату.
    
12. 
    Отображаемые поля:
    

13. 
    «Журнал регистрации\Исходящая корреспонденция\по дате учета»
    
14. 
    Представление предназначено для отображения учетных карточек исходящей корреспонденции с группировкой по дате учета.
    
15. 
    Отображаемые поля:
    

16. 
    «Журнал регистрации\Исходящая корреспонденция\по дате документа»
    
17. 
    Представление предназначено для отображения учетных карточек исходящей корреспонденции с группировкой по дате документа.
    
18. 
    Отображаемые поля:
    

19. 
    «Журнал регистрации\Исходящая корреспонденция\по корреспонденту»
    
20. 
    Представление предназначено для отображения учетных карточек исходящей корреспонденции с группировкой по корреспонденту.
    
21. 
    Отображаемые поля:
    

22. 
    «Журнал регистрации\Исходящая корреспонденция\по адресату»
    
23. 
    Представление предназначено для отображения учетных карточек исходящей корреспонденции с группировкой по адресату.
    
24. 
    Отображаемые поля:
    

6. 
   Поиск
   
   1. 
      В БД «Учет корреспонденции» должен быть реализован полнотекстовый поиск по полям, содержащимся в карточке учета корреспонденции.
      
   2. 
      В базах данных ИсхД, ВнД, ОРД в поисковую форму должны быть добавлены параметры поиска «по виду отправки», «по дате учета».
      

2. Учет исходящей корреспонденции регистрируемой в БД ИсхД, ОРД, ВнД.

1. 
   Общее описание
   

1. 
   Учитываемый список рассылки документа должен создаваться на вкладке «Отправка» регистрационной карточки документа в БД ИсхД, ВнД, ОРД.
   
2. 
   Специалист производящий учет корреспонденции должен иметь Notes-роль (send…).
   
3. 
   Документы, обработанные специалистом с Notes-ролью (send…) должны попадать в представление «Учет корреспонденции».
   
4. 
   Вкладка «Отправка должна содержать блоки «Отправка в бумажном виде» и «Отправка в электронном виде».
   
5. 
   Блок «Отправка в бумажном виде» должен содержать следующие поля:
   

6. 
   Блок «Отправка в электронном виде» должен содержать следующие поля:
   

7. 
   Для рассылки исходящей корреспонденции ответственный специалист сверяет с бумажным носителем созданный исполнителем список рассылки в регистрационной карточке документа или создает его самостоятельно.
   

2. 
   Представления «Учет корреспонденции»
   

1. 
   Базы данных ИсхД, ВнД, ОРД должны содержать представления «Учет корреспонденции» с группировкой «по дате учета» и группировкой «по виду отправки»
   
2. 
   .Представление «Учет корреспонденции\по дате учета» предназначено для отображения учетных карточек исходящей корреспонденции с группировкой по дате учета.
   
3. 
   Отображаемые поля:
   

4. 
   Представление «Учет корреспонденции\по виду отправки» предназначено для отображения учетных карточек исходящей корреспонденции с группировкой по виду отправки.
   
5. 
   Отображаемые поля:
   

3. 
   «Печать конвертов» и данных по учету корреспонденции
   

1. 
   Действие «Печать конвертов» и данных по учету корреспонденции для документов регистрируемых в подсистеме «СМ – Делопроизводство» должно быть доступно из представления «Учет корреспонденции».
   
2. 
   Действие «Печать конвертов» используется для печати адресных данных на конверте.
   
3. 
   Действие «Печать конвертов» и данных по учету корреспонденции должно выполняться в соответствии с пунктом 5.3.1.1.5.
   

3. Отчетность

1. 
   Общее описание
   

2. 
   Отчет «Справка о работе канцелярии с входящей корреспонденцией, не подлежащей регистрации (на дату)»
   
   1. 
      В отчет включается информация о суммарном количестве входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации с группировкой по виду документа нарастающим итогом за год на выбранную пользователем дату (см. приложение 7.9.).
      
   2. 
      Отчет так же содержит суммарное количество входящей корреспонденции за предыдущий год.
      
   3. 
      Отчет содержит колонки: «вид документа» и «количество».
      
3. 
   Отчет «Месячный отчет по входящей корреспонденции»
   
   1. 
      В отчет включается информация о суммарном количестве входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации за месяц с группировкой по виду документа (см. приложение 7.10.).
      
   2. 
      Перед построением отчета пользователь должен указать отчетный месяц.
      
   3. 
      Отчет содержит колонки: «вид документа» и «количество».
      
4. 
   Отчет «Справка о работе канцелярии с исходящей корреспонденцией (на дату)»
   

1. 
   Отчет должен содержать сводную информацию по документам подлежащим учету из БД ИсхД, ВнД, ОРД, Учет корреспонденции (см. приложение 7.11.).
   
2. 
   В отчет включается информация о суммарном количестве исходящей корреспонденции с группировкой по виду документа, нарастающим итогом за год на выбранную пользователем дату.
   
3. 
   Отчет так же содержит суммарное количество исходящей корреспонденции за предыдущий год.
   
4. 
   Отчет содержит колонки:
   

5. 
   Отчет «Список телеграмм, переданных 99 почтовым отделениям за период»
   

1. 
   В отчет включается информация о количестве телеграмм, переданных почтовыми отделениями нарастающим итогом за год на выбранную пользователем дату. Отчет группируется по дате отправки (см. приложение 7.12.).
   
2. 
   Отчет содержит колонки: «дата», «номер», «адрес», «адресат», «количество экземпляров».
   

6. 
   Отчет «По оплате корреспонденции депутатов государственной Думы»
   

1. 
   В отчет включается информация о стоимости корреспонденции, отправленной депутатами. Отчет группируется по фамилиям Депутатов (см. приложение 7.13.).
   
2. 
   Отчет содержит колонки: «фамилия», «сумма».
   

7. 
   Отчет «Сводный за неделю»
   

1. 
   В отчет включается информация о количестве входящей и исходящей корреспонденции за неделю. Отчет группируется по виду отправки и доставки корреспонденции (см. приложение7.14.)
   
2. 
   Отчет должен содержать поля:
   

8. 
   Отчет «Входящие и исходящие с темпом роста».
   

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве входящих и исходящих документов, поступившим сотрудникам Администрации и ИОГВ на исполнение за определенный период, а так же получение динамики темпа роста по сравнению с предыдущим годом.
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период по дате регистрации документов, которые должны попадать в отчет.
   
3. 
   В отчете по входящим и исходящим документам должно отображаться суммарное количество карточек документов за текущий и предыдущий год.
   
4. 
   Отчет должен выводиться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
5. 
   Отчет должен содержать следующую информацию (См Приложение 7.15):
   

9. 
   Отчет «О количестве созданных документов».
   

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве созданных входящих и исходящих документов Канцелярией и ИОГВ за определенный период.
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период по дате регистрации документов, которые должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчет должен содержать следующую информацию (См Приложение 7.16):
   

• 
  за период
  

• 
  Входящие;
  
• 
  Исходящие;
  

• 
  c начала года
  

• 
  Входящие;
  
• 
  Исходящие;
  

• 
  за период
  

• 
  Входящие;
  
• 
  Исходящие;
  

• 
  c начала года
  

• 
  Входящие;
  
• 
  Исходящие;
  

10. 
    Отчет «Исполнение документов и поручений Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области в администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и исполнительных органах государственной власти Новосибирской области за период».
    

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве исполненных и неисполненных документов и поручений Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области в администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и исполнительных органах государственной власти Новосибирской области за определенный период с детализацией по исполнителям.
   
2. 
   Отчет должен выводить таблицу, построенную на основании записей контрольных карточек заданий из представления «статистика по виду документов».
   
3. 
   Перед запуском отчета пользователь должен открыть profile (См. Приложение 7.17), нажав кнопку «Настройки» и заполнить список «Список ответственных зам. главы и руководителей структурных подразделений АНО (для отчета)» и «Список ответственных руководителей исполнительных органов гос. власти (для отчета)». Сохранить внесенные данные.
   
4. 
   Пользователь должен иметь возможность строить отчет не по одному руководителю, а по руководителю и списку заместителей или ранее работавших на месте руководителя.
   
5. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
6. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
7. 
   Отчет строится с разбивкой по видам документов, данные по каждому виду документа заполняются на отдельной странице. Отчет должен иметь следующий перечень страниц (См. Приложение 7.17):
   

• 
  Президент – входящие документы из категорий
  

• 
  Правительство – документы из категории «Правительственные документы» вид документа «Постановления Правительства РФ» с регистрационным номером РКК №/08, все документы из категории «Правительственные документы» кроме документов с регистрационным номером РКК №/12, №/02, №/01;
  
• 
  Правовые акты – правовые акты из БД «Документы»;
  
• 
  Поручения Губернатора (ОРД нужно переименовать на «Поручения Губернатора») – поручения Губернатора;
  
• 
  Входящие – документы из категории «Входящие»;
  
• 
  Сводный – итоговая таблица.
  

11. 
    Отчет «Количество правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за период».
    

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве подготовленных Приказов и правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за определенный период с детализацией по руководителям и его исполнителям.
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчет должен содержать информацию, указанную в Приложении 7.18. Раздел «исполнитель» должен отражать информацию не только по ФИО руководителей (исполнителей) , но и с учетом делопроизводственных индексов ОИОГВ и структурных подразделений администрации.
   

12. 
    Отчет «Количество израсходованной бумаги за период».
    

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве израсходованной бумаги за определенный период с детализацией по заказчику.
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчет должен содержать информацию, указанную в Приложении 7.19. Раздел «заказчик» должен отражать информацию не только по ФИО руководителей (исполнителей), но и учитывать делопроизводственные индекс ОИОГВ и структурных подразделений администрации.
   

13. 
    Отчет «Количество правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года». Раздел «исполнитель» должен отражать информацию не только по ФИО руководителей (исполнителей), но и делопроизводственные индексы ОИОГВ и структурных подразделений администрации.
    

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года.
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчет должен содержать информацию, указанную в Приложении 7.20.
   

14. 
    Отчет «Объём правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (страниц)».
    

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве страниц правовых актов, подготовленных структурными подразделениями администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области и областными исполнительными органами государственной власти Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (страниц).
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчет должен содержать информацию, указанную в Приложении 7.21.
   

15. 
    Отчет «Количество приказов, подготовленных министерством юстиции Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (штук)».
    

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве приказов, подготовленных министерством юстиции Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (штук).
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчет должен содержать информацию, указанную в Приложении 7.22.
   

16. 
    Отчет «Объём приказов, подготовленных министерством юстиции Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (страниц)».
    

1. 
   Отчет предназначен для получения информации о количестве страниц приказов, подготовленных министерством юстиции Новосибирской области за период в соотношении с аналогичным периодом предыдущего года (страниц).
   
2. 
   Перед запуском отчета пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчет должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчет должен содержать информацию, указанную в Приложении 7.23.
   
5. 
   Создать возможность построения перечня поступивших проектов.
   

17. 
    Отчёт «Информация об обращениях граждан, объединений граждан и организаций, поступивших в администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области»
    

1. 
   Отчёт предназначен для получения информации о количестве, тематике и способах обращения граждан, поступивших в администрацию Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области за указанный период.
   
2. 
   Перед запуском отчёта пользователь должен указать период, за который контрольные карточки должны попадать в отчет.
   
3. 
   Отчёт должен выдаваться в виде файла в формате MS EXCEL.
   
4. 
   Отчёт должен содержать информацию, указанную в Приложении 7.25.