В подсистеме «СМ-Делопроизводство» Доработка функционала БД «ОРД» в части обеспечения требований к подготовке правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области
Общее описание
При подготовке правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, помимо базовых операций «согласование», «подписание», «регистрация», «исполнение», - существует еще одна операция "отправка в отдел подготовки" (приложение 7.24)
5.2.1.1.2 Сотрудники отдела проводят лингвистическую экспертизу, корректируют документ, визируют у Министра юстиции и в дальнейшем либо возвращают его исполнителю, либо передают на обсуждение на заседании Правительства НСО, либо передают на подпись Губернатора Новосибирской области или первого заместителя Губернатора Новосибирской области, либо передают на регистрацию, или регистрируют его самостоятельно.
Основные требования к процессу
Должна быть возможность направить проект РКК в отдел подготовки документов и уведомить о поступлении документа
Система должна фиксировать дату отправки/получения документа.
У сотрудников отдела подготовки должна быть возможность редактировать проект
У сотрудников отдела подготовки должна быть возможность отправить проект на согласование (визирование)
Должна быть возможность вернуть документ с возможностью описания причины и фиксации даты возврата.
Возвращенный документ должен быть в особом представлении ОРД "Возврат", не среди прочих проектов.
У сотрудников отдела подготовки должна быть возможность установки статуса проекта ПА по кнопке «Изменить статус».
В поле статус должны быть доступны отображения следующих статусов:
Принят в ОПД;
Возврат на доработку;
Передан на Правительство;
Отправлен на подпись;
Отклонён;
Снят;
Подписан;
Правовой акт.
По кнопке «Изменение статуса» должны быть доступны следующие виды статусов:
Возврат на доработку;
Передан на Правительство;
Отправлен на подпись;
Отклонён;
Снят.
Статус «Принят в ОПД» проставляется автоматически при передаче исполнителем проекта ПА в ОПД.
Статус «Подписан» проставляется автоматически после подписания проекта ПА, и не может быть изменен вручную.
Статус «Правовой акт» проставляется автоматически после присвоения регистрационного номера, и не может быть изменен вручную.
Сотрудник ОПД может начать работу с проектом, с устной санкции начальника ОПД. Для этого он должен по кнопке «В отдел подготовки» направить документ в ОПД.
Операция отправки проекта правового акта в отдел подготовки и получение возврата должна быть доступна как в Lotus Notes, так и Web - клиенте.
Схема процесса
Исполнитель готовит проект ПА в БД ОРД.
Исполнитель согласовывает его с профильными министерствами, заместителями Губернатора, курирующими данные направления.
После согласования исполнитель направляет проект ПА на юридическую и антикоррупционную экспертизу с приложением протоколов разногласий если они имеются.
Система формирует уведомление на начальника ОПД о направлении проекта ПА.
Система Фиксирует в истории проекта ПА дату и время отправки проекта ПА в ОПД.
Система закрывает доступ на редактирование документа исполнителю, и автоматически проставляет в поле статус значение «Принят в ОПД».
Сотрудник ОПД проверяет правильность заполнения проекта ПА, корректирует его при необходимости.
Сотрудник ОПД отправляет итоговый вариант проекта ПА на визирование Министру Юстиции, в зависимости от вида документа согласование, либо на подписание.
В случае успешного визирования проект ПА или отправляется на подпись Губернатору или первому заместителю Губернатора, либо регистрируется сотрудниками отдела подготовки (при наличие прав делопроизводителя).
В случае подписания документа Губернатором или его первым заместителем, документ, регистрируется сотрудниками отдела подготовки (при наличие прав делопроизводителя), либо направляется на регистрацию.
В случае если документ требуется вынести на обсуждение на заседании Правительства, сотрудник ОПД вручную проставляет статус «Передан на Правительство».
В случае положительного решения, сотрудник ОПД отправляет документ на подпись Губернатору, в случае отрицательного решения или снятия проекта ПА с повестки заседания правительства, сотрудник ОПД делает возврат.
При регистрации подписанного проекта ПА Система: Присваивает номер и дату РКК в СЭДД. Направляет уведомление исполнителю о регистрации.
В случае отрицательной визы Министра юстиции, отклонения с подписи Губернатором или отрицательного решения Правительства сотрудник ОПД производит возврат документа.
Сотрудник нажимает в РКК кнопку «Возврат» и вносит в появившемся диалоговом окне причину возврата, в том числе отказа в подписи.
Система фиксирует в документе причину и дату возврата, сохраняет документ в отдельном представлении ОРД «Возврат», и направляет уведомление исполнителю о возврате документа.
Сотрудник ОПД выводит зарегистрированный документ на бумажном носителе для подписания Губернатором, или министром юстиции, или руководителем администрации.
При распечатывании документа Система формирует шаблон титульного листа ПА куда добавляет реквизиты: герб, наименование органа власти, дата, номер (в соответствии с требованиями Инструкции).
Сотрудник ОПД производит рассылку зарегистрированного документа согласно списку рассылки. Список рассылки составляется на стадии подготовки проекта ПА и направляется вместе с проектом в ОПД. Замечания по рассылке документа направляются исполнителю вместе с замечаниями по содержанию проекта ПА.
Сотрудник ОПД производящий рассылку зарегистрированного документа, должен иметь возможность выведения списка рассылки на бумажный носитель в табличной форме для оформления доставки адресатам из сторонних организаций.
Требуется реализация механизма рассылки ПА в правовые базы (Гарант, Консультант, и т.п.), по аналогии со старой версией хранилища ПА БД «Документы»
Особая рассылка по ДСП. Нужны предложения по модификации механизма рассылки ОРД документов, для частичной рассылки текста ОРД документа в случае нежелательного доступа ко всему содержанию текста.
Система должна обладать возможностью задания ручного номера ПА
Доработки БД ОРД в Lotus
В классификаторах БД ОРД создается классификатор «Признак документа», в котором добавляется признак «Является ПА»
В классификаторах БД ОРД задается группа доступа для сотрудников ОПД, которые могут обрабатывать данный вид документов. Сотрудники выбираются из БД «Структура Организации».
Должен быть создан агент обновления ФИО для списков сотрудников ОПД в классификаторах.
Для сотрудников ОПД должна быть добавлена кнопка «Изменить статус».
При изменении статуса проекта всем участникам подготовки, в том числе и исполнителям, кроме подписывающих, система должна формировать уведомления.
В карточку РКК «ОРД» должны быть добавлены новые поля:
для хранения признака Является НПА (Признак документа);
списка сотрудников ОПД;
истории изменения проекта ПА, куда записываются в том числе изменения статусов проекта ПА в ОПД, времени передачи/возврата и причины возврата (видимы, если документ имеет признак «Является ПА»);
При изменении поля хранения признака документа в карточке РКК на «Является ПА» новые поля должны автоматически заполняться. Список сотрудников ОПД берется из классификатора.
Добавляется кнопка для исполнителей: «В отдел подготовки». При нажатии этой этой кнопки, система должна сформировать уведомление и открыть доступ на редактирование сотрудникам ОПД, указанным для данного вида документа, установить документу статус «Принят в ОПД», закрыть доступ на редактирование исполнителю и делопроизводителям, зафиксировать факт передачи в истории документа. Кнопка доступна, только если документ имеет признак «Является ПА».
Если проект ПА имеет признак «Является ПА», то в зависимости от статуса передачи в ОПД должны скрываться/отображаться кнопки Регистрация, Согласование, На подпись и т.п. для исполнителя, делопроизводителей, сотрудников ОПД.
Если проект ПА не обрабатывался сотрудником ОПД или он возвращен, то он не может быть зарегистрирован.
Агенты обновления ФИО и доступа, выравнивания доступа должны учитывать новые статусы проекта ПА / документа и необходимость обновления списка редакторов. Например, если документ в ОПД, то нет доступа у исполнителя/делопроизводителей; если документ не имеет статусов указывающих на нахождение документа в ОПД, то нет доступа у сотрудников ОПД и т.д.)
Добавляется кнопка «Возврат» для сотрудников ОПД, по нажатию которой, появляется диалоговое окно, где сотрудник ОПД указывает причины возврата. Факт возврата фиксируется в истории документа, отправляется уведомление исполнителю, изменяются права доступа.
Если проект ПА имеет признак «Является ПА», то при регистрации документа исполнителю отправляется уведомление о регистрации. Документ может быть зарегистрирован сотрудником ОПД, если он является делопроизводителем, либо соответствующими делопроизводителями после успешной обработки проекта ПА сотрудниками ОПД (подписания Губернатором).
После регистрации документу присваивается статус «Правовой акт».
Добавляется представление «Возврат»
Добавляется представление «По статусу» с подкатегорией отбора «По времени и по статусу»).
Необходимо реализовать систему поиска документов как на этапе проекта, так и на этапе зарегистрированного ПА. Поиск по различным параметрам в базе возврата, в базе проектов, в базе подписанных правовых актов (по видам, датам, исполнителям, ключевым словам (в том числе в заголовке и в тексте), по темам, по подписи, т.е по всем полям карточки, а также поиск в архивных базах).
Доработки БД ОРД для Web – интерфейса.
Добавить в веб-интерфейсе возможность отправки проекта «ОРД» в отдел подготовки – по кнопке «Отправить \ В отдел подготовки».
Если проект ОРД имеет признак «Является ПА», то в веб интерфейсе, в РКК, должны отображаться статусы процесса подготовки:
для документов, отправленных в отдел подготовки - статус «В отделе подготовки»
для документов, возвращенных отделом подготовки - статус «Возвращен»
Для возвращенных проектов добавить рядом со статусом отображение текстового комментария, который вводится сотрудником ОПД при возврате.
Добавить в веб интерфейсе - отображение представления для возвращенных проектов ОРД\Проекты\Возврат.
Отображать в веб-интерфейсе уведомления о возврате документов.
|
