2.Работа с отчетными формами 2.1.Заполнение форм 2.1.1.Открытие формы
Для открытия формы в Главном окне Системы необходимо:
Двойным нажатием по ярлыку «Список отчетных форм» на рабочем столе пользователя открыть вкладку «Отчетные формы» (Рис. 10);
Рис. 10. Вкладка «Отчетные формы»
В выпадающем списке отчетных периодов (1) выбрать интересующий период;
Пример.
«Октябрь 2014 г.»
Выбор необходимого отчетного периода осуществляется двумя способами:
Поиском в выпадающем списке;
С помощью функции «Фильтр».
При нажатии на кнопку  открывается окно «Фильтр отчетных периодов», в котором необходимо задать критерии, по которым будет осуществляться фильтрация (Рис. 11):
«С» - дата начала действия периода указывается вводом значений вручную либо при помощи встроенного календаря;
«По» - дата окончания действия периода указывается вводом значений вручную либо при помощи встроенного календаря;
«Профиль» - выбирается из выпадающего списка;
«Наименование элемента цепочки» - текстовое поле ввода;
«Наименование формы» - текстовое поле ввода;
«Тип периода» (годовой, полугодовой, квартальный, месячный, недельный, разовый) - выбирается проставлением «флажков».
Рис. 11. Фильтр отчетных периодов
Далее в цепочке сдачи отчетности (2) выбрать название учреждения;
После чего в области «Список отчетных форм» (3) двойным нажатием левой кнопки мыши выбрать интересующую строку (Рис. 12).
Рис. 12. Открытие отчетной формы
Для быстрого поиска учреждений в цепочке сдачи отчетности (2) предусмотрена кнопка  , при нажатии на которую открывается окно «Фильтр учреждений»
(Рис. 13).
Рис. 13. Окно «Фильтр учреждений»
Затем следует установить переключатель на интересующий параметр поиска («По наименованию», «По ИНН» или «По КПП») и нажать кнопку «Применить», после чего в области «Результат поиска» отобразятся подходящие учреждения.
Для того чтобы открыть интересующую форму, можно также воспользоваться функцией поиска отчетной формы (Рис. 14).
Рис. 14. Функция «Поиск отчетной формы»
При нажатии на кнопку «Поиск отчетной формы» открывается окно, содержащее следующие поля:
«Наименование или код формы» - текстовое поле ввода. Необязательное для заполнения;
«Отчетный период» - поле заполняется установкой «флажка» в поле значения интересующего отчетного периода. Необязательное для заполнения;
«Наименование компонента» - текстовое поле ввода. Необязательное для заполнения.
Важно!
Для вывода результата необходимо, чтобы хотя бы 2 поля были заполнены.
Затем следует нажать кнопку «Поиск», в результате чего отобразится список отчетных форм, удовлетворяющих параметрам запроса (Рис. 15).
Рис. 15. Поиск отчетной формы
2.1.2.Заполнение «шапки» отчетной формы
Заполнение в «шапке» федеральных отчетных форм полей «Наименование отчитывающейся организации», «Почтовый адрес», «ОКПО», «ИНН» и других реквизитов организаций происходит при помощи загрузки сведений, указанных в разделе «Мое учреждение». Редактирование этих сведений осуществляется в меню управления, пункт [Пользователь/ Мое учреждение] (подробнее см. п. 1.4 настоящей инструкции) (Рис. 16).
Рис. 16. «Шапка» федеральной отчетной формы
2.1.3.Заполнение таблиц отчетной формы
Большинство вкладок отчетных форм содержит либо статическую таблицу формы, либо динамическую таблицу (субтаблицу) формы.
В статических таблицах поля, выделенные желтым цветом — поля ввода значений (1) подлежат заполнению вручную, вводом значений с клавиатуры. Поля, выделенные синим цветом — автоблоки (2) и поля, выделенные белым цветом, не подлежат редактированию (Рис. 17). Если в ячейке предусмотрен какой-то определенный формат вводимых данных, то при наведении курсора на ячейку она подсвечивается как всплывающая подсказка-шаблон пользователю. Значения автоблоков высчитываются Системой на основании формул.
Рис. 17. Окно просмотра отчетной формы. Таблица формы
Заполнение динамических таблиц (субтаблиц) (Рис. 18) производится после нажатия кнопки «Строки» (3) или после выбора из набора закладок закладки, состоящей исключительно из динамической таблицы. Информация в субтаблице представлена в виде списка. Редактирование субтаблиц осуществляется при помощи панели инструментов, расположенной над таблицей:
Рис. 18. Окно динамической таблицы
[Добавить]  - добавить одну строку;
[Добавить/ Добавить несколько строк]  - добавить несколько строк в таблицу;
[Строки]  - позволяет выполнить следующие действия над строками:
[Свернуть] - свернуть строку;
[Дублировать выделенные] - дублировать выделенные строки.
[Удалить]  - удалить строку.
Контекстное меню субтаблицы содержит пункты:
Пункт [Показать историю сборки/ Для текущей ячейки] предназначен для просмотра истории сборки текущей ячейки;
Пункт [Показать историю сборки/ Для всей строки] предназначен для просмотра истории сборки всей строки.
Если в ячейке субтаблицы предусмотрен какой-то определенный формат вводимых данных, то при наведении курсора на ячейку она подсвечивается как всплывающая подсказка-шаблон пользователю.
После заполнения субтаблицы для сохранения введенных данных необходимо нажать на кнопку «Применить и закрыть», для обновления полей формы следует нажать кнопку «Пересчитать». Если будет нажата кнопка «Отмена», то закрытие формы произойдет без сохранения внесенных данных.
Если в субтаблице имеются неверно введенные данные (например, данные не прошли сверку с классификатором) или произошло дублирование строк, то при сохранении субтаблицы Система выдаст сообщение об ошибке с выводом протокола на экран. В самой субтаблице ячейки с неверно введенными данными будут выделены красным цветом, повторяющиеся строки - зеленым.
2.1.4.Работа с обработками
Пункт меню [Обработки] формируется администратором Системы для каждой формы и предназначен для проведения в форме тех или иных дополнительных действий (подробнее работа с данным функционалом описана в технологических инструкциях по работе с отчетными формами модулей, работающих на «Платформе БАРС») (Рис. 19).
Рис. 19. Пункт меню [Обработки]
2.1.5.Формирование печатных форм
Для просмотра заполненного бланка отчетной формы или вывода его на печать на панели инструментов необходимо раскрыть пункт [Печатные формы] (Рис. 20).
Рис. 20. Печать отчетной формы
После чего пользователю будет предложено открыть или сохранить сформированный отчет в формате *.xls или *.doc (Рис. 21).
Рис. 21. Печатная форма
После открытия печатной формы в формате *.xls\*.doc она может быть распечатана и сохранена при нажатии соответствующих кнопок на панели инструментов ПО «Microsoft Excel».
Также открыть печатную форму можно при помощи панели инструментов окна «Список текущих отчетных форм». Предварительно в списке текущих отчетных форм необходимо указать ту, по которой необходимо сформировать печатную форму, на панели инструментов выбрать пункт [Печатные формы/Название печатной формы] (Рис. 22).
Рис. 22. Панель инструментов области «Список текущих отчетных форм»
Далее печатная форма может быть открыта для просмотра, сохранена и распечатана.
2.1.6.Справка по работе с отчетными формами
Пункт [Информация/Справка] позволяет получить справку по заполнению отчетной формы, пункт [Информация/Информация о форме] позволяет посмотреть информацию о форме: код, дату начала действия и дату окончания действия, отчетный период, компонент, учреждение, родительское учреждение, историю изменений (Рис. 23, Рис. 24).
Рис. 23. Пункты [Информация о форме] и [Справка]
Рис. 24. Информация о форме
2.1.7.Работа со справочниками Системы
Работа со справочниками Системы при заполнении отчетных форм происходит по следующему алгоритму:
Нажатием левой кнопки мыши активизировать заполняемое поле (Рис. 25);
Рис. 25. Выбор поля для заполнения
Открыть справочник нажатием на кнопку  ;
Выбрать подходящий параметр;
Нажать на кнопку «Выбрать», в результате чего он будет занесен в поле отчетной формы;
Нажать на кнопку панели инструментов «Пересчитать», после чего продолжить заполнение формы (Рис. 26).
Рис. 26. Справочник Системы
Поиск записи в справочнике осуществляется вводом нужного наименования (или части наименования) в поисковой строке. Также поиск можно осуществлять по коду записи. После ввода искомого значения необходимо нажать на значок  . Тогда в списке записей нужная строка будет выделена цветом. Для передвижения по найденным записям, удовлетворяющим условию поиска, предназначены кнопки «Предыдущее» и «Следующее» (Рис. 27).
Рис. 27. Поиск записи в справочнике
Действия по формированию справочников Системы подробно описаны в документе «БАРС.Web-Своды.Руководство администратора», п. 5.
2.1.8.Формирование сводной формы
Функция формирования сводной формы доступна пользователям главных учреждений, принимающих отчетность. Для сборки сводной необходимо выбрать пункт меню [Собрать сводную] (Рис. 28).
Рис. 28. Пункт меню [Собрать сводную]
В окне «Список исходных форм» следует проставить «флажки» напротив тех учреждений, которые будут участвовать в сборке сводной, и нажать на кнопку «ОК» (Рис. 29).
Рис. 29. Окно «Список исходных форм»
В случае успешного проведения операции сборки сводной отчетной формы на экране монитора появится соответствующее сообщение Системы (Рис. 30).
Рис. 30. Завершение сборки сводной
Чтобы осуществить просмотр истории сборки сводной формы, требуется вызвать контекстное меню формы, нажав правой кнопкой мыши в поле таблицы отчетной формы (Рис. 31).
Рис. 31. Контекстное меню сводной формы
Контекстное меню таблиц имеет вид:
Пункт [Показать историю сборки/Для текущей ячейки] предназначен для просмотра истории сборки текущей ячейки;
Пункт [Показать историю сборки/Для всей строки] предназначен для просмотра истории сборки текущей строки;
Пункт [Показать историю сборки/Для всей таблицы] предназначен для просмотра истории сборки всей таблицы.
В зависимости от выбранного пункта пользователю будет представлено окно с историей сборки сводной (Рис. 32).
Рис. 32. Окно «История сборки сводной по таблице»
2.1.9.Импорт/экспорт данных отчетных форм
Функция импорта позволяет загружать в Систему данные из различных форматов. Данный функционал доступен при помощи меню отчетной формы
(Рис. 33):
Рис. 33. Импорт отчетной формы
Пункт [Импорт данных/ Импорт данных из формата Барс.Web-Своды] предназначен для импорта данных отчетной формы из формата Web-Сводов. После выбора данного пункта открывается окно «Импорт данных из формата БАРС.Web-Своды», в котором при помощи кнопки «Обзор» следует выбрать файл для импорта и нажать на кнопку «Выполнить импорт» (Рис. 34);
Рис. 34. Окно «Импорт данных из формата БАРС.Web-Своды»
Пункт [Импорт данных/ Импорт Абонентского пункта] предназначен для импорта данных отчетной формы из формата *.xls. Импорт данных осуществляется аналогично импорту данных из формата Web-Своды.
Функция экспорта позволяет выгружать из Системы данные различных форматов. Данная функция доступна при помощи меню отчетной формы (Рис. 35):
Рис. 35. Экспорт отчетной формы
Пункт [Экспорт данных/ Экспорт данных в формат Барс.Web-Своды] предназначен для экспортирования данных отчетной формы в файл формата *.xml. После выбора данного пункта меню открывается окно «Открытие...», в котором следует выбрать пункт «Сохранить файл» и нажать на кнопку «ОК» (Рис. 36). Данные экспортированного отчета затем можно загрузить в форму такого же типа. Например, если необходимо скопировать форму из одного учреждения в другое, скопировать форму из одного отчетного периода в другой и т п.;
Рис. 36. Сохранение выгружаемого файла
Пункт [Экспорт данных/ Экспорт Абонентского пункта] предназначен для экспорта данных отчетной формы в формат *.xls. Экспорт данных осуществляется аналогично экспорту данных в формат Web-Своды.
Также экспорт данных отчетных форм можно осуществить при помощи панели инструментов списка текущих отчетных форм. Для этого во вкладке «Отчетные формы» из предложенного списка необходимо выбрать наименование отчетной формы, после чего на панели инструментов выбрать пункт [Экспорт данных/ Экспорт Абонентского пункта] или [Экспорт данных/ Экспорт данных в формат Барс.Web-Своды] (Рис. 37). После выбора данного пункта открывается окно «Открытие…», в котором следует выбрать пункт «Сохранить файл» и далее нажать на кнопку «ОК».
Рис. 37. Экспорт данных при помощи панели инструментов списка текущих отчетных форм
Массовый экспорт данных отчетных форм осуществляется следующим образом:
Во вкладке «Отчетные формы» из предложенного списка выбрать отчетные формы, удерживая клавишу ;
Выбрать пункт панели инструментов [Экспорт данных/ Экспорт Абонентского пункта] или [Экспорт данных/ Экспорт данных в формат Барс.Web-Своды];
В окне «Открытие…» выбрать пункт [Сохранить файл] и указать каталог, в который будет сохранен сформированный zip-архив;
Перед тем как приступить к работе с выгруженными данными, извлечь файлы в формате *.xls из zip-архива.
2.1.10.Работа с архивами
Работа с архивами позволяет сохранять данные отчетной формы в архив и загружать сведения из архива в Систему. Данный функционал доступен при помощи меню отчетной формы (Рис. 38).
Рис. 38. Пункт меню [Архивы данных]
После выбора пункта меню [Архивы данных] открывается окно «Архивы данных отчетной формы», на панели инструментов которого расположены следующие элементы:
Кнопка «Сохранить» - предназначена для сохранения данных отчетной формы в архив, после нажатия на данную кнопку открывается окно «Наименование архива», в котором необходимо указать название создаваемого архива и нажать на кнопку «ОК» (Рис. 39);
Рис. 39. Создание архива
Кнопка «Загрузить» - предназначена для загрузки в Систему данных из архива. Для загрузки одного или нескольких архивов в форму следует в окне «Архивы данных отчетной формы» проставить «флажки» напротив тех элементов списка, которые подлежат загрузке, после чего нажать кнопку «Загрузить» (Рис. 40);
Рис. 40. Загрузка архива
В случае согласия необходимо продолжить загрузку, нажав на кнопку «ОК» в информационном сообщении, предупреждающем о полной замене данных на новые и потере старых сведений (Рис. 41).
Рис. 41. Информационное сообщение
2.1.11.Восстановление данных из резервной копии
В случае возникновения аварийной ситуации в момент заполнения отчетной формы в Системе предусмотрена функция автосохранения данных в кэш каждый 5 минут с возможностью восстановления данных. Для этого следует открыть отчетную форму и выбрать пункт [Меню/Восстановление данных] (Рис. 42).
Рис. 42. Пункт [Восстановление данных]
После чего откроется окно «Восстановление из резервной копии», в котором следует выбрать нужную копию и нажать кнопку «Восстановить данные» (Рис. 43).
Рис. 43. Окно «Восстановление из резервной копии»
2.1.12.История изменений отчетной формы
В Системе реализована функция просмотра истории изменений отчетных форм. Чтобы просмотреть историю, необходимо на списке отчетных форм выделить нужную форму нажатием мыши и выбрать на панели инструментов пункт [Открыть историю изменений отчетной формы]. После этого откроется окно с данными по изменению конкретной формы (Рис. 44):
«Дата/время» – информация о дате и времени совершения изменений отчетной формы;
«Автор объекта» - информация о пользователях, которые вносили изменения в отчетную форму;
«Учреждение автора» – информация об учреждениях пользователей, вносивших изменения;
«Комментарий» – описание действий по изменению формы;
«IP Адрес» - уникальный сетевой адрес персонального компьютера, с которого было совершено изменение формы.
Рис. 44. Просмотр истории изменений отчетной формы
«Состояние» - информация о состоянии отчетной формы на момент внесения изменений;
«Внутриформенные увязки» - информация о проверке внутриформенных увязок на момент внесения изменений;
«Межформенные увязки» - информация о проверке межформенных увязок на момент внесения изменений;
«Вкладки с проверенными увязками» - информация о вкладках с проверенными увяками на момент внесения изменений;
«Состояние экспертизы» - информация о состоянии экспертизы на момент внесения изменений;
«ЭП» - информация о подписании отчетной формы электронной подписью на момент внесения изменений.
Рис. 45. Просмотр истории изменений отчетной формы
В Системе предусмотрена возможность открытия отчетной формы с изменениями, соответствующими выбранной записи, с помощью кнопки «Открыть форму» (Рис. 44), при условии, если администратор определил, что для данных типов операций (Смена статуса данных/Очистка данных/Сохранение формы и т.д.) должна вестись история изменений.
2.1.13.Разблокировка отчетных форм
Для того чтобы пользователь мог самостоятельно (без помощи администратора) разблокировать отчетные формы, которые были им заблокированы, предусмотрена функция «Мои хранимые блокировки». Для этого необходимо осуществить следующую последовательность действий:
Выбрать пункт меню управления [Пользователь/ Мои хранимые блокировки] (Рис. 46);
Рис. 46. Пункт меню управления [Пользователь/ Мои хранимые блокировки]
В открывшемся окне следует выбрать отчетную форму, которую следует разблокировать и нажать кнопку «Разблокировать» (Рис. 47).
Рис. 47. Окно «Хранимые блокировки»
|
