Тема. Оформление актов, служебных писем
Краткая теоретическая часть
Акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.
Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении.
Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.
Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.
Гарантийные письма направлены с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий (качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг и т.д).
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.
Договорные письма подтверждают факт отправки договоров или контрактов.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении.
Письма-напоминания – письма, в которых содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информированное должностное лицо или организацию о совершившимся факте.
Письма-приглашения – могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.
Коммерческие письма – составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.
Структуру делового письма можно разделить на информационную и служебную части.
Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:
а. приветствие,
б. обращение к адресату,
в. лид-абзац,
г. заключительную формулу вежливости,
д. подпись отправителя,
е. постскриптум.
Обязательными реквизитами делового письма являются:
1. Эмблема (логотип) организации;
2. Код по ОКПО;
3. ОГРН организации;
4. ИНН/КПП организации;
5. Наименование отправителя;
6. Справочные данные об организации;
7. Дата;
8. Регистрационный номер;
9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа;
10. Место составления;
11. Адресат;
12. Заголовок к тексту;
13. Текст;
14. Отметка о наличии приложения;
15. Подпись;
16. Гриф согласования;
17. Оттиск печати;
18. Отметка об исполнителе.
Какие бывают акты?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Из каких частей состоит акт?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Что указывается в акте?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Что такое письмо?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Заполните таблицу
Классификация официальной переписки
Признак
|
Группа переписки
|
Вид связи
|
|
Территория
|
|
Место в информационном обмене
|
|
Завершенность информационного обмена
|
|
Положение в системе документооборота
|
|
Уровень типизации
|
|
Композиция
|
|
Отношение к действиям партнеров
|
|
Отношение к полноте и точности информации
|
|
Тематика
|
|
Отношения в иерархии управления
|
|
Правовой статус корреспондента
|
|
Число адресатов
|
|
Количество писем от одного автора
|
|
Наличие информации об адресате
|
|
Продолжите предложения:
Циркулярные письма - ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Гарантийные письма ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Сопроводительные письма__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письма-подтверждения ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Договорные письма ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письма-просьбы ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письма-напоминания ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письма-извещения – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Информационные письма – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Письма-приглашения – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Коммерческие письма – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
«Стандартное» начало делового письма-
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
В качестве заключительных слов могут быть приведены следующие фразы: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Части делового письма. Дать пояснения
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Что включает служебная часть содержания делового письма?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Дайте определения терминов:
Приветствие –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Обращение к адресату –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Лид-абзац –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Заключительная формула вежливости –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Подпись отправителя –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Постскриптум –
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Обязательные реквизиты делового письма
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Практические задания:
1. Составить акт о проверке сохранности управленческих документов. Назначить комиссию, состоящую из 5 человек. Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Какими языковыми формулами можно выразить следующие элементы смысла:
а. слова благодарности;
б. начало письма,
в. обращение,
г. представление,
д. факт отправки,
е. продолжение письма,
ё. извещения,
ж. просьбы,
з. предложения помощи,
и. выражение надежды,
к. соболезнование,
л. подтверждение,
м. гарантия,
н. предложение (оферта),
о. напоминание,
п. предупреждение,
р. извинения,
с. отказ,
т. ответы на вопросы и предложения,
у. приглашения,
ф. окончание письма,
х. слова, завершающие деловое письмо,
ч. слова разрыва отношений.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Определите тип письма по языковым формулам.
Языковая формула
|
Тип письма
|
Просим сообщить дату приезда делегации от Вашей фирмы…
|
|
Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество нашей продукции …
|
|
В связи с приближением сроков поставки, напоминаем Вам, что …
|
|
Нам будет приятно видеть Вас на юбилее нашей фирмы, который состоится …
|
|
К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение …
|
|
Представляю на утверждение проект плана
|
|
4. Какие обращения не используются в современных деловых документах: любезный сэр, уважаемый председатель комиссии, многоуважаемый господин, директор, гражданка, милостивый государь, господин начальник, леди и джентльмены, уважаемый генеральный директор, боевой товарищ?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. К каким видам писем относятся предложенные ниже варианты?
А. В связи с утерей бывшей администрацией технического паспорта на здание училища и невозможностью привести в соответствие все документы по собственности и аренде земельного участка просим Вас выдать правоустанавливающие документы, оформляемые при составлении реестра областной собственности.
________________________________________________________________________
Б. Вашу просьбу о предоставлении помещения для оборудования офиса, к сожалению, выполнить не можем из-за отсутствия в настоящее время свободных площадей. Предлагаем вернуться к рассмотрению данного вопроса в начале следующего года.
________________________________________________________________________
В. Сообщаем, что завод «Труд» своевременно получил документацию на изготовление деревянных формовочных опор для литья. Документация включала 234 с. текста и 2 приложения по 25 с. каждое. Выражаем огромную благодарность.
________________________________________________________________________
Г. Направляем Вам постановление об отзыве заявок на реализацию арестованного имущества от 19.06.2009 № 154/8.
________________________________________________________________________
Д. МУП «Эдельвейс» гарантирует оплату по счет-фактуре от 15.04.2010 № 555/98 бензина АИ-80 в количестве 1000 л на сумму 12000 руб. и бензина АИ-92 в количестве 200 л на сумму 2780 руб. до 18.04.2010
________________________________________________________________________
Е. Напоминаем, что в 2010 г. соглашение между Главным управлением образования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет.
________________________________________________________________________
Ж. Мы рады предложить Вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной кампании для продвижения на рынке нашей новой продукции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Срок проведения рекламной кампании – I квартал 2011 г. Условия сделки – предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.
________________________________________________________________________
6. Укажите ошибки в оформлении основных реквизитов письма:
1. при обращении:
а. Уважаемый г-н Н.А.Пономарев,
б. Г-жа Л.Н.Лебедева!
в. Уважаемые г-да!
г. Уважаемый господин министр Иванов,
д. Иванов Дмитрий Васильевич!
е. Уважаемый И.М.Михайлов!
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7. В приведенных предложениях имеются случаи ненормативного или ошибочного употребления фразеологизмов. Сформулируйте Ваши варианты предложений, исправляя эти стилистические ошибки.
1 Медицинское обслуживание в области в настоящий момент находится ниже любой критики.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2 Комиссия отмечает, что положение на строительстве чревато и нуждается в немедленном вмешательстве.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3 В связи с предварительной договоренностью необходимые документы высылаем Вам...
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4 Мы признаем о том, что проект станка неудачный.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. Найдите в приведенных предложениях нарушения административного речевого этикета. Отредактируйте предложения.
1 Не откажите нам в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2 Институт просит представить Ваши экспонаты для выставки в приемлемом для экспонирования виде.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3 Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________4 Обращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Прочитайте языковые обороты, взятые из деловых документов. Предложите более короткую запись этих оборотов без потери информативности.
1 Абсолютно новый документ
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2 Собранные вместе материалы
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3 Продолжающиеся далее инциденты
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4 Сотрудничать вместе с Вами
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Приложенное при этом заявление
________________________________________________________________________________________________________________________________________________6 Точно совпадающие данные
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7 Каждый в отдельности считает, что …
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. Повторите снова Ваше предложение
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9 Все еще остается не решенным
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. Прочитайте предложения, взятые из различных деловых документов. Найдите ошибки, исправьте их.
1 Пришлось ознакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад.
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2 Эта проблема с каждым днем ухудшается
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3 В этом главное место переживаемого момента
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4 Он пытался на практике провозгласить свои идеи
________________________________________________________________________________________________________________________________________________5 Мы рассмотрели вопрос, согласно полученного заявления
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6 Ряд предложений проекта расчетами не подкрепленные
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7 Рабочие, что допустили брак, получили выговор
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8 Взяв без разрешения оборудование на складе, у него начались неприятности с начальством
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
11. ПРОЧИТАЙТЕ ФРАЗЫ ИЗ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ОПРЕДЕЛИТЕ ХАРАКТЕР ЭТИХ ПИСЕМ
1. Сообщаем Вам, что документы в архив на хранение не поступали
________________________________________________________________________
2. Просим Вас принять участие в работе конференции
________________________________________________________________________
3. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений
________________________________________________________________________
4. Фирма гарантирует прием на преддипломную практику студента Никифорова А.Ф
________________________________________________________________________
5. Направляем Вам на экспертизу проект создания развлекательного парка
________________________________________________________________________
6. Выпускаемая продукция имеет сертификат качества, отличается широкой цветовой гаммой
________________________________________________________________________
Оформите служебные письма согласно ГОСТу. Недостающие реквизиты добавьте самостоятельно.
1) Директору ГОУ НПО Профессионального лицея № 24 Е.А.Мусаевой Уважаемая Елена Александровна! Администрация детского спортивно-оздоровительного курортного комплекса «Лагуна» просит Вас продлить срок договора об обслуживании учащимися ГОУ НПО Профессионального лицея № 24 Краснодарского края пищеблока детского спортивно-оздоровительного курортного комплекса «Лагуна» п.Лермонтово до 6 сентября 2016 года.
Директор А.А.Лобейко Исх.№ 10 от 23.08.2016
2) Министерство образования РФ. Департамент образования и науки Краснодарского края. Профессиональный лицей № 24. Руководителю Департамента образования и науки Краснодарского края. Хлоповой Т.П. В ответ на ваше письмо от 25.05.2017 № 2/8-569 сообщаем, что курсовая подготовка профессионального лицея № 24 выпускает специалистов по следующим специальностям: бармен, повар, секретарь руководителя, программист, портной, швея, закройщик, электрогазосварщик, кондитер, официант, автомеханик. Приложение на 1 л. в 1 экз. заместитель директора по УПР Батютина Н.А.
2. Оформите служебный акт согласно ГОСТу.
2.1. ООО «Пятое колесо» АКТ Утвержден решением общего собрания 27.12.2009 Проверки состояния финансово-хозяйственной деятельности 20.12.2009 № 03 г. Орел На основании решения № 09 от 15.12.2009 общего собрания членов. ООО «Пятое колесо» комиссией в составе председателя Н.Н.Николаева, членов комиссии Гусева М. В. и Кирилкина Ю. П. проведена проверка состояния финансово-хозяйственной деятельности ООО «Пятое колесо». В результате проверки установлено: 1. Членские взносы, целевые сборы и другие финансовые поступления составили 437 897 рублей с учетом остатка на 31 декабря 2008 года. 2. Все поступившие денежные средства документально оформлены и проведены по учету. Замечаний по ведению документации нет. 3. Денежные средства, размещенные в Сберегательном банке, были своевременно сняты и использованы по назначению. 4. Все операции по приходу и расходу денежных средств оформлены соответствующими финансовыми документами. Расхождений не установлено.
Акт составлен в 2 экз.:
1-й экз. - в бухгалтерию
2-й экз. - в дело.
Председатель комиссии Н. Н. Николаев
Члены комиссии М. В. Гусев и Ю. П. Кирилкин.
5. Внести изменения в штатное расписание и укомплектовать штат рабочих секторов. 6. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя директора А. С. Королеву.
Генеральный директор В. Я. Яковлев.
2.2. ОАО «Москомархитектура» Акт Утверждаю Генеральный директор Н.Г.Шишкин 12.04.2010 № 12 Передачи дел заведующим хозяйственной частью Основание: приказ Генерального директора «Москомархитектура» от 09.04.2010. Составлен комиссией: председатель- заместитель Генерального директора АВ.Фролов, члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Л.АКалинкина. 2. Бывший заведующий хозяйственной частью М. А Новиков. 3. Вновь назначенный заведующий хозяйством В. Б. Бобров. М. А Новиков сдал, а В. Б. Бобров принял дела по должности заведующего хозяйством. В результате сдачи-приема дел установлено:
1. Инвентаризационная ведомость составлена по состоянию на 12.04.2010.
2. Представленное оборудование, инвентарь, мебель соответствуют инвентаризационным ведомостям.
3. В наличии имеются ведомости о списании инвентаря и мебели.
Акт составлен в 3 экз.:
1-й экз.- Генеральному директору
2-й экз. - Главному бухгалтеру
3-й экз. - в дело № 12.
Председатель комиссии Л.А.Калинкина
Члены комиссии М.А.Новиков, В.Б.Бобров.
Самостоятельная работа
1.Оформите акты согласно ГОСТу
З
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «Сапфир»
______________Е.Н.Королев
«____»____________20___г.
АО «САПФИР»
АКТ
18.06.2015 № 9
Москва
Недопоставка изделий
Основание: приказ директора Общества
от 18.06.2015 № 43
Комиссия в составе:
Председатель комиссии – начальник отдела снабжения Е.П.Карпенко
Члены комиссии: 1. Инженер А.Р.Павлов
2.Заведующий складом № 1 Р.В.Кудряшова
17 июня 2015 года в адрес завода прибыл посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось 12 (двенадцати) корпусов для часов марки «молния», числящихся по накладной №9 от 24 октября 2014 г. исходя из изложенного комиссия пришла к выводу. Что завод-поставщик должен дослать недостающее число корпусов
Акт составлен в трех экземплярах:
1-й – заводу-поставщику;
2-й – в бухгалтерию;
3-й – в дело.
Председатель Е.П.Карпенко
Члены комиссии А.Р.Павлов
Р.В.Кудряшова
2) ООА «Авиазапчасть». Акт. 02.10.2015 № 9. г.Уфа. Инвентаризация денежных средств. Основание: приказ генерального директора № 23 от 28.09.2015. Составлен комиссией в составе: председатель – главный бухгалтер Борисов О.Н. члены комиссии: экономист Иванова М.И., специалист Самойлова В.И. В период с 30.09.2015 по 01.10.2015 была проведена инвентаризация наличия денежных средств. В результате проверки установлено: 1. Излишков и недостачи не обнаружено. 2. Последний номер приходного кассового ордера № 11, расходного кассового ордера № 23. Составлен в трех экземплярах: 1-й – генеральному директору; 2-й – главному бухгалтеру; 3-й – в дело № 12. Председатель. Члены комиссии. Утверждаю. Генеральный директор В.И.Федотов.
Практические задания:
1. Отредактируйте текст делового письма. Составьте его в соответствии с правилами составления служебных документов.
Фирма «Сотел-телеком» РА «Миргород»
Отдел маркетинга Сомовой К.Р.
г.С-Петербург, 630117 г.С-Петербург,
Невский проспект, 75, оф.13 ул.Достоевского, 34, тел. 215-76-01 оф.16
Рекламный щит «Сотел» на Дворцовой площади
Дорогая Кристина Ренатовна!
Напоминаем Вам, что до 01.03.2017 щит с рекламой нашей фирмы должен быть установлен на оговоренном месте (Дворцовая площадь). Деньги мы перевели еще неделю назад и надеемся в ближайшие дни увидеть долгожданную рекламу.
С уважением,
Менеджер отдела маркетинга «Сотел-телеком»
Мериносов К.Д. Подпись
2. Отредактируйте текст делового письма, составьте письмо в соответствии с правилами составления служебных документов.
ООО «Офис-Маркет» Генер.дир-ру
Красный пр-т,41, фирмы «Сиб-Граф»
г.Чита, 694209, Россия П.В.Сергееву
факс: (495) 951-00-27
тел. (495) 951-11-46
02.02.2010
О выставке
«Современный офис»
Уважаемый г-н Петр Владимирович!
Приглашаем Вас посетить выставку «Современный офис», которая проводится компанией «Офис-маркет». Выставка состоится 5 февраля 2017 г. в Доме Культуры им.Чкалова (Проспект Дзержинского, 34 на 1-ом этаже). Начало выставки в 10.00 час.
На выставке будет представлена современная офисная техника, мебель для офиса, разнообразные канцелярские товары. В дальнейшем Вы сможете заказать себе понравившиеся вещи.
Просим Вас подтвердить участие в выставке до 04.02.2017 г. заявку необходимо выслать по факсу.
Приложение:
Программа выставки «Современный офис» на 1 л. В 1 экз.
Каталог «Технические средства современного делопроизводства» на 5 л. В 1 экз.
Г.В.Корнеев Ген.дир-р «Офис-Маркет»
Шастина Вера Константиновна
931-00-17
|
