Коленко Ю. В. «Практикум по ис в экономике» Практическое занятие 8-11

Удаление записей из таблицы можно выполнить следующим образом: 1. Найти в таблице удаляемую запись. 2. Щелкнуть в любом поле записи и выбрать команду Выделить запись в меню Правка. 3. Нажать на клавишу и подтвердить необходимость удаления кнопкой ОК. Продолжение ПРАКТИКУМ: РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ УЧЕТА ДОВЕРЕННОСТЕЙ 11. Установите связи между таблицами: 11.1. Перейдите в окно базы данных. 11.2. В меню Сервис выберите опцию Схема данных. В появившемся окне выберите Связи и раскройте диалоговое окно Показать таблицу. 11.3. Выделите все таблицы, используя клавишу и щелкните по кнопке Добавить. Закройте диалоговое окно. 11.4. Расширьте с помощью мыши размеры окон таблиц, переместите их по полю для более удобной работы с ними, отредактируйте показанные системой связи. 11.5. Ухватите поле № доверенности таблицы «Доверенность» и перетащите ее на поле таблицы «Перечень» № доверенности. 11.6. На вкладке Связи переключите флажок Обеспечение целостности данных, установите флажки Каскадное удаление связанных записей, Каскадное обновление связанных полей. Щелкните по кнопке Создать. 11.7. Создайте связь между полем Паспорт таблицы «Лицо» и полем Паспорт таблицы «Доверенность». Следует учесть, что надо перетаскивать то поле, которое расположено у цифры 1! 11.8. Создайте связи между полем № документа таблицы «Документ» и полем № документа таблицы «Доверенность» (один-ко-многим). 11.9. Установите связи между полем Код таблицы «Поставщики» и полем Код таблицы «Документ» (один-ко-многим). 11.10. Сохраните схему связи данных, щелкнув по кнопке с изображением дискеты на панели инструментов, и закройте схему данных с помощью кнопки закрытия окна. 12. Подготовьте простую форму для таблицы «Лицо»: 12.1. В окне базы данных перейдите на вкладку Формы. 12.2. Нажмите кнопку Создать и в выпадающем списке Выбор таблицы выберите таблицу «Лицо»; 12.3. Выберите режим мастера; 12.4. Сохраните форму под именем «Лицо». 13. Вызовите форму из таблицы «Лицо» и введите данные на нескольких лиц Вашей фирмы (студентов группы), которым доверяете получить материальные ценности. 14. Удалите записи в таблице «Лицо», которые определяют тех, кому нельзя выдать доверенность на получение материальных ценностей. 4.11. Коррекция формы бланка ввода информации Для организации более эффективного ввода информации следует использовать принятое в традиционной (бумажной) технологии рас- I положение полей на бланке ввода. Для достижения этой цели форму бланка ввода корректируют. Операция по корректировке состоит из следующих действий. 1. Выбрав соответствующую форму (например, «Лицо»), перейти в режим Конструктор, используя кнопку с изображением линейки и треугольника на панели инструментов или выбрав опцию Конструктор на вкладке Формы. 2. Развернуть окно формы на весь экран (рис. 18). При этом оно будет разделено на три части: заголовок формы, область данных и область примечаний. В этих полях размещаются элементы управления, например поля и подписи. Рисунок 18. Корректировка бланка формы Элементы управления расположены внутри формы бланка: поля, кнопки, картинки, линии и т. п. С каждым из них можно связать определенные операции по обработке базы данных: ввод и отображение информации, запуск подпрограмм расчетов, открытие форм и т. п. «Связать операции с объектами» означает организовать реакцию на определенное событие, например щелканье по нему мышью и т. п. Каждый элемент управления обладает списком своих свойств (вид и размер шрифта, цвет фона, цвет и размер символов, местоположение в форме и т. п.). Изменяя форму, можно корректировать и свойства! 3. Изменить размер бланка формы по горизонтали, захватывая мышью правую вертикальную границу формы и перемещая ее вправо на требуемое расстояние. 4. Изменить размер бланка формы по вертикали, устанавливая его отдельно для каждой из областей формы. 5. Выделить одну из подписей (ее правильнее назвать надпись), например в области заглавия, щелкнув на ней один раз мышью, и удалить ее с помощью клавиши . Если останется тень от подписи — тем же обпазом удалить и ее. Подпись — элемент управления, предназначенный для отображения произвольного текста. Выделение полей и подписи к ним осуществляется в следующей последовательности: 6. Нажать на кнопку Выбор объектов мышью и, удерживая кнопку нажатой, двигать курсор. Появится прямоугольная рамка. Этой рамкой охватить (хотя бы частично) все необходимые элементы и отпустить кнопку. Объекты будут выделены. 7. Создать новый элемент управления — Подпись. Нажать на панели элементов кнопку с изображением большой буквы А и изобразить, перетаскивая мышь, новый прямоугольник для области заголовка (заглавия). 8. Записать на новом поле выбранным шрифтом, начертанием и кеглем новый текст заглавия. 9. Создать элемент управления — поле (на области данных бланка), предназначенное для ввода и отображения текста и чисел. Поле состоит из двух частей: собственно поля и его подписи. Поля формы можно связать с полями таблицы, на которой основана форма, что позволяет вводить и изменять информацию, содержащуюся в таблицах базы данных в полях формы. На поле записи (оно имеет утопленный тип границы) написано имя поля таблицы — источника данных. Рядом с полем (слева) в подписи продублировано имя источника для пояснения. В ряде случаев следует изменить подписи. Например, в подписи к полю вместо ПКем удобно написать Кем выдан паспорт (однако на поле ввода данных надо обязательно оставить ПКем, иначе нарушится связь с таблицей!). 10. Изменение текста в подписях полей полностью аналогично работе с подписями. Однако если по аналогии начать двигать подпись поля курсором мыши, принявшим форму ладони, то двигается не только подпись, но и само поле. Чтобы передвигать поле и его подпись по отдельности, следует тащить мышь за левый верхний квадрат на границе поля или подписи, появляющийся, когда элемент управления выделен (этот квадрат заметно больше остальных). Когда курсор подходит к нужному квадрату, он приобретает форму указательного пальца. Этим указующим перстом и двигаются по отдельности поле и его подпись. 11. Заменить текст в подписях полей ПКем и ПКогда на Кем выдан паспорт и Когда выдан паспорт соответственно. Заменить также подпись поля Паспорт на Серия. 12. Выбрать цвет шрифта и цвет фона и раскрасить форму «Доверенное лицо». Цвет фона, шрифта и тип границ фона осуществляется с помощью соответствующих кнопок на строке форматирования Access. Рисунок 19. Бланк формы «Поставщики» 13. Установить элементы обрамления, используя элемент управления Прямоугольник, представленный на выносной панели инструментов (правая часть рис. 19). 14. Для оформления создаваемой формы следует нарисовать прямоугольник вокруг полей с паспортными данными. С помощью диалога Палитра (на выносной панели инструментов) следует убрать фон, определить тип границы нормальным и выбрать сплошной тип линии средней толщины (цвет линии — черный). После этого кнопкой панели форматирования переместить прямоугольник на задний план. Прямоугольник, как и поле, имеет подпись. Изменить текст в подписи на «Паспорт», не меняя оформления. Установить серый цвет фона и передвинуть подпись прямоугольника, как показано на рис. 20. Подпись должна быть размещена в разрыве линии. Рисунок 20. Применение палитры для выделения полей формы 12. Организация поиска информации Выбор информации из таблиц базы данных позволяет сформировать сводную таблицу. Такая операция называется выполнением запроса, а полученная таблица — «Запрос». В Access предусмотрены запросы различных типов: одни позволяют изменять данные в таблицах, другие удаляют данные, третьи добавляют данные из других таблиц, но чаще всего используются запросы-выборки, собирающие данные из нескольких таблиц в одну общую по заданным признакам. Целью запроса является формирование документа, содержащего искомую информацию или результат ее обработки. Рассмотрим методику подготовки запроса-выборки для записи данных в бланк доверенности. 1. Нажать на вкладку Запросы и выбрать опцию Новый запрос. 2. На экране появится окно конструктора отчетов. Оно поделено на две части. В верхней части, так же как на схеме данных, изображены выбранные таблицы и связи между ними. Из этих таблиц запрос-выборка будет собирать информацию. Расставить мышью окна таблиц в верхней части конструктора отчетов так, чтобы было максимально удобно работать. 3. В нижней части конструктора находится таблица, которая описывает запрос — сводную таблицу. В исходном положении таблица пуста. Следует схватить мышью поле № доверенности в окне таблицы «Доверенность» (вверху конструктора) и перетащить ее в первую строку первого столбца таблицы. Запрос включит одно поле (рис. 21). Рисунок 21. Подготовка запроса к базе данных 4. Имя поля можно установить, используя раскрывающийся список. Для этого следует щелкнуть на значке раскрывающегося списка. Значок появляется на поле, если на нем установлен указатель курсора. 5. Самостоятельно перетащить мышью все остальные поля из окна таблицы «Доверенность», а также все поля из таблиц «Лицо» и «Документ». Из таблицы «Поставщики» перетащить только поля Код и Наименование. 6. Следите, чтобы в строке Вывод на экран стоял значок в виде птички, иначе поле не будет видно при работе с запросом. 7. После окончания формирования запроса следует посмотреть, что получилось, нажав кнопку с восклицательным знаком на панели инструментов (это кнопка запуска запроса на выполнение). Таблица запроса представляет собой пока пустую таблицу. Необходимо проверить наличие всех полей (у полей с одинаковыми именами спереди добавляется имя таблицы). Если обнаружена неточность, необходимо вернуться в режим конструктора (так же как при работе с формой) и внести необходимые изменения. 8. Сохранить запрос под названием (например, запрос_1) и закрыть конструктор запросов. 13. Подготовка выходных документов Рассмотрим методику подготовки выходных документов, используя подготовленные таблицы базы данных «Доверенность». На первом этапе необходимо разработать форму для заполнения доверенности, а затем выводимый на печать документ доверенности. 1. Построение бланка формы документа на основе запроса Эффективность базы данных определяется как объемами введенной информации, так и совокупностью документов, содержащих искомую информацию (выходные документы). Выходные документы базы данных создаются на основе запросов к базе данных. Рассмотрим основную последовательность операций, выполняемых при формировании выходного документа, на примере подготовки документа «Доверенность» в проектируемой базе данных: 1. Создать простую форму документа, выбирая из списка во вкладке Формы. Для создания формы в поле Выбор таблицы/запроса вызываем из списка Запрос_1. 2. Откорректировать форму и расположение полей в соответствии с рис. 22. Изменить текст в некоторых подписях полей, добавить необходимые подписи. Заголовок написать синими буквами. Таблица с перечнем материальных ценностей будет получена на следующих этапах создания формы: 1. Создать в форме элемент управления Поле со списком такое, как, например, на панели инструментов в MS Word для выбора шрифта. На панели элементов кнопка с изображением волшебной палочки (подключение мастеров) должна быть обязательно нажатой. Нажать на панели элементов кнопку Поле со списком и создать на свободном месте поле (см. создание поля). Как только будет отпущена кнопка мыши, запустится мастер по созданию поля со списком. Рисунок 22. Бланк формы «Доверенность» Работа с мастером может быть показана в форме следующих основных шагов. Первый: выбрать Подстановка значений из таблицы или запроса. Нажать Далее. Второй: выбрать из приведенного списка таблицу «Лицо». Нажать Далее. Третий: нажимая кнопку [>], последовательно перенести в пустой правый список поля (порядок переноса желательно не менять) Паспорт, Должность, Фамилия, Имя, Отчество. Щелкнуть по кнопке Далее. Четвертый: как в Excel, уменьшить размер столбца 1 (в нем должна быть серия и номер паспорта) до ноля. Подогнать под размер данных ширину остальных столбцов и нажать Далее. Пятый: в списке полей выбрать Паспорт и щелкнуть по кнопке Далее. Шестой: выбрать Сохранить значение в поле и из поля со списком, расположенного рядом, выбрать поле Довер. Паспорт. Нажать Далее. Седьмой: щелкнуть по кнопке Готово — подпись поля в данном случае неважна. Мастер закончит свою работу и в форме появится поле со списком. 2. Удалить подпись поля. Перейти в режим формы. Посмотреть, как работает поле со списком. Обратить внимание, когда выбирается запись в списке, в поле появляется серия и номер паспорта (вспомните пятый шаг мастера). Одновременно значение поля Доверенность—Паспорт также изменяется на выбранное в списке, а в полях Фамилия, Имя и т. п. появляются реквизиты выбранного в списке лица. Это работают связи между таблицами. 3. Перейти в режим конструктора и уменьшить размер поля со списком так, чтобы осталась одна кнопка со стрелкой. Полученное поле установить точно к правому краю поля Отчество. В результате в режиме формы поля Должность, Фамилия, Имя, Отчество будут записаны рядом, образуя одно поле со списком. Проверить это можно, перейдя в режим формы. 4. Самостоятельно создать еще два поля со списком при помощи мастера. Первое поле: данные взять из таблицы «Поставщики», выбрать поля Код и Наименование, подогнать размеры столбцов, выбрать поле Код и сохранить значение в поле Документ—Код, подпись поля убрать и поступить с полем аналогично п. 3 только относительно поля Наименование. Второе поле: данные взять из таблицы Документ, выбрать поля Документ, ВидД, № докум, ДатаД, подогнать размеры столбцов (первый столбец — нулевой ширины), выбрать поле Документ и сохранить значение в поле Довер. Документ, подпись поля убрать и поступить с полем аналогично п. 3 только относительно поля ДатаД. 5. Добавить перечень ценностей в документ «Доверенности». Для этого нажать на панели элементов кнопку Подчиненная форма/отчет и нарисовать в поле формы горизонтальный прямоугольник примерно 14x6 см. Если надо, можно увеличить границы формы (см. коррекция формы). 6. Сохранить форму «Доверенности» и закрыть ее. 7. Создать с помощью мастера простую форму на основе таблицы «Перечень». Назвать форму «Список». Рисунок 23. Подготовка списка для бланка формы «Доверенности» 8. В режиме конструктора дважды щелкнуть мышью вне границ формы (где нет сетки). Появится окно свойств формы. Найти свойство Режим по умолчанию и установить в поле значение Таблица (при редактировании поля появится кнопка выпадающего списка, которой и следует воспользоваться). Закрыть окно свойств. 9. Перейти в режим таблицы, используя переключатель на панели инструментов. В этом режиме уменьшить до ноля ширину столбца «№ довер». Вернуться в режим конструктора. Изменить текст в подписях полей согласно рис.23, сохранить форму и закрыть ее. 10. Открыть форму «Доверенности». Выделить прямоугольник подчиненной формы и нажать кнопку Свойства на панели инструментов. Появится окно свойств подчиненной формы. 11. Измените следующие свойства: Имя элемента управления — Список; Объект-источник — Список; Подчиненные поля — № довер; Основные поля — № довер. Закройте окно свойств. 12. Перейти в режим формы. В режиме конструктора изменить размеры подчиненной формы так, чтобы таблица умещалась по ширине целиком плюс полсантиметра на вертикальную полосу прокрутки. Высоту так и оставить около 6 см. 13. Сохранить форму. Открыть бланк формы и заполнить несколько доверенностей, пользуясь полем со списком или вводя новые значения прямо в поля.

Похожие:

	Методические указания для практических занятий мдк 02. 02 Практическое занятие: «Порядок заполнения инвентаризационных описей по учету основных средств»		Уфимский государственный колледж радиоэлектроники утверждаю Практическое занятие 2 «Изучение структуры и основных положений закона РФ об обеспечении единства измерений»
	Удмуртской Республики «Ижевский промышленно-экономический колледж» Практическое занятие Изучение технологий сбора, накопления, обработки, передачи и распространения информации 4		Практикум Екатеринбург 2006 Содержание Таможенное право Российской... Таможенное регулирование является одним из основных рычагов государственного воздействия на внешнеторговый оборот и поэтому призвано...
	Практическое занятие 1 (4часа) ...		Методическая разработка семинарского занятия Тема №7 «Объективная сторона преступления» Объем времени, отводимого для изучения темы: 6 часов (2 ч. – лекция, 2 ч. – семинар, 2ч. – практическое занятие)
	Практическое занятие №4 «Подготовка технологической карты этапа урока... Цель практической работы: развитие навыков проектирования занятий с использованием эор		Автономное Учреждение Чувашской Республики среднего профессионального... Практическое занятие №4. Представление информации в двоичной системе счисления
	План конспект открытого урока (практическое занятие) по мдк. 03.... Тема: Заполнение налоговой декларации по упрощённой системе налогообложения (усн)		Практическое занятие Виды изделий. Конструкторская документация. Сборочный чертеж. Спецификация Изделием называется любой предмет или набор предметов производства, подлежащих изготовлению на предприятии