Коленко Ю. В. «Практикум по ис в экономике» Практическое занятие 8-11
Скачать 451.44 Kb.
|
СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ кафедра «Прикладной информатики» Коленко Ю. В. «Практикум по ИС в экономике» Практическое занятие 8-11 ПРАКТИКУМ: РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ УЧЕТА ДОВЕРЕННОСТЕЙ Практикум рассчитан 8 часов В процессе выполнения учебного задания следует разработать базу данных учета доверенностей, выданных на предприятии для получения материальных ценностей. База данных «Доверенность» должна обеспечить запись информации по выдаваемой доверенности, поиск информации по ранее выданным доверенностям, выдачу сведений: об организациях-поставщиках, доверенных лицах, ценностях, полученных по поручению фирмы и переданных на склад фирмы; подготовку текущих доверенностей. Проектирование базы данных начинается с анализа основного документа, используемого в традиционной (бумажной) технологии. В данном случае таким документом является бланк доверенности. Дадим краткое пояснение применения документа «Доверенность». На любом предприятии имеются ценности, приобретенные в различных местах. Эти материальные ценности (оборудование, материалы и т. п.) были получены представителями предприятия (доверенными лицами) от производителя или торговой фирмы на основании специального документа, который называется доверенностью. Сначала рассмотрим его содержание (рис. 1).  Рисунок 1. Бланк доверенности на получение материальных ценностей предприятия Торговая организация или производитель передает ценности, предназначенные для предприятия, его представителю по доверенности. После получения материальных ценностей и их доставки на предприятие доверенное лицо передает их на склад предприятия и отчитывается перед руководством. Так как число производителей и доверенных лиц может быть велико, то необходимо вести учет всех выданных доверенностей, чтобы контролировать процесс передачи материальных ценностей на склад предприятия. На рис. 1 показан примерный бланк доверенности на получение материальных ценностей предприятия. Проектирование базы данных определяется тем условием, что вся совокупность данных может быть представлена как универсальное отношение. Для этого поля информации организуются в виде нескольких таблиц, используя операцию нормализации. Определим структуру данных в базе данных, определяя назначение соответствующих полей: № доверенности, дата выдачи, срок действия; должность; фамилия, имя, отчество; паспорт (серия, номер): когда выдан паспорт, кем выдан паспорт; наименование поставщика, вид документа (наряд, фактура и т. п.); номер документа; дата выдачи документа; наименование потребителя, наименование плательщика, номер счета в банке, наименование банка; номер (порядковый в перечне); наименование материальных ценностей, единица измерения, количество. Уникальным полем в этом универсальном отношении является номер доверенности, однозначно идентифицирующий запись в данной таблице — универсальном отношении. Очевидно, что в таблице имеются поля, не зависимые от ключа, — номера доверенности (например, должность, фамилия, имя, отчество и т. д.). Такие данные (например, о доверенном лице) следует выделить в отдельную таблицу. Таким образом, выделяем данные неключевых полей, не зависящих от ключа, и так чтобы любое неключевое поле в таблице не зависело от неключевого. Повторяем определение содержания других наборов (они впоследствии станут основой для построения соответствующих таблиц), приводя набор данных ко второй и третьей нормальной форме. Проделав подобные операции над всей совокупностью полей данных, следует перейти к описанию структуры данных. Набор 1: он содержит информацию о самой доверенности (таблица «Доверенность»): № доверенности, дата выдачи, срок действия. Данные, идентифицирующие доверенное лицо: идентификатор поставщика, идентификатор плательщика. Набор 2: информация о доверенном лице (таблица «Лицо»): идентификатор, должность, фамилия, имя, отчество, паспорт (серия, номер), определяемые следующими данными: когда выдан, кем выдан. Набор 3: информация о поставщике ценностей (таблица «Поставщик»): идентификатор поставщика, наименование поставщика, вид документа (наряд, фактура и т. п.), номер документа, дата выдачи документа. Набор 4: информация о потребителе и плательщике: (таблица «Плательщик»), идентификатор плательщика, наименование потребителя, наименование плательщика, номер счета в банке, наименование банка. Набор 5: данные о перечне получаемых ценностей (таблица «Перечень»): номер доверенности, номер (порядковый в перечне), наименование материальных ценностей, единица измерения, количество. Набор 6: группа данных о самом документе (таблица «Документ»), идентификатор документа, название документа. На основе этих наборов (групп данных) можно создать соответствующие таблицы базы данных. Для этого необходимо определить содержание полей таблиц базы данных, ключевые поля и установить связи между данными различных групп, руководствуясь следующими замечаниями: 1. Поля группы 1: № доверенности, дата выдачи и действительна по _ целесообразно объединить в таблицу «Доверенность». Установить в качестве ключевого поля — № доверенности. 2. Поля группы 2: паспорт, кем, когда, фамилия, имя, отчество следует объединить в таблице «Лицо» и в качестве ключевого поля можно было установить поле Паспорт, так как этот документ однозначно идентифицирует доверенное лицо, но для минимальности и уникальности можно создать дополнительное поле Столбец, однозначно идентифицирующее человека. 3. Для связи таблиц «Доверенность» и «Лицо» в таблицу «Доверенность» добавить поле Ш_ Лицо, аналогичное полю ID в таблице «Лицо». Аналогично выделяем данные о поставщике и плательщике. 4. Группу 3, содержащую сведения о поставщиках, целесообразно разделить на две таблицы «Поставщики» и «Документ». Таблица «Поставщики» состоит из поля Код (ключ) поставщика, к которому следует добавить два поля: его наименование (название) и контактный телефон. Таблица «Документ» включает в себя вид, номер и дату документа и код поставщика для связи с таблицей «Поставщики». 5. Таблица «Документ»: ключевым полем таблицы следует определить идентификационный номер документа. 6. Для связи таблиц «Доверенность» и «Документ» в таблицу «Доверенность» необходимо добавить поле № документа, аналогичное полю № документа в таблице «Документ». 7. Поля группы 5 составляют таблицу «Перечень». Для связи с таблицей «Доверенность» в таблицу «Перечень» добавляется поле № доверенности, аналогичное ключевому полю в таблице «Доверенность». Ключ в таблице «Перечень» состоит из полей № доверенности и № порядковый. Работа в среде СУБД MS Access  СУБД Access обычно загружается из программной группы Microsoft Office, где обозначается как программный элемент Microsoft Access.Для вызова СУБД можно воспользоваться командой меню кнопки Пуск. 1. Подготовка таблиц базы данных Подготовка таблиц базы данных начинается с запуска Access. Для этого следует выбрать папку Microsoft Office или значок Новая база данных в папке Общие.  Рисунок 2. Окно выбора базы данных  Если вызов СУБД выполнен с командного меню кнопки Пуск, то на рабочем поле СУБД появится окно базы данных, предлагающее сохранить формируемую базу данных под выбранным именем, далее появится окно (рис. 2), на котором установлена панель команд, список объектов игрупп, поле, на которое выведены значки текущей базы данных с предложениями: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путем ввода данных. Следует щелкнуть по одной из этих кнопок. Первую строку-кнопку можно использовать, если следует создать новую нестандартную базу данных. Вторую — когда целесообразно обратиться к библиотеке баз данных MS Access. Третью — если работа над созданием началась на предыдущих сеансах или следует воспользоваться ранее созданной базой данных.  Панель команд содержит три команды Открыть, Конструктор и Создать, а также кнопку Удалить и четыре кнопки установки режима отображения информации в окне диалога.  Поле Объекты включает в себя следующие основные элементы СУБД: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули. Поясним кратко их назначение. На странице Таблицы показаны все имена создаваемых и созданных таблицбазы данных. В строках таблиц хранится информация базы данных.  Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбирать информацию из базы данных, соответствующую задаваемому критерию (условию). Формы представляют собой бланки, которые заполняются в процессе ввода информации в базу данных (в таблицы). Бланк-форма применяется для ввода информации и позволяет упростить процедуру ввода. Маска-форма ограничивает доступ к информации, т. е. позволяет создать поля для служебного пользования. Отчеты представляют собой совокупность документов, которые может выдавать система по запросам. Отчеты можно выводить на экран и на принтер. Страницы доступа к данным могут содержать сводный список, электронную таблицу или диаграмму. Программы, составленные с помощью макропрограмм и предназначенные для автоматическоговыполнения повторяющихся операций по работе с базами данных.  Модули — подпрограммы, написанные на языке Visual Basic for Applications и предназначенные для расширения возможностей программ, написанных с помощью макросов. Панель Группы содержит только одну папку Избранное, куда можно скопировать любую базу данных.2. Рабочее окно СУБД Рабочее окно приложения Access содержит традиционные для программных продуктов фирмы Microsoft области: заглавие, системное меню, пиктограммы инструментов, рабочая область, линейки прокрутки и статусная строка (рис. 3).  Рисунок 3. Рабочее окно СУБД MS Access Строка системного меню приложения находится в верхней части экрана и содержит следующие команды: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно и Справка. Команды активизируются с помощью щелчка мыши или нажатием горячей клавиши (она соответствует подчеркнутой букве в слове команды) совместно с клавишей Каждая команда меню имеет опции, показываемые в вертикальных (раскрывающихся) меню. Как команды, так и их опции, можно активизировать с помощью горячих клавиш или нажатия комбинации клавиш, показанных справа от опции. На поле рабочего окна установлены окна объектов текущей базы данных и реализуемого объекта (см. рис. 3). Под строкой меню располагается панель инструментов базы данных, основные кнопки-пиктограммы которой приведены на рис. 4.   Формирование новой базы данных Следующий этап формирования базы данных состоит в разработке компьютерного документа в форме базы данных. Для построения новой базы в среде MS Access необходимо выполнить следующую последовательность операций: 1. Выбрать строку MS Access в меню кнопки Пуск или щелкнуть мышью на кнопке Создать новый документ и выбрать значок Новая база данных. 2. На рабочем поле вкладки MS Access в окне Создать базу данных (см. рис. 2) щелкнуть по ярлыку Новая база данных. 3. На новой вкладке следует указать имя папки документов и в поле Имя файла записать имя новой базы, например New_M или Acred_C, или записать другое имя и щелкнуть по кнопке ОК.  4. На новой вкладке [имя базы] База данных (рис. 5) выделить лист Таблицы и щелкнуть по кнопке Создание таблицы в режиме конструктора. 5. В поле листа Таблица появится окно Формирование таблицы (см. рис. 5), в правой части которого показан список возможных режимов. Для подготовки новой таблицы целесообразно переместить курсор на строку Конструктор и нажать на кнопку ОК.  Рисунок 5. Формирование таблицы На экране появится новая таблица, в левом столбце которой необходимо записать имена ее полей (рис. 6), установить тип данных, вводимых в каждое поле, дать краткое описание поля и определить свойства каждого поля. Эти операции проводят в следующем порядке: 1. Записать имена полей подготовленной таблицы базы данных, перемещаясь по таблице с помощью клавиши <ТаЬ> и стрелок.  Рисунок 6 Установка полей таблицы Перечень Имя поля данных может содержать до 64 символов, включая пробелы и знаки препинания. Нельзя использовать точки, восклицательные знаки и квадратные скобки. 2. Установить тип данных для каждого поля. По умолчанию полю присваивается текстовый тип данных, однако можно установить другой тип данных, щелкнув по кнопке с опущенной стрелкой и переместив указатель на соответствующий тип данных из тех, что приведены в появляющемся диалоговом окне Тип данных: текстовый, поле мемо, числовой, дата/время, денежный, счетчик, логический, поле объекта OLE. Для получения подробной справки о типах данных нужно щелкнуть в ячейке под заголовком Тип данных и нажать клавишу <F1>. Нажать клавишу <ТаЬ> для перехода в область Описание. Ввести текст, поясняющий назначение вводимой информации. Например, Наименование ценностей, Количество ценностей, Номер доверенности и т. п. В нижней части окна таблицы необходимо указать свойства устанавливаемого поля. 1. Установка свойств поля Каждое поле таблицы может характеризоваться параметрами (свойствами). Например, поле данных текстового или цифрового типа следует ограничить определенной длиной. Для данного примера длину поля Плательщик определим в 50 знаков. Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств. Исключение составляют поля с логическим типом данных, поскольку в них объем информации фиксирован. Данные всех типов имеют свойство Подпись поля, с помощью которого столбцу таблицы дается новое название. Для установки свойств полей таблицы необходимо выполнить следующие операции: 1. Щелкнуть на любом поле выбранной строки. В зоне свойств (нижняя часть окна) появится информация о свойствах выбранного поля. 2. Щелкнуть по необходимой строке свойств поля и записать новое свойство (текстовое обозначение этого свойства). Для получения дополнительной информации следует щелкнуть на конкретном свойстве и нажать клавишу< Fl>. 3. Закрыть таблицу, используя команду Закрыть из меню Файл. 4. Повторить показанные операции для формирования остальных таблиц базы данных. |
Похожие:
 | Практическое занятие: «Порядок заполнения инвентаризационных описей по учету основных средств» | | Практическое занятие 2 «Изучение структуры и основных положений закона РФ об обеспечении единства измерений» |
| Практическое занятие Изучение технологий сбора, накопления, обработки, передачи и распространения информации 4 |  | Таможенное регулирование является одним из основных рычагов государственного воздействия на внешнеторговый оборот и поэтому призвано... |
| ... | | Объем времени, отводимого для изучения темы: 6 часов (2 ч. – лекция, 2 ч. – семинар, 2ч. – практическое занятие) |
| Цель практической работы: развитие навыков проектирования занятий с использованием эор | | Практическое занятие №4. Представление информации в двоичной системе счисления |
| Тема: Заполнение налоговой декларации по упрощённой системе налогообложения (усн) | | Изделием называется любой предмет или набор предметов производства, подлежащих изготовлению на предприятии |