Коленко Ю. В. «Практикум по ис в экономике» Практическое занятие 8-11
Скачать 451.44 Kb.
|
Связывание таблиц После нормализации может быть получен набор из множества таблиц. Данные, принадлежащие единственной логической записи, могут находиться в нескольких таблицах. Пока данные хранятся в универсальном отношении, можно сразу получить всю необходимую информацию. После нормализации доступ к данным несколько усложняется. Чтобы выбрать ту или иную информацию, необходимо просмотреть несколько таблиц. При этом в качестве механизма, обеспечивающего связывание данных в разных таблицах, выступают ключи. Связывание строк таблиц реляционной базы данных выполняется с помощью первичного (primary) и внешнего (foreign) ключей. Разработчик базы данных должен определить правила связывания данных в разных таблицах, выделив в них одну или более колонок в качестве первичного или внешнего ключа. 1. Установка первичного ключа Первичный ключ позволяет однозначно идентифицировать любую строку таблицы, т. е. в таблице не может быть двух строк, имеющих одно и то же значение первичного ключа. При выборе столбцов, которые будут входить в состав первичного ключа, необходимо следовать требованиям уникальности и минимальности. При создании первичного ключа пользователь может выбрать любой набор столбцов. Единственное ограничение — совокупность значений выбранных столбцов должна быть уникальна для каждой строки. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом поля таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование ключа или ввод значений Null в эти поля. В качестве первичного ключа могут быть использованы как уже имеющиеся столбцы таблицы, так и новые столбцы, специально созданные для этих целей. Хотя в качестве первичного ключа можно выбрать один или более атрибутов описываемого в таблице объекта, все же на практике часто создают новый столбец, специально выделенный в качестве первичного ключа. Применение существующих атрибутов связано с определенными трудностями. На первый взгляд кажется, что номер паспорта — удачный пример первичного ключа. Однако при связывании строк в разных таблицах необходимо будет каждый раз указывать номер паспорта. При этом длина ключа может быть сравнительно большой. Кроме того, паспорт может быть утерян и заменен на другой, и тогда необходимо изменить данные во всех связанных таблицах. Использование специальных столбцов снимает эти проблемы. 2. Ключевые поля счетчика Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, Microsoft Access предлагает создать ключевое поле автоматически. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика. 3. Установка внешнего ключа Следующий шаг в связывании таблиц — определение внешнего ключа. Внешний ключ создается в таблице, поля которой ссылаются на строки главной таблицы. Для каждой строки зависимой таблицы необходимо, чтобы значению внешнего ключа было сопоставлено значение первичного ключа. Следовательно, нельзя вставлять в зависимую таблицу строки со значением внешнего ключа, не определенного в главной таблице. Однако допускается не определять значение внешнего ключа в зависимой таблице, в этом случае внешний ключ будет хранить значение Null. Впоследствии это значение может быть изменено на значение, соответствующее значению внешнего ключа в главной таблице. В отличие от первичного ключа внешний ключ не должен быть уникальным. То есть в зависимой таблице могут существовать строки, имеющие одинаковые значения для полей, сконфигурированных в качестве внешнего ключа. Однако разрешается устанавливать дополнительные ограничения целостности на поля, входящие во внешний ключ. Пользователь может установить ограничение целостности unique и тем самым гарантировать уникальность значений внешнего ключа. После того как первичный и внешний ключи будут связаны, в зависимой таблице будут наложены ограничения на значения полей, определенных в качестве внешнего ключа. При этом возникает необходимость как-то согласовывать изменения ключевых полей, делаемые в главной таблице, со значениями в зависимой таблице. Если не выполнять никаких дополнительных действий, то возможно нарушение целостности данных. Например, если в качестве первичного ключа был выбран номер паспорта и с ним было связано несколько внешних ключей разных таблиц, то при изменении номера паспорта только в главной таблице связь окажется нарушенной. Строки в зависимых таблицах окажутся потерянными, т. е. для них не будет сопоставлена ни одна строка главной таблицы. В этом случае нарушается целостность данных. Для исключения подобных проблем в MS Access реализованы специальные механизмы, обеспечивающие автоматическое поддержание целостности данных. 4. Каскадирование (cascading) В Access этот режим обеспечивает автоматическое соблюдение целостности данных. При изменении значения первичного ключа в главной таблице будут автоматически изменяться значения всех связанных внешних ключей во всех строках зависимых таблиц. Эти изменения будут незаметны для пользователей. Все имеющиеся связи будут автоматически сохранены. Для удаления строк главной таблицы следует учитывать зависимость строк с первичным ключом. Если в зависимых таблицах с первичным ключом удаляемой строки не была связана ни одна строка, то проблем не возникает. Если же такие строки в зависимых таблицах существуют, то необходимо выполнить удаление таким образом, чтобы обеспечить целостность данных. При удалении строк из главной таблицы в режиме Каскадирование система автоматически удаляет все связанные строки из зависимых таблиц. 5. Установка связей Связи устанавливаются между двумя таблицами, при этом одна из них содержит поле, данные в котором полностью совпадают с данными поля другой таблицы. Связываемые поля могут иметь различные имена, но обязательно — один и тот же тип. Первичный ключ — это поле или совокупность полей, значения которых однозначно идентифицируют записи, хранящиеся в таблице, т. е. в конкретной таблице данные поля-ключа встречаются однажды и поэтому по значению данных поля ключа можно однозначно установить и содержание всей записи. Такая таблица определяется как «главная», а отношение — как «один». Связываемое поле другой таблицы может также однозначно определить запись по содержанию этого поля, но может иметь повторяющиеся в нескольких записях данные. В последнем случае отношение определяется как «много», а таблица — как «подчиненная». 9. Типы связей между таблицами При связывании строк главной и зависимой таблицы возможны самые разные сочетания. Тип связи определяет количественные правила сопоставления строк главной и зависимой таблицы. Существуют три типа связей: один-к-одному, один-ко-многим, многие-ко-многим, 1. Один-к-одному (One-to-one). При установке этого отношения (1:1) каждой строке главной таблицы соответствует единственная (или ни одной) строка зависимой таблицы. С другой стороны, каждая строка зависимой таблицы должна быть связана только с одной строкой главной таблицы. В качестве примера такой связи можно привести связь человека и его родителей. Каждый человек может иметь единственного отца и единственную мать. При отношении один-к-одному одной записи в первичной таблице соответствует только одна запись связанной таблицы. 2. Один-ко-многим (One-to-many). В случае связи (1: п) каждой строке главной таблицы соответствует ноль, одна или более строк зависимой таблицы. С другой стороны, каждая строка зависимой таблицы должна быть связана только с одной строкой главной таблицы. Примером такой связи может являться связь между телефонной станцией и абонентами. Частным случаем связи один-ко-многим является связь один-к-одному. В случае отношения один-ко-многим одна запись таблицы (первичная таблица) связана с множеством записей другой таблицы (связанная таблица). 3. Многие-ко-многим (Many-to-many). Этот тип связи предполагает, что любой строке главной таблицы может соответствовать ноль, одна или множество строк зависимой таблицы. При этом каждая строка зависимой таблицы может быть связана с одной или более строк главной таблицы. Примером такой связи может являться совместное использование файлов компьютерной сети организации. С каждым файлом могут работать множество сотрудников, в то же время каждый сотрудник может работать с множеством файлов. Создание связей между таблицами в MS Access предполагает выполнение следующих операций: 1. Установить в связываемых таблицах совпадающие поля, соблюдая соответствие в имени и описании между ключевым полем первичной таблицы и соответствующим полем связанной таблицы (связанный ключ). Если связываемая таблица не содержит поля с ключевым полем первичной таблицы, то следует его добавить к связываемой таблице.  2. Выбрать команду Схема данных в меню Сервис или щелкнуть на одноименной кнопке панели инструментов. Эта кнопка имеет вид трех таблиц, связанных прямыми линиями.3. На экране будет показано пустое диалоговое окно Схема данных. 4. На строке операционного меню выбрать команду Связи и активизировать опцию Показать таблицу. На рабочем окне появится диалог Добавление таблицы. В окне диалога перечислены все ранее созданные таблицы. 5. С помощью клавиши <Shift> и мыши выделить необходимые таблицы и щелкнуть по кнопке Добавить. Закрыть диалоговое окно. 6. На вкладке Схема данных (рис. 8) появятся окна всех выделенных таблиц. В окнах показаны списки полей соответствующих таблиц с установленными Ms Access связями.  Рисунок.8. Диалоговое окно Схема данных Провести расстановку таблиц по полю окна для более удобной работы с ними. Перетаскивать таблицы можно с помощью мыши, захватывая поле их заголовков. 7. Установите недостающие связи между полями различных таблиц. Для этого нажать кнопку мыши на ключевом поле первичной таблицы и перетащить мышь на то же поле связанной таблицы. На рабочее поле выдается диалоговое окно Связи, показанное на рис. 9.  Рисунок 9. Диалоговое окно Связи 8. Переключить флажок Обеспечение целостности данных. Установить флажки: Каскадное удаление связанных записей, Каскадное обновление связанных полей, Один-ко-многим. Нажать на кнопку Создать. 9. Повторить операции по установке связей между всеми таблицами базы данных. 10. Сохранить схему данных, щелкнув по кнопке с изображением дискеты на панели инструментов, и закрыть схему данных с помощью щелчка по кнопке закрытия окна. Целостность данных Целостность данных — это система правил, защищающая систему данных от случайных изменений и удаления. Она реализуется с помощью анализа корректности связи между таблицами. Это определяет контроль за установленными связями. Если, например, добавить в ключевое поле типа «один» одну из записей данных, уже встречавшихся в таблице, то будет нарушена целостность данных и выдана соответствующая информация. В результате выполнения операций на вкладке Параметры диалог исчезнет, а на схеме данных связанные поля соединятся линией, рядом с которой у таблицы «Доверенность» будет установлена цифра 1, а у таблицы «Перечень» — символ бесконечности (обозначение связи один-ко-многим) (рис. 10).  Рисунок 10. Установленная схема данных Выполненные операции позволяют реализовать второй этап создания базы данных. На третьем этапе необходимо обеспечить ввод данных в базу данных. Он может быть обеспечен двумя способами: использованием диалога Таблицы в режиме Открыть или применением специальных экранных форм (бланков) для ввода данных. Обычно используют второй способ. Для организации экранных форм следует перейти к диалогу Форма. 10. Ввод информации в базу данных Ввод данных в базу данных следует начать с указания имени таблицы, которое выбирается после перехода к диалогу Форма, щелчка но кнопке Создать и активизации режима Таблица. Процесс ввода данных состоит в заполнении информацией соответствующих полей таблицы. Заполнение одной строки таблицы соответствует вводу одной записи в базу данных. 1. Ввод данных в режиме Таблица Для перемещения между записями служит поле номера записи, расположенное в самом низу формы. В этом поле указывается текущая запись и общее количество записей. Слева от поля расположены кнопки, позволяющие переходить от начала к концу базы данных, и в обратном порядке. При вводе информации в поля записи разрешены все операции редактирования, используемые в графической оболочке Windows. Если таблица имеет связанную (ые) таблицу (ы), то справа от таблицы будет находиться символ «+», при нажатии на который откроется вложенная таблица. Запись будет введена в том случае, если будут соблюдаться ограничения целостности (в нашем случае это касается ввода данных о доверенности). Ввод записи произойдет только в случае, если связанные поля будут заполнены, т. е. например, таблица с доверенными лицами должна быть заполнена перед заполнением основной таблицы, если была помечена опция Целостность данных. Однако этот способ ввода данных недостаточно удобен, и для организации более эффективного процесса ввода информации применяют специальные формы. В этих формах поля располагаются на определенных местах заранее подготовленного бланка. Для разработки подобных бланков применяют специальный диалог Форма. 2. Основные и подчиненные формы данных Форма бланка (далее форма), разрабатываемая для ввода информации, содержит поля для ввода данных в той форме и в том виде, как они записываются на традиционных документах. Для создания эскиза формы необходимо воспользоваться режимом Конструктор, который вызывается с помощью соответствующей кнопки в диалоговом окне Форма. Процесс подготовки формы можно разделить на следующие операции. В окне базы данных следует выделить соответствующую таблицу, затем щелкнуть на ярлычке Форма и затем по кнопке Создать. В центре окна появится вкладка Новая. В ее правой части установлен список возможных режимов создания формы, а внизу — раскрывающийся список ранее созданных форм. Открыв на панели объектов строку Формы, необходимо активизировать режим подготовки формы на базе конструктора, указав предварительно в окне формы строку с именем таблицы, для которой разрабатывается форма. На экране появится сформированная простая форма, не содержащая полей записи, и панель инструментов для разработки формы. Не- обходимо на поле формы установить расположение полей и подписи к ним (рис. 11).  Рисунок 11. Диалог Форма Форма имеет пять областей, но для практической работы достаточно использовать две из них: область заголовка и область данных. Область заголовка содержит имя формы. Все данные располагаются в нижнем окне. Форма состоит из объектов: кнопок, линий, окон и т. п. Они устанавливаются с помощью кнопок панели инструментов Формы. Процесс разработки формы можно значительно упростить, если использовать режим Мастер форм. В этом режиме на экран выдается последовательность вкладок, с помощью которых уточняется содержание объектов формы: список полей, формат надписей, форма размещения объекта и т. п. Создание формы начинается с указания режима разработки формы и указания имени таблицы, для которой создается форма. Имя таблицы выбирается из раскрывающегося списка, размещенного под окном выбора режима создания формы. На рис. 12 показано первое диалоговое окно Создание формы режима мастера форм, с помощью которого определяется перечень полей таблицы, который будет изображен на поле формы. Операция по выбору поля состоит в выделении элемента списка Доступные поля в левом окне и щелчка по кнопке Далее. В результате имя поля переводится на поле правого окна Выбранные поля. Нажав кнопку Далее, процесс подготовки вызывает второе диалоговое окно: внешний вид формы (рис. 13). С помощью этого диалога выбирается один из типов организации данных на форме: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица и сводная диаграмма.  Рисунок 12. Диалоговое окно Создание формы  Рисунок 13. Установка внешнего вида формы Для рассматриваемого примера следует выбрать В один столбец или Выровненный. Третье диалоговое окно уточняет стиль подписей к окнам ввода данных. Для примера для внешнего вида В один столбец выбран стиль Стандартный (рис. 14).  Рисунок 14. Установка формата подписей к объектам окна ввода данных Четвертый диалог позволяет указать имя создаваемой формы и дает возможность перейти к ее просмотру или редактированию. После записи имени формы на соответствующее поле диалога остается нажать кнопку Готово, после чего мастер возвращается к окну базы данных, на поле которой устанавливает подготовленную форму, как показано на рис. 15. Выполнение перечисленных операций позволит показать на экране подготовленную форму в один столбец. Ее текстовые поля содержат данные первой записи из выбранной таблицы.  Рисунок 15. Форма Поставщики [В заключение необходимо выбрать команду Сохранить форму из меню Файл. В диалоговом окне напечатать имя формы, например Поставщики (рис. 16).  Рисунок 16. Вкладка параметров формы В процессе редактирования вкладки можно воспользоваться вкладкой ее параметров, которую можно вызвать используя режим Конструктор. Применяя панель инструментов мастера подготовки формы, которая показана на рис.11, можно создать удобную для ввода информации форму. Следующий этап проектирования формы записи данных состоит в разработке более удобной для ввода информации формы, ориентированной на соответствующие эстетические и эргономические взгляды пользователя базы данных.  Рисунок 17. Мастер формы Этап проектирования более сложной формы начинается с щелчка по кнопке Конструктор, расположенной на панели инструментов окна базы данных, в результате которого раскрывается список режимов проектирования. На нем следует установить режим Таблица. В левой части экрана появляется эскиз редактируемой формы (рис. 17), на поле которого можно перемещать и изменять геометрию всех компонентов формы. На первом элементе строки форматирования следует раскрыть список компонентов форм и активизировать одну из них. Например, выбрав строку Заголовок, перевести курсор на его границу и изменить размер поля документа, на котором будет размещен заголовок. Теперь, щелкнув по кнопке Ящик инструментов на панели инструментов и, переведя курсор на поле заголовка, можно, задав предварительно кегль и рисунок шрифта, записать текст на поле заголовка. Поле заголовка можно передвинуть, выделить, изменить, используя традиционные для продуктов Microsoft приемы. Поле заголовка можно выделить, используя палитру цветов, для чего ее следует активизировать с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов. |
Похожие:
 | Практическое занятие: «Порядок заполнения инвентаризационных описей по учету основных средств» | | Практическое занятие 2 «Изучение структуры и основных положений закона РФ об обеспечении единства измерений» |
| Практическое занятие Изучение технологий сбора, накопления, обработки, передачи и распространения информации 4 |  | Таможенное регулирование является одним из основных рычагов государственного воздействия на внешнеторговый оборот и поэтому призвано... |
| ... | | Объем времени, отводимого для изучения темы: 6 часов (2 ч. – лекция, 2 ч. – семинар, 2ч. – практическое занятие) |
| Цель практической работы: развитие навыков проектирования занятий с использованием эор | | Практическое занятие №4. Представление информации в двоичной системе счисления |
| Тема: Заполнение налоговой декларации по упрощённой системе налогообложения (усн) | | Изделием называется любой предмет или набор предметов производства, подлежащих изготовлению на предприятии |