Учебно-методический комплекс дисциплины «документирование управленческой деятельности»
Скачать 1.62 Mb.
|
| К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров. В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино - фотопленка, магнитные ленты, СД - диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картридж, флеш-карты). Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета. Ввиду массовости использования и широкого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет. Все виды классификации носят в основном теоретический характер. Письма классифицируют по тематическому, функциональному признаку, по сложности, структуре и т.д. В таблице 3 приведена краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем. Таблица 3 – Классификация писем
Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям. Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма:
Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле. Язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений:
В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дела, соблюдая нейтральность тона. Деловые письма юридических лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации) излагаются:
Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТУ требуется указание на документе его исполнителя. Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала “набросать” логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:
Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, автор облегчает его восприятие адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Пример сопроводительного письма: “Направляем проектную документацию по объекту “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань. II-ой этап строительства”. Получение просим подтвердить.” Порядок слов при составлении официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Пример: 1-й вариант: “На основании письма заказчика незавершенный объем II-ого этапа строительства на объекте “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань” переносится на 2-й квартал 2000 года.” Цель высказывания – указание срока, на который переносится выполнение объема строительных работ. 2-й вариант: “На второй квартал 2000 года незавершенный объем II-ого этапа строительства на объекте “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань” переносится на основании письма заказчика от 20.01.2000 исх. № 235.” Цель высказывания – обоснование причины переноса срока выполнения строительных работ. Из приведенного примера видно, что продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли, оттенить важные моменты высказывания. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например:
Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту и имеющих установленный комплекс обязательных элементов – реквизитов. Рекомендуется следующий их состав: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, номер факса, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя. Официальное письмо - единственный документ, на котором не ставится его название (в отличие от других документов: “Приказ”, “Распоряжение”, “Положение”, “Устав” и т.д.) Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности. В любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. В связи с этим регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком (таблица 4). При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека. Таблица 4 – Типология обращений
Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можно использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…» и т.п. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Далее следует краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п. Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в тексте основного письма перед подписью. Иногда после подписи в деловом письме размещается постскриптум (P.S.). Здесь можно кратко изложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму. Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа и без помарок. Какие-либо исправления или подчистки не допускаются. Текст должен быть красиво размещен. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Пример оформления делового письма представлен на рисунке 34. Электронное письмо Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции Приложения. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными письмами осуществляется через эти почтовые ящики. Подключившись к электронному носителю, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международной сети.
Рисунок 34. Пример оформления служебного письма в продольном варианте оформления бланка Электронная почта предоставляет абонентам следующие возможности: • взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений с подразделениями организаций, между собой и с иными абонентами сети электронной почты; • иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций; • обмениваться сообщениями с абонентами других сетей; • получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде: 1. «Шапка» в корпоративном стиле; 2. Приветствие; 3. Содержание, цель обращения; 4. Прощание; 5. Личная подпись с указанием контактов; 6.Ссылка на сайт компании; 7. Логотип, если это необходимо. Электронное письмо включает адрес или несколько адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен состоит из нескольких поддоменов, разделённных точками. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное письмо, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. Заявление – официальное сообщение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу констатирующее - ходатайствующего характера в целях реализации его (их) права или законного интереса. В тексте заявления содержится просьба / предложение (в некоторых случаях их краткая аргументация). Поскольку заявление относится к личным документам, текст излагается от первого лица. Документ визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальником структурного подразделения, где работает (или собирается работать) заявитель, начальником отдела кадров, заместителем директора, бухгалтером и т.д. Выделяют две группы заявлений:
При составлении заявления по текущим вопросам используют клишированные формы: для выражения просьбы – прошу + инфинитив (разрешить, допустить и др.); прошу Вашего разрешения, согласования + на что? (на зачисление, на выезд и т.д.); для ввода аргументации – ввиду того, что; в связи с тем что; на основании того что; потому, что; так как; учитывая что. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении их в конкретное структурное подразделение на вакантное место. Заявление о приеме на работу адресуют руководителю организации с указанием его должности, фамилии, имени и отчества. В таком заявлении обязательно полностью указываются фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес и телефон (могут также указываться и паспортные данные). Далее идут текст, подпись, дата составления. Заявление о приеме на работу вместе с другими необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения, заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). Сотрудники организации обращаются с заявлением в том случае, когда они хотят реализовать свое право на отпуск, перевод в другое структурное подразделение, увольнение. В таких заявлениях указывается название структурного подразделения, где работает заявитель, а в состав подписи включается наименование его должности. Образец оформления заявлений приведен на рисунке 35.
Рисунок 35. Образец оформления заявления Резюме – составляемый при приеме на работу документ информационного характера, целевая установка которого изложить сведения об образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место (рисунок 36). Оно позволяет ищущему работу заявить о себе как о специалисте максимально большому числу работодателей, не отнимая у них много времени. С точки зрения работодателя, достоинство резюме состоит в том, что оно позволяет достаточно быстро отобрать тех кандидатов, которые подходят по формальным признакам (по образованию, профессии, квалификации, возрасту и т.п.). Поэтому резюме, хотя и не гарантирует получение работы, является хорошим способом заинтересовать работодателя и получить приглашение на личное собеседование. Как правило, резюме анализируется в отсутствие претендента на рабочее место, поэтому документ должен содержать лаконичную информацию об авторе, достаточную, чтобы отразить свою индивидуальность. Главные принципы составления резюме – подчеркнуть положительные, сильные моменты и сделать незаметными, насколько это возможно, отрицательные, слабые стороны.
Рисунок 36. Образец оформления резюме Резюме оформляется произвольно. Большую роль при этом играет фактор привлекательности. Необходимо использовать различные шрифты, подчеркивание, броско расположить текст на странице. Резюме должно быть легко читаемым. При этом необходимо отметить все, что имеет отношение к той должности, на которую претендует соискатель. Начинать желательно с сильных сторон (например, с образования, если мал опыт работы, или наоборот). В резюме не рекомендуется использование личных местоимений (я, мое, мы); предложения должны быть четкими, начинающимися преимущественно с глаголов; необходимо избегать употребления аббревиатур и сокращений. Текст резюме излагается по позициям:
Раздел II. Организация документооборота | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |  | «Экономика и управление на предприятии», утвержденного приказом Министерства образования РФ от 17. 03. 2000 г. №238 эк/сп |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... |
| Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |