Учебно-методический комплекс дисциплины «документирование управленческой деятельности»
Скачать 1.62 Mb.
|
| Тема 1.3. Организация и технология документационного обеспечения управления Составление и оформление документов: организационных, учредительных и распорядительных документов. Основные виды документации по личному составу. Требования к оформлению документов кадровой службы. Информационно-справочные документы. Информационно-справочные документы. Современное деловое письмо. Организация документооборота. Регистрация документов. Организация информационно - справочного аппарата и контроль исполнения документов. Организация делопроизводства по обращениям граждан. Организационная документация Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации: фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций. По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования текста документа они подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия. На рисунке 24 представлены основные организационные документы организации. Распорядительная документация Распорядительные документы – документы, позволяющие органу управления организацией обеспечить реализацию поставленных перед ним задач.  Рисунок 24. Виды организационной документации Указанные документы оформляют административную деятельность организации и могут издаваться на правах коллегиального управления или на правах единоначалия. Решения, фиксируемые в распорядительных документах, могут касаться:
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. С учетом сферы действий распорядительные документы делятся на:
Различают несколько основных видов распорядительных документов, которые представлены на рисунке 25.  Рисунок 25. Основные виды распорядительных документов В соответствие действующему законодательству администрации предприятий, организаций, учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; органы власти – указы, постановления, решения, распоряжения, указания. Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятие решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя. Обязательными реквизитами протокола являются:
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа управления или его заседания. Текс протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется одинаково как при полной, так и при сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество присутствующих на заседании, повестка дня. Данная часть протокола заканчивается повесткой дня, вопросы которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы повестки дня формулируются в именительном падеже без предлогов. По каждому пункту повестки указывается фамилия докладчика и его должность. Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ (если доклад) – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. В разделе «ВЫСТУПАЛИ» в кратком протоколе указываются только фамилии лиц, выступающих в обсуждении, а в полном – приводится содержание выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы. В разделе «постановили (решили)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко и лаконично. Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания. Макет оформления протокола представлен на рисунке 26. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной организации или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки бывают внешними и внутренними. Внешняя докладная записка предоставляется руководству вышестоящей организаций и оформляется на общем бланке организации. Внутренняя докладная записка предоставляется руководителю данной организации. Обязательными реквизитами докладной записки являются:
При составлении документа используются следующие синтаксические конструкции: Сообщаю Вам, что …; Довожу до Вашего сведения, что …; Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести). Внутреннюю докладную записку подписывает её автор, а внешнюю – руководитель организации или его заместителя. Датой докладной записки является дата её составления или подписания.   Рисунок 26. Макет оформления протокола Текст докладной записки состоит, как правило, из трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для её написания. Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты её решения. Третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять. Вторая часть докладной записки может отсутствовать. Макет оформления внешней докладной записки представлен на рисунке 27, а внутренней – на рисунке 28. Объяснительная записка – документ, объясняющий непосредственному руководителю причины невыполнения какого – либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Объяснительная записка адресуется конкретному должностному лицу. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки. Объяснительную записку подписывает её автор. Датой объяснительной записки является дата её составления или подписания. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с …, вследствие …, по причине того, что … и т.п. Макет оформления объяснительной записки представлен на рисунке 29. Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Рисунок 27. Макет оформления внешней докладной записки Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой - либо юридический факт.   Рисунок 28. Макет оформления внутренней докладной записки   Рисунок 29. Макет оформления объяснительной записки Макет оформления служебной записки представлен на рисунке 30.
Рисунок 30. Макет оформления служебной записки Справки составляются, как правило, по запросам вышестоящих и сторонних учреждений, имеющих право на получение соответствующей информации (судебные и налоговые органы, милиция, прокуратура) – это внешние справки. Справки могут составляться также и внутри учреждения – это внутренние справки. Внешние справки составляются на общем бланке учреждения, внутренние – на чистом листе бумаги. Различают также справки личного и служебно – информационного характера. Личные справки выдаются с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.д. Такие справки всегда направляются за пределы учреждения, поэтому они оформляются на общем бланке. Поскольку текст справки личного характера по своему содержанию типичен, он оформляется на трафаретном бланке, на котором содержится заранее занесенная постоянная информация и составлено место для переменной информации. Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются необходимые сведения. В конце текста обязательно указывается организация, в которую представляется справка. Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины её составления (ссылка на запрос лиц и организаций; на документы, послужившие основанием для составления справки и др.). Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то её текст может состоять из разделов и пунктов. Типовой формуляр справки включает следующие реквизиты:
Датой справки служит дата её подписания. Регистрационным номером считается порядковый номер документа, он оформляется одновременно с датой. Адресат указывается только на справках информационного характера. В справках личного характера адресат указывается в тексте, поэтому специально этот реквизит не оформляют. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чём?» и может включать указание на период времени, на который приходится сообщение, например: О наличии документов о трудовой повинности за 1935 г. Внешние справки, как правило, подписываются руководителем учреждения или его заместителем. Внутренние справки подписывают руководители структурных подразделений. Справки, содержащие финансовую информацию, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. Оттиск печати заверяет подписи на справках, содержащих финансовую информацию. Печатью заверяются также справки, подтверждающие факты из жизни и деятельности граждан. Образец оформления справки представлен на рисунках 31,32.
Рисунок 31. Образец внешней справки Акт Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации). В последнем случае акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово – хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.
Рисунок 32. Образец справки, содержащие финансовую информацию Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов. Акты по содержанию и назначению делятся на акты:
Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты:
Дата и место составления акта должны соответствовать дате события и месту его составления. Заголовок начинается либо с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отлагательного существительного (о приеме/передаче оборудования; об уничтожении дел и т.д.), либо с помощью существительного в родительном падеже, например: ревизии кассы (ПЕРВЫЙ ВАРИАНТ ПРЕДПОЧТИТЕЛЬНЕЕ). Текст акта делится на три части: введение; констатирующую часть; выводы. Во введении указывается документ– основание для издания акта, его дата и номер (чаще всего это распорядительный документ), например, Основание: приказ директора предприятия № 2 от 05.01.2005. Далее идет список лиц, составивших акт. Они перечисляются в следующей последовательности:
Составлен комиссией: Председатель – зам. Директора В.Т. Трофимов Члены комиссии – гл. инженер В.З. Зиновьев ст. мастер Н.Б. Кривошеев механик А.Т. Морозов В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений. Констатирующая часть начинается с абзаца. В текст включаются сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты. Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов. В конце текста указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресатах, которым он направлен, например: Составлен в 3-х экз.: 1-й экз. – директору предприятия 2-й экз. – в бухгалтерию 3-й экз. – в дело № 12/05 Подписи лиц располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии в водной части, но без указания должности (указываются председатель и члены комиссии), например: Председатель Подпись В.Т. Трофимов Члены комиссии Подпись В.З. Зиновьев Подпись Н.Б. Кривошеев Подпись А.Т. Морозов Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но при этом излагает суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту. Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения руководителем вышестоящей организации (следовательно, такие документы должны содержать реквизит «гриф утверждения документа»). Макет оформления акта представлен на рисунке 33. Деловое письмо Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты. Деловое письмо – обобщенное назначение широко применяемого вида документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. Деловое письмо выполняет ряд важных функций, которые представлены в таблице 2. Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов – передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение. Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или иностранном языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.   Рисунок 33. Макет оформления акта Таблица 2 – Функции деловых писем
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |  | «Экономика и управление на предприятии», утвержденного приказом Министерства образования РФ от 17. 03. 2000 г. №238 эк/сп |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... |
| Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |