Учебно-методический комплекс дисциплины «документирование управленческой деятельности»
Скачать 1.62 Mb.
|
| Тема 1.1. Предмет, задачи курса и методы его изучения. Управление документационными процессами. Системы и комплексы документов Успех любого управленческого процесса зависит от многих факторов. Немалую роль в этом играет умение юридически грамотно представить информацию в письменной форме, то есть правильно составить и оформить документ. В связи с этим обстоятельством нами подготовлено комплексное учебное пособие по дисциплине «Организация документопроизводства». Задачами преподавания дисциплины являются изучение студентами терминологии документоведения, закономерностей документообразования, правил составления документов с использованием традиционных и современных компьютерных информационных технологий; изучение законодательного и нормативно – методического регулирования документационного обеспечения управления; изучение технологий организации работы с документами. Учебное пособие представляет собой систему основных теоретических сведений и практических заданий в сфере работы с документами. В результате теоретического изучения студенты должны знать: - роль документированной информации в управлении; - законодательное и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления; - основные требования государственного стандарта по оформлению управленческих документов; - особенности подготовки и оформления отдельных видов управленческих документов; - особенности подготовки и оформления документов, используемых при проведении процедур банкротства. В результате практического изучения дисциплины студент должен: - иметь практические навыки оформления основных реквизитов документов; - уметь самостоятельно подготавливать и оформлять отдельные виды управленческих документов. Документирование управленческой деятельности представляет собой все процессы, относящиеся к фиксации на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Документы в каждой отрасли унифицируются по своей собственной системе. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ, УСД, уставу (положению) организации и иным актам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издают по оперативным вопросам и для организации исполнения , постановлений и приказов. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (постановления, приказы и т.д.) оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принявшей этот документ. Распорядительный документ может быть отменен или изменен распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Суд может отменить распорядительный документ, если он противоречит закону или принять решение о его изменении (о приведении его в соответствие закону). Прокуратура может опротестовать распорядительный документ и предложить организации в определённый срок отменить его. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. Решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, а так же ход обсуждения вопросов на этих заседаниях оформляются протоколом. При этом, форма протокола предполагает следующие три обязательных раздела при фиксации обсуждения по каждому из вопросов повестки дня:
Протокол оформляется на основании записи хода заседания (простая, стенограмма, аудио) и используемых в ходе заседания документов (проект повестки дня, проект решения, список присутствующих, текст доклада, доверенность на представление интересов и т.д.) В пределах своей компетенции для осуществления оперативной связи организации всех уровней управления могут направлять письма как другим организациям, так и гражданам. Письма оформляются в тех случаях, когда не предусмотрен или затруднен бездокументарный обмен информацией (устные указания, пояснения, инструктирование и т.д.), или есть необходимость зафиксировать факт передачи информации. При необходимости срочной передачи информации текст передается посредством телеграфной (телеграмма), телефонной (телефонограмма и факсограмма) или Интернет связи (электронное письмо). Организации в силу законов и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы, обязательные к исполнению: уставы; положения; правила, планы работ; договоры; прейскуранты и т.д. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями и с руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей последовательности: - с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и, при необходимости, с общественными организациями; - с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами); - с финансовым подразделением или главным бухгалтером; - с юридической службой; - со службой документационного обеспечения. - с заместителем руководителя организации, ведающим вопросами, содержащимися в проекте документа. Внешнее согласование проекта документа проводится в следующей очередности: - с подчиненными организациями, а так же неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; - с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; - с общественными организациями по желанию или в случаях, предусмотренных законом; - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области (санитарный, противопожарный, экологический и т.д.); - с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только по согласованию с ними. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или лицом его замещающим. Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а так же изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители и, при необходимости, главные бухгалтеры всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписываются всеми членами комиссии. Решения коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Право подписи распорядительных документов в форме указаний и распоряжений может предоставляться заместителям руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, схемы, планы и т.д.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол заседания коллегиального органа (совета, собрания, коллегии, совещания и т.д.) подписывают председательствующий и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера подписываются исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его компетенции, установленной должностной инструкцией. Тема 1.2. Современное государственное регулирование делопроизводства Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство, представляют собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562) осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Единые требования ко всем системам документации внедряются путём издания:
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях обеспечивается применением: Государственной системы документационного обеспечения управления; унифицированных систем документации (УСД); общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (КТЭСИ). ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в учреждениях в целях:
Состав управленческих документов организации определяется:
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать:
В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждений. Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя: - законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации; - указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства. Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации. В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:
Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско - правовых сделок. Гражданский кодекс РФ устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений. Кодекс содержит положение о возможности использования электронно – цифровой подписи при совершении сделок. Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. Кодекс РФ об административных правонарушениях относит несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно – правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов. (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161 – ФЗ « О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.). Федеральный закон от 01.06.2005 № 53 – ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному исполнению. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98 –ФЗ « О коммерческой тайне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована, но не действует в отношении сведений, составляющих государственную тайну. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональным т данными с использованием средств автоматизации. МОДУЛЬ 2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Раздел I. Управленческая документация |
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |  | «Экономика и управление на предприятии», утвержденного приказом Министерства образования РФ от 17. 03. 2000 г. №238 эк/сп |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... |
| Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |