Учебно-методический комплекс дисциплины «документирование управленческой деятельности»
Скачать 1.62 Mb.
|
| Тема 1.1. Основные свойства, функции и признаки документа Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы: 1. Документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и руководства его производственной деятельностью); 2. Документы по функциям управления (такие документы составляются финансовыми подразделениями, бухгалтерией, отделом маркетинга и другими функциональными подразделениями). В процессе осуществления управленческой или предпринимательской деятельности оформляется огромное количество документов, классификация которых представлена в таблице 1. Среди всего многообразия документов, необходимо выделить личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера. Таблица 1 - Классификация документов
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, которое должно быть в обязательном порядке удостоверено. Различают следующие способы удостоверения копий:
Иногда для работы достаточно не всего документа, а только отдельной его части. В этом случае делается выписка. При оформлении выписки обязательно указывается, из какого документа она сделана, а правильность составления выписки подтверждается подписью должностного лица и печатью. Отпуск – копия отосланного документа. В случае утери владельцем подлинного документа, предприятия, организации, учреждения имеют право выдать ему соответствующий дубликат документа, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником (на этом документе обязательно ставится пометка «Дубликат»). Тема 1.2. Структура документа Для того, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. Форму документа задаёт совокупность его элементов - реквизитов (с латинского – требуемое, необходимое). ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» - определяет состав реквизитов управленческих документов, правила их оформления и расположения. Этот стандарт определяет 30 реквизитов, представленных на рисунке 1. Постоянные реквизиты приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа. Стандартом предусматриваются два варианта бланков: Угловой; Продольный. Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяемого формата А 4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены на рисунках 2 и 3. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в неё реквизитов. Сочетание зон между собой образует формуляр документа. Использование пунктиром линий для обозначения зон размещения реквизитов символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Вся площадь формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделена на три части:
Служебным полем является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Площадь для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. 
Рисунок 1. Реквизиты управленческих документов организации  Рисунок 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 углового бланка  Рисунок 3. Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 продольного бланка При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84 («Унификационные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»), который предусматривает реквизиты машиночитаемых документов; код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия) Кроме того, необходимо отметить, что в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, каждый лист документа должен иметь поля (рисунок 4) не менее:
На верхнем поле посредине при составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы. Номер пишется арабскими цифрами без указания слова «страница» и его сокращенных вариантов («с.», «стр.»), знаков тире» (черточек). Требования к оформлению реквизитов, размещенных на поле углового или продольного штампов документа 01 – Государственный герб Российской Федерации – помещается на бланки документов в полном соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (рисунок 5).  Рисунок 4. Поля документа 02 - Герб субъекта Российской Федерации - помещается на бланки документов в полном соответствии с правовыми актами субъектов РФ (рисунок 6).   Рисунок 5. Государственный Рисунок 6. Герб Приморского края Герб РоссийскойФедерации Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием автора документа. Диаметр герба не должен превышать 20 мм. (рисунок 7 и 8)
Рисунок 7. Расположение Герба Приморского края при продольном расположении реквизитов
Рисунок 8. Расположение Герба Приморскогокрая при угловом расположении реквизитов 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (рисунок 9) – Эмблема не воспроизводится, если на документе помещены герб РФ или герб субъекта РФ. При продольном расположении реквизитов эмблема помещается на верхнем поле бланка посередине листа, при угловом – на левом поле бланка. В обоих случаях она центруется по отношению к реквизиту «наименование организации», при этом её размеры не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «наименование организации».   Рисунок 9. Примеры эмблем 04 – Код организации (ОКПО) – по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляется в верхней части документа под наименованием организации (присваивается органами Госстата) (рисунок 10).
Рисунок 10. Пример оформления реквизитов «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер» и ИНН/КПП 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – проставляется рядом с кодом ОКПО (присваивается налоговыми органами) (Рисунок 10) 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП) – присваивается налоговыми органами (рисунок 10). 07 – Код формы документа (ОКУД) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Каждая форма документов имеет свой код. Например, трудовой договор – 0301014. (рисунок 11)  Рисунок 11. Пример оформления ОКУД 08 – Наименование организации - помещается в верхней части документа (слева или в центре) и должно полностью соответствовать написанию наименования, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного (рисунок 12).
Рисунок 12. Пример оформления сокращенного наименования организации Под наименованием организации размещается наименование филиала, представительства, структурного подразделения, если эта структура является автором документа. Наименование на иностранном языке воспроизводится в том случае, когда оно закреплено в уставе (положении) организации и размещается ниже наименования на русском языке. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. 09 – Справочные данные об организации – ГОСТ 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации (рисунок 13).
Рисунок 13. Пример оформления справочных данных об организации Справочные данные об организации располагаются под реквизитом «Наименование организации». Последовательность написания реквизита «Адресат» в документах должна соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2004 года № 221:
10 – Наименование вида документа, изданного организацией, регламентируется уставом (положением) и должно соответствовать видам документов предусмотренных Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (рисунок 14). В письме наименование вида документа не указывается.
Рисунок 14. Пример оформления реквизита 10 11 – Дата документа – датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), а для акта – дата события. Дата оформляется в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенных точкой, год – четырьмя, например:19.09.2009. Допустима словесно-цифровая форма, например: 19 сентября 2009 г. 12 – Регистрационный номер – состоит из его порядкового номера, который допустимо дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях и т.д. 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа - помещается только на бланке для писем, заполняется при оформлении письма – ответа. Реквизит включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 14 – Место составления или издания документа – указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». 15 Адресат – в состав может входить почтовый адрес. Этот реквизит указывается на исходящих документах и служит средством контроля за правильностью указания адресата. Максимальный набор этого реквизита предполагает наличие следующих информационных элементов:
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, пример:
Наименование организации и её структурного подразделения указываются в именительном падеже. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
16 - Гриф утверждения документа – документ утверждается должностным лицом или специально изданным документом (рисунок 15). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (в соответствующем склонении и числе), наименования утверждающего документа в творительном падеже, даты его издания и номера. Документ утверждается Документ утверждается должностным лицом постановлением, решением, приказом, протоколом Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа . 17 – Резолюция – В резолюции даются указания по исполнению документа или подготовке к его исполнению.
Рисунок 15. Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа» Резолюция пишется на документе, соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения и дату наложения резолюции.
Рисунок 16. Пример оформления реквизита «Резолюция» Лицо, названное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. 18 – Заголовок к тексту. Заголовок, выступающий неотъемлемой частью документа, с максимальной полнотой раскрывает его содержание (рисунок 17, 18). Реквизит «Заголовок к тексту» так же значительно облегчает обработку документа: не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, организацию контроля. Он не должен превышать пяти строк длиной в 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Кроме того, заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: Приказ (о чем?) «Об отчислении неуспевающих студентов», Протокол (чего?) заседания кафедры ГМУ.
Рисунок 17. Пример оформления реквизита «Заголовок к тексту»
Рисунок 18. Пример оформления реквизита «Заголовок к тексту» 19- Отметка о контроле – срок исполнения документа указывается в резолюции. Если срок исполнения не указан, то он определяется в один месяц или как указано в самом документе. Постановка на контроль осуществляется штампом «Контроль» или просто буквой «К» (рисунок 19, 20).   Рисунок 19. Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»   Рисунок 20. Пример оформления реквизита «Отметка о контроле» 20 – Текст документа (рисунок 21). Как правило, пишется на русском языке. Если документ написан на иностранном языке, то он подлежит легализации. Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде их комбинации. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой указываются причины или цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, рекомендации и т.д. На практике текст часто содержит только заключительную часть: приказ без обоснования, просьбу без пояснения, докладную записку как оценку фактов и т.д. В тексте документа, подготовленного на основании другого документа, указываются его реквизиты: наименование документа, наименование организации издавшей документ, дату издания, исходящий регистрационный номер, заголовок к тексту. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а так же в документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу) В распорядительных документах коллегиального органа текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решила). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, решили). В письмах употребляются следующие формы: - от первого лица множественного числа (просим отгрузить, направляем на рассмотрение); - от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить); - от третьего лица единственного числа (администрация города считает возможным, инспекция не возражает) 21 – Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: под текстом с отступом пишется Приложение: на 10 л. в 2 экз. (рисунок 21). Если приложения в тексте не названы то отметка о них делается следующим образом: Приложение: 1. Проект договора на 3 л. в 1 зкз. 2. Гранд-смета на 5 л. в 2 экз. На приложении в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия документа, его даты и номера:
22. – Подпись – . В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке и полное, если – не на бланке), личная подпись и её расшифровка. Директор личная подпись И.И. Иванов или Директор ООО «Владсбытснаб» личная подпись И.И. Иванов При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одна под другой в последовательности соответствующей иерархии должностей (рисунок 21): Директор личная подпись И.И. Иванов Главный бухгалтер личная подпись П.П. Петрова При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне:
В документах составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии: Председатель комиссии личная подпись И.И. Иванов Члены комиссии личная подпись П.П. Петров личная подпись С.С. Сидоров
Рисунок 21. Пример оформления реквизита «Текст документа, «отметка о наличии приложения» и «Подпись» 23 – Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), наименования должности лица с которым согласуется документ, личной подписи, её расшифровки и даты.
Гриф согласования располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования. 24 – Визы согласования документа Внутреннее согласование документа оформляется визой, включающей в себя должность, подпись, расшифровку подписи и дату. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинного документа. На копии отправляемого документа, визы проставляются в нижней части лицевой стороны. 25 - Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих изменение правоотношений, факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подтверждающих факты исполнения объемов работ, изменения статуса физических лиц и в некоторых других случаях подпись ответственного лица заверяется печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ (но не подпись) (рисунок 22). 26 – Отметка о заверении документа. При заверении копии документа ниже реквизита подпись проставляется надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, её расшифровка, дата и оттиск печати.  Рисунок 22. Пример оформления реквизита «Оттиск печати» 27 – Отметка об исполнителе – фамилию исполнителя и номер его телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. (рисунок 23) 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать в себя следующие данные: краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ (рисунок 23). Отметка подписывается и датируется исполнителем или руководителем подразделения-исполнителя. 29 - Отметка о поступлении документа в организацию – (входящий номер) располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления, порядковый номер (рисунок 23). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 30 – Идентификатор электронной копии документа – это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в организации (рисунок 23).  Рисунок 23. Пример оформления реквизитов «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию» и «Идентификация электронной копии документа» Совокупность реквизитов документа называется формуляром. Естественно, что не может быть документа, в котором формуляр состоит из 30 реквизитов. Поскольку, для каждого вида документов определен исчерпывающий состав реквизитов, зависящий от его назначения. |
Ленина ул., д. 2, Озерск, 457285
. Владивосток
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |  | «Экономика и управление на предприятии», утвержденного приказом Министерства образования РФ от 17. 03. 2000 г. №238 эк/сп |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... |
| Учебная программа составлена на основании Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и учебных... | | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |