Порядок восстановления первичных документов
Российское законодательство не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.
Однако специалисты налоговых органов в Письме от 13.09.2002 N 26-12/43411 рекомендуют руководителям организации в случае пропажи или гибели первичных документов:
назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные запросить у контрагентов и т.д.
Первичный документ в налоговом учете
Первичные документы, служащие основанием для организации бухгалтерского учета, применяются также для организации налогового учета.
Налоговый учет - это система обобщения информации для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком, на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.
Налоговым органом при проведении камеральной налоговой проверки могут быть истребованы первичные документы для проверки правильности исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие данные налогового учета (Письмо Минфина России от 24.08.2005 N 03-02-07/1-224).
В соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Основой для ведения налогового учета организациями и индивидуальными предпринимателями являются те же первичные учетные документы, на основании которых ведется и бухгалтерский учет.
В то же время налоговый учет как самостоятельная система учета предусматривает дополнительное к бухгалтерскому учету первичное документирование. При этом обязанность по оформлению первичных документов предусматривается в соответствующих главах части второй НК РФ, т.е. для целей налогообложения тем или иным конкретным видом налога.
В подп. 3 п. 1 ст. 23 части первой НК РФ установлено, что налогоплательщики обязаны вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, но только в случае, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах. В соответствии с подп. 3 п. 3 ст. 24 части первой НК РФ налоговые агенты обязаны вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов, в том числе по каждому налогоплательщику. Соответственно обязанность по оформлению первичных документов налогового учета распространяется только на те организации и на тех индивидуальных предпринимателей, которые признаются налогоплательщиками соответствующего налога или налоговыми агентами по соответствующему налогу.
В настоящее время законодательством о налогах и сборах предусмотрено оформление первичных документов налогового учета:
счета-фактуры - для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость и акцизов;
налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц - для налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц;
карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) - для налогоплательщиков плательщиков страховых взносов на обязательное пенсионное страхование;
справки бухгалтера - для налогоплательщиков налога на прибыль организаций.
Счет-фактура не является первичным учетным документом, предусмотренным ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Это следует, в частности, из текста примечания к ст. 120 части первой НК, в котором счета-фактуры указаны отдельно от первичных документов. Минфин России, отвечая на конкретный запрос, в письме от 12 июля 2005 г. N 03-04-11/154 также указывал, что счет-фактура не относится к первичным учетным документам, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Следует отметить, что позиция ВАС РФ представляется неопределенной. Так, например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 9 марта 2004 г. N 12073/03 счет-фактура упоминается как первичный документ наравне с актом приема-передачи и накладной на отпуск товара. В Постановлении же Президиума ВАС РФ от 18 октября 2005 г. N 4047/05 указано, что счета-фактуры составляются на основе уже имеющихся первичных документов и должны отражать конкретные факты хозяйственной деятельности, подтверждаемые такими документами.
Соответственно, требования ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", предъявляемые к содержанию и оформлению первичных учетных документов, на счет-фактуру не распространяются. Содержание и оформление счетов-фактур регламентированы положениями гл. 21 "Налог на добавленную стоимость" части второй НК РФ.
Обязанность по выставлению счетов-фактур возложена на налогоплательщиков налога на добавленную стоимость. Как установлено в п. 3 ст. 168 гл. 21 "Налог на добавленную стоимость" части второй Налогового кодекса РФ при реализации товаров (работ, услуг) выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
Согласно п. 5 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не подлежат обложению (освобождаются от обложения) НДС, а также при освобождении налогоплательщика в соответствии со ст. 145 НК РФ от исполнения обязанностей налогоплательщика расчетные документы, первичные учетные документы оформляются и счета-фактуры выставляются без выделения соответствующих сумм НДС. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп "Без налога (НДС)".
В соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования, установленные указанной статьей, по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.
Как определено п. 1 ст. 169 НК РФ, счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ.
В пункте 3 ст. 169 НК РФ установлено, что плательщик НДС обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, если иное не предусмотрено п. 4 указанной статьи:
при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с настоящей главой, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ;
в иных случаях, определенных в установленном порядке.
Пунктом же 4 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры не составляются налогоплательщиками по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ.
Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре должны быть указаны:
порядковый номер и дата составления счета-фактуры;
наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
наименование валюты;
цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
сумма акциза по подакцизным товарам;
налоговая ставка;
сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
страна происхождения товара;
номер таможенной декларации.
Сведения, предусмотренные подпунктами «страна происхождения товара», «номер таможенной декларации» указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий указанные товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, содержащимся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.
Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 229-ФЗ в пункт 5.1 статьи 169 настоящего Кодекса внесены изменения, вступающие в силу по истечении одного месяца со дня официального опубликования названного Федерального закона
В пункте 6 ст. 169 НК РФ установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
В подпункте "г" п. 2 ст. 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично. В таких случаях счет-фактура, выставляемый организацией, главным бухгалтером организации не подписывается. На это указано, например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 9 июля 2002 г. N 58/02 (до налоговых органов Постановление Президиума ВАС РФ доведено письмом МНС России от 2 сентября
Как разъяснено в письме ФНС России от 20 мая 2005 г. N 03-1-03/838/8 "О порядке заполнения счетов-фактур" предусмотренные Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость такие реквизиты счета-фактуры, как "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер", являются формализованными показателями. Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Учитывая вышеизложенное, изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" НК РФ не предусмотрено. Вместе с тем, как отмечено ФНС России, в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований п. 6 ст. 169 НК РФ.
В соответствии с п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 5 и 6 указанной статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.
В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то согласно п. 7 ст. 169 НК РФ суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте.
Согласно п. 8 ст. 169 НК РФ порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливается Правительством РФ.
В соответствии со ст. 169 НК РФ Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 утверждены Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость. В преамбуле названных Правил (в ред. Постановления Правительства РФ от 11 мая 2006 г. N 283) установлено, что покупатели и продавцы оформляют счета-фактуры, ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж, а также оформляют дополнительные листы книги покупок и дополнительные листы книги продаж по формам согласно приложениям N 1 - 5.
Следует иметь в виду, что согласно п. 5 ст. 173 НК РФ сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет, исчисляется следующими лицами в случае выставления ими покупателю счета-фактуры с выделением суммы НДС:
лицами, не являющимися налогоплательщиками, или налогоплательщиками, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС;
налогоплательщиками при реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не подлежат обложению НДС.
При этом сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет, определяется как сумма налога, указанная в соответствующем счете-фактуре, переданном покупателю товаров (работ, услуг).
В качестве налоговых документов , в частности, предусмотрены :
Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 г. (форма 1-НДФЛ) Приказ МНС РФ от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583
Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) Приказ ФНС РФ от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@
Декларация по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ) Приказ Минфина РФ от 29 декабря 2009 г. N 145н
Декларация по налогу на доходы физических лиц (форма 4-НДФЛ) Приказ МНС РФ от 15 июня 2004 г. N САЭ-3-04/366@
Реестр сведений о доходах физических лиц за 2003 год Приказ МНС РФ от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583
 Из того, что форма N 1-НДФЛ является первичным документом налогового учета, исходит и ВАС РФ. Об этом, в частности, говорится в Постановлении Президиума ВАС РФ от 7 октября 2003 г. N 4243/03 в обоснование вывода о том, что отсутствие налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, ответственность за которые предусмотрена ст. 120 части первой НК РФ. Как указал Президиум ВАС РФ, в связи с тем что в ст. 120 НК РФ не указано однозначно, что под первичными документами понимаются, в том числе и первичные документы налогового учета, а содержание указанной нормы не исключает понимания под первичными документами только документов бухгалтерского учета, привлечение к ответственности в данном случае недопустимо.
Справка бухгалтера является первичным учетным документом и на оформление справки бухгалтера, как и на любой другой первичный учетный документ, распространяются требования Федерального закона "О бухгалтерском учете", в том числе и п. 2 его ст. 9.
С учетом того, что форма справки бухгалтера не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, справка бухгалтера должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". По этой же причине форма справки согласно п. 3 ст. 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" и п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" подлежит утверждению при принятии организацией учетной политики. Согласно ст. 313 части второй НК РФ справка бухгалтера - это один из первичных учетных документов, являющихся подтверждением данных налогового учета по налогу на прибыль организаций. В статье 314 НК РФ справка бухгалтера также упоминается в качестве самостоятельного вида документов налогоплательщика, в которых группируется информация об объектах налогообложения.
Однако ни в законодательстве о налогах и сборах, ни в законодательстве о бухгалтерском учете, ни в положениях (стандартах) по бухгалтерскому учету такой вид первичных учетных документов, как справка бухгалтера, не упоминается.
Финансовые органы разъяснений по вопросам, связанным с использованием справки бухгалтера в качестве первичного документа налогового учетного, не давали. Единственным примером упоминания справки бухгалтера является указанная в Рекомендациях МНС России "Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации" бухгалтерская справка, поясняющая причины, по которым направление получателем целевых средств признано нецелевым. Такая справка служит первичным учетным документом при ведении одного из рекомендуемых МНС России регистров налогового учета - Регистра учета целевых средств, использованных не по целевому назначению.
Ряд положений о справке бухгалтера как об учетном документе содержатся в правовых актах, регулирующих применение журнально-ордерной формы ведения бухгалтерского учета (в этих документах используется понятие "бухгалтерская справка" или "справка, составляемая бухгалтерией", а не "справка бухгалтера", что, однако, представляется не имеющим принципиального значения).
Кроме того, в названных Инструкциях упоминается бухгалтерская справка как первичный учетный документ, составляемый в следующих случаях:
при ведении учета расчетов с поставщиками и подрядчиками - по общему правилу операции об оплате счетов-фактур отражаются на основе выписок банка, кассовых ордеров или других денежных документов. По справкам, составляемым бухгалтерией, отражаются разного рода списания: недоплаченные суммы, принимаемые на учет как кредиторская задолженность по разным расчетам; суммы, обращаемые в погашение соответствующей дебиторской задолженности, не показанной в счете-фактуре, как зачет;
при ведении учета расчетов с подотчетными лицами - одновременно с отнесением в дебет соответствующих счетов бухгалтерского учета сумм расхода по авансовым отчетам и возвратов неиспользованных авансов приводится справка о суммах расхода на оплату суточных и подъемных, требующаяся при заполнении соответствующей формы бухгалтерской отчетности;
при ведении учета издержек обращения и других затрат снабженческих и сбытовых организаций - справки, составляемые бухгалтерией, указаны наряду с кассовыми приходными ордерами и банковскими выписками в качестве соответствующих первичных документов, на основании которых накапливаются по статьям аналитического учета суммы, обращаемые в уменьшение расходов, учтенных по счетам "Расходы будущих периодов" и "Издержки обращения" (в настоящее время счет имеет название "Расходы на продажу").
кроме того, на основании справок производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок в журнале операций или ином бухгалтерском документе. При этом исправления записываются способом "красное сторно" и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, обоснование внесения исправлений;
Из изложенного следует, что справка бухгалтера при ведении налогового учета выполняет функцию уточнения данных бухгалтерского учета. При этом можно выделить три вида корректировок данных бухгалтерского учета посредством справки бухгалтера:
справка бухгалтера обосновывает необходимость внесения исправительных записей в бухгалтерские учетные регистры в случае выявления ошибок;
при недостаточности информации, содержащейся в первичных учетных документах, справка бухгалтера служит основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. В этих случаях справка бухгалтера сама является первичным учетным документом;
справка бухгалтера применяется для обобщения или группировки некоторых данных бухгалтерского учета в случаях, когда для этих целей не могут быть использованы регистры бухгалтерского учета. При этом справка бухгалтера применяется в качестве специальной разработочной таблицы как вспомогательный регистр бухгалтерского учета.
Именно то, что справка бухгалтера является средством уточнения данных бухгалтерского учета, предопределило ее особую востребованность в качестве документа налогового учета. При этом справка бухгалтера выступает в качестве двух видов документов налогового учета: как первичный учетный документ (ст. 313 НК РФ) и как документ, в котором группируется информация об объектах налогообложения (ст. 314 НК РФ).
Оформление справок, как и на любой другой первичный учетный документ, распространяются требования Федерального закона "О бухгалтерском учете", в том числе и п. 2 его ст. 9.
Справка бухгалтера подписывается лицом, ее составившим. Подписание справки руководителем и главным бухгалтером организации не требуется, за исключением случаев, когда эти лица составляют справку.
В статье 314 НК РФ справка бухгалтера наряду с разработочными таблицами указаны как документы налогоплательщика, в которых группируется информация об объектах налогообложения и в которых соответственно, содержатся данные налогового учета. Справка бухгалтера как документ, группирующий информацию об объектах налогообложения, по сути, уже не является первичным учетным документом, а находится на стыке таких звеньев системы подтверждения данных налогового учета, как "первичные учетные документы" и "аналитические регистры налогового учета".
Аналогом справки бухгалтера как документа налогового учета, группирующего информацию об объектах налогообложения, в бухгалтерском учете являются сводные учетные документы, составление которых на основе первичных учетных документов предусмотрено п. 6 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях. Соответственно по аналогии с бухгалтерским учетом справку бухгалтера, упоминаемую в ст. 314 НК РФ, можно представить и как сводный учетный документ, составляемый на основе первичных документов налогового учета в целях группировки информации об объектах налогообложения.
Глава 25 части второй НК РФ, как говорилось выше, не содержит положений, относящихся к справке бухгалтера. Соответственно не остается ничего другого, как допустить, что на справку бухгалтера, упоминаемую в ст. 314 НК РФ, распространяются положения законодательства о бухгалтерском учете, касающиеся сводных учетных документов. В частности, как установлено в п. 7 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Кассовые чеки и бланки строгой отчетности
В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" контрольно-кассовая техника (далее также - ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Там же предусмотрено, что порядок совершения кредитными организациями кассовых операций с применением ККТ определяется Банком России.
В статье 5 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" установлена обязанность организаций (за исключением кредитных организаций) и индивидуальных предпринимателей, применяющих ККТ, выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки.
Согласно правовой позиции КС РФ, выраженной в Определении от 24 февраля 2005 г. N 22-О Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт", устанавливая обязательное использование ККТ, оснащенной фискальной памятью, при осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, преследует конституционно значимые цели и направлен на обеспечение интересов граждан в области торговли и оказания услуг, защиту прав потребителей, а также на охрану установленного порядка торговли и оказания услуг, фискальных интересов государства, финансовой (в том числе налоговой) дисциплины.
В Определении от 9 июня 2005 г. N 222-О КС РФ указал, что в Федеральном законе "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" обязательное применение ККТ при совершении торговых сделок связывается, прежде всего, с отражением фискальных данных на контрольной ленте и в фискальной памяти комплекса программно-аппаратных средств в составе ККТ, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов в целях правильного исчисления налогов.
Выше говорилось, что Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ.
Однако отпечатанный ККТ чек, выданный организацией или индивидуальным предпринимателем, применяющими ККТ, покупателю (клиенту) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, также является первичным учетным документом. Об этом, в частности, говорится в письме Минфина России от 5 января 2004 г. N 16-00-17/2 "О применении контрольно-кассовой техники". В обоснование этого Минфином России указано, что кассовый чек, выданный при применении ККТ, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Форма и содержание чека, отпечатанного ККТ, не нуждаются в отдельной правовой регламентации, так как Федеральным законом "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" установлены требования к ККТ, порядок и условия ее регистрации и применения.
Так, в п. 1 ст. 3 названного Федерального закона установлено, что при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации применяются модели ККТ, включенные в Государственный реестр.
Согласно п. 1 ст. 4 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" требования к ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ. При этом ККТ, применяемая организациями (за исключением кредитных организаций) и индивидуальными предпринимателями, должна:
быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;
быть исправна, опломбирована в установленном порядке;
иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.
Порядок применения кредитными организациями ККТ и используемых в ней программных продуктов в соответствии с п. 2 ст. 4 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" утверждается Банком России.
Соответственно, нет необходимости закреплять в Федеральном законе "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" перечень сведений, отражаемых в чеке, отпечатанном ККТ.
Реквизиты, которые должны отражаться на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке:
наименование организации;
идентификационный номер организации-налогоплательщика;
заводской номер ККМ;
порядковый номер чека;
дата и время покупки (оказания услуги);
стоимость покупки (услуги);
признак фискального режима.
В письме Минфина России от 5 января 2004 г. N 16-00-17/2 также отмечено, что на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ.
Следует отметить, что позиция Минфина России о понимании кассового чека как первичного учетного документа не является однозначной. Так, в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, предусмотрено, что при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККМ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Данная норма закреплена в качестве изъятия из общего правила, установленного в том же п. 15 названного Положения, согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
В другом же нормативном правовом акте Минфина России кассовый чек упомянут как первичный учетный документ. В пункте 10 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. N 86н/БГ-3-04/430, кассовый чек указан как единственный первичный учетный документ, который не подлежит подписанию индивидуальным предпринимателем.
Бланки строгой отчетности, выдаваемые взамен кассовых чеков Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 и на письма Минфина России от 23.06.2008 N 03-01-15/8-240 и N 03-01-15/8-239.
Вплоть до последнего времени ответственным за утверждение бланков строгой отчетности был Минфин России. В 2008 году появился документ (Положение), который позволил компаниям самостоятельно разрабатывать и утверждать большинство бланков (постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 года N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники").
Информационным письмом Минфина РФ от 22 августа 2008 года разъяснено, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные пунктом 3 Положения, если иное не предусмотрено пунктами 5 и 6. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.
Положение устанавливает порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.
На бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (далее - документы).
Документ должен содержать следующие реквизиты, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящего Положения:
наименование документа, шестизначный номер и серия;
наименование и организационно-правовая форма - для организации; фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
вид услуги;
стоимость услуги в денежном выражении;
размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
дата осуществления расчета и составления документа;
должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.
Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, такие федеральные органы исполнительной власти утверждают указанные формы бланков документов для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (пункт 5 Положения).
При необходимости исключения из формы бланка документа реквизитов, предусмотренных подпунктами "ж"-"и" пункта 3 Положения, формы бланков документов при оказании услуг учреждениями культуры (учреждения кино и кинопроката, театрально-зрелищные предприятия, концертные организации, коллективы филармоний, цирковые предприятия и зоопарки, музеи, парки (сады) культуры и отдыха), включая услуги выставочного характера и художественного оформления, и услуг физической культуры и спорта (проведение спортивно-зрелищных мероприятий) утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности (пункт 6 Положения).
Перечень сведений, содержащихся в документах, указанных в пунктах 5 и 6 настоящего Положения, устанавливается федеральными органами исполнительной власти, наделенными полномочиями по утверждению форм бланков документов. Формы бланков документов, утверждаемые в соответствии с пунктами 5 и 6 Положения, применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых эти формы утверждены.
При заполнении бланка документа должно обеспечиваться одновременное оформление не менее 1 копии либо бланк документа должен иметь отрывные части, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, указанных в пунктах 5 и 6 Положения.
Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается, за исключением серии и номера, наносимых на копию (отрывные части) бланка документа, оформляемую в соответствии с пунктом 8 Положения.
Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись.
Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Организации и индивидуальные предприниматели по требованию налоговых органов обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.
Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).
Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) заключает с работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, договор о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) создает условия, обеспечивающие сохранность бланков документов.
Бланки документов, поступившие в организацию (индивидуальному предпринимателю), принимаются работником, указанным в пункте 14 Положения, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляется акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
Инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.
При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати организации (индивидуального предпринимателя) и подписи главного бухгалтера (бухгалтера) или индивидуального предпринимателя на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.
Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.
В случае применения документов наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники осуществляются в следующем порядке:
а) при оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):
заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
получает от клиента денежные средства;
называет сумму полученных денежных средств и помещает их отдельно на виду у клиента;
подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
называет сумму сдачи и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно;
б) при оплате услуг с использованием платежной карты уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):
получает от клиента платежную карту;
заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
вставляет платежную карту в устройство для считывания информации с платежных карт и получает подтверждение оплаты по платежной карте;
подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
возвращает клиенту платежную карту вместе с документом и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты;
в) при осуществлении смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая - с использованием платежной карты, выдача документа и сдачи, а также возврат платежной карты производятся одновременно.
|
