Самостоятельно разработанные формы первичных документов
Документы, форма которых законодательно не утверждена, разрабатываются организациями самостоятельно. При этом они должны содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ) перечисленные выше.
Следует отметить, что формы первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, как и для тех которые не предусмотрены типовые формы, необходимо закрепить в учетной политике учреждения.
Порядок исправления ошибок в первичных документах
Делать исправления в первичном документе целесообразно в том случае, если он еще не обработан, то есть не отражен в бухгалтерском учете.
Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя, это установлено п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). В первичные учетные документы исправления вносятся корректурным способом: неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма). Затем здесь же на полях напротив соответствующей строки внесенные изменения специально подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Это требование установлено в п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой "Написанному в исправлении верить".
Сроки хранения первичных учетных документов
Согласно статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете) устанавливает, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
В ст. 23 НК РФ указано, что налогоплательщик обязан вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения и в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
В соответствии с п. п. 15, 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914, налогоплательщики обязаны хранить книги покупок и книги продаж в течение полных пяти лет с даты последней записи.
Непосредственно сроки хранения бухгалтерских документов определены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000.
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания оформления документов.
Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные виды документов могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.
Их выдача из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
|
