3.2. Списание ГСМ.
Бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов ведется на основании Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и в соответствии с действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10. 2000 N 94н.
При заключении договора купли-продажи со специализированной организацией о приобретении пластиковых карточек, оплата ГСМ производится авансом в безналичном порядке. После оплаты организация получает пластиковые карточки на отпуск ГСМ, где указываются марка и количество топлива без стоимостной величины, что связано с частыми изменениями цен на нефтепродукты.
Полученные карточки бухгалтер приходует на забалансовом счете 006 как бланки строгой отчетности в штуках по условной цене. Пластиковые карточки на бензин являются эквивалентом приобретенного топлива.
Возможны два варианта учета ГСМ.
1 ВАРИАНТ.
Основанием для оприходования топлива является накладная на отпуск ГСМ от АЗС, на основании которой горюче-смазочные материалы принимаются к учету в конце месяца. В этом случае Вы в течение месяца не сможете списать бензин на расходы, поскольку это возможно только после его фактического оприходования. Таким образом, оприходование и списание ГСМ организация будет отражать в бухгалтерском учете один раз в месяц.
С одной стороны, такой порядок учета несколько не соответствует Федеральному закону от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также Положению по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 г. N 34н (далее - Положение). В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона N 129-ФЗ и п. 20 Положения отражение хозяйственных операций должно производиться без каких-либо пропусков и изъятий в хронологическом порядке.
С другой стороны, в специальной литературе встречается мнение, согласно которому это не противоречит требованиям нормативных актов по бухгалтерскому учету, так как порядок документооборота устанавливает сама компания.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 15 Положения). Кроме того, согласно п. 38 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н, если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по оприходовании МПЗ, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке.
Таким образом, порядок отражения операций по оприходованию и списанию ГСМ в конце месяца не противоречит требованиям нормативных актов по бухгалтерскому учету, а также отвечает требованию рационального ведения учета.
Стоимость затраченных на поездки ГСМ, включаемых в расходы, должны рассчитываться на основании путевых листов в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте и подтверждаться чеками контрольно-кассовых машин, полученных при приобретении. Путевой лист служит оправдательным документом для списания расходов на топливо. Поэтому в нем обязательно необходимо указывать маршрут передвижения машин. Если такой информации не будет, инспекторы могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными (письмо УМНС по г. Москве от 30.04.2004 N 26-12/31459). Путевые листы следует оформлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было обосновать расход топлива (Письмо Минфина от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
2 ВАРИАНТ.
При организации ежедневного движения топлива на счетах учета в количественно-суммовом выражении рекомендуется применять учетные цены.
Поступления МПЗ, на которые отсутствуют расчетные документы, считаются неотфактурованными поставками. Они приходуются по счетам учета МПЗ (в нашем случае - счет 10 субсчет 3 "Топливо") в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам.
После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом этих документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.
Соответственно оприходование бензина может производиться на основании отчетов водителей о заправке автомобилей с приложенными чеками АЗС с указанным в них количеством и по учетным ценам. После получения расчетных документов АЗС цена корректируется. Списываются ГСМ, как и в первом варианте, на основании путевых листов.
Документальное оформление топливных расходов
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Путевой лист выписывается водителю диспетчером или уполномоченным лицом. В течение дня при осуществлении заправки машины на АЗС водителю выдают чек. В конце дня водитель сдает оформленный путевой лист с приложенными к нему чеками АЗС в бухгалтерию. Таким образом, по каждой машине (а соответственно пластиковой карте) в течение месяца бухгалтерия собирает путевые листы. Акт от АЗС и отчет о том, когда, сколько бензина, какой марки и по какой топливной карте было отпущено, приходит, как правило, в начале следующего месяца. Бухгалтер сравнивает информацию в путевых листах с данными отчета поставщика. Отклонение может быть в том случае, если водитель не отразил в путевом листе заправку. Тогда организация вправе потребовать с водителя, чтобы он возместил стоимость бензина, которая не отражена в путевом листе.
Обратите внимание на то, что документом, подтверждающим получение топлива, в любом случае является чек ККТ. Поэтому при приобретении ГСМ по пластиковым картам следует испрашивать у АЗС кассовые чеки, которые для подтверждения расходов в обязательном порядке прикладываются к путевым листам. При этом в чеке обязательно должно быть указано количество купленного бензина. На это обращают внимание и налоговые органы в регионах (письмо УФНС России по Московской области от 04.08. 2005 N 22-19/0156).
|
