Инструкция по делопроизводству в Якутском госуниверситете им. М. К. Аммосова (утв приказом по ягу №85-од от «22» февраля 2007 г.)
Скачать 1.27 Mb.
|
3.8. Автоматизация документирования Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий. 4. Контроль за исполнением документов 4.1. Организация контроля 4.1.1. Все поступающие на имя ректора Университета и в адрес Университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. 4.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ. 4.1.3. Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора Университета. 4.1.4. Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля в общем отделе Университета возлагается на сотрудников общего отдела. 4.1.5. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства Университета, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа. 4.1.6. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки: если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок, документы без указания срока исполнения - в месячный срок, если в документе имеется пометка " срочно" , - то в трехдневный срок, поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа. 4.1.7. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи " В дело N ..." , подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении. 4.2. Порядок снятия документов с контроля 4.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. 4.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица или специалисты общего отдела, которые поставили его на контроль. 4.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства Университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения. 5. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции 5.1. Вся корреспонденция, поступающая в Университет, принимается и регистрируется сотрудниками общего отдела. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале. 5.2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение 9). 5.3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. 5.4. На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. 5.5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через общий отдел. 5.6. Документы, не требующие доклада руководству Университета, направляются общим отделом для исполнения в структурные подразделения. Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления. 5.7. Получив документы на исполнение, сотрудник Университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения. 5.8. Каждый сотрудник Университета обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. 5.9. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. 5.10. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело. 6. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов 6.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке. 6.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 6.3. Документы, подписанные ректором, и документы, подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в общем отделе (канцелярии) и доставляются адресатам в пределах города курьером. Документы, подписанные проректорами и руководителями структурных подразделений, регистрируются в секретариате структурных подразделений и направляются через органы почтовой связи. 6.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах Университета. 6.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. 6.6. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в общий отдел. Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится структурными подразделениями Университета или общим отделом. 7. Регистрация и индексация документов 7.1. Регистрация документов 7.1.1. Регистрация документов в Университете осуществляется децентрализованно: в общем отделе (канцелярии) регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в Университет без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства Университета документация, приказы, распоряжения, протоколы, документы к заседанию ученого совета. Наиболее рациональной является регистрация в компьютере, на карточках общего отдела или в журнале (приложение 10). 7.1.2. Протоколы совещаний у проректоров Университета регистрируются и хранятся в секретариатах проректоров Университета. 7.1.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания. 7.2. Индексация документов 7.2.1. Каждому структурному подразделению Университета присваиваются цифровые индексы (приложение 11). 7.2.2. Исходящим номером отправляемого документа-ответа является входящий номер документа-запроса. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки. Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах. 8. Построение справочного аппарата 8.1. В управлении делами и других структурных подразделениях Университета справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции и картотеки или учет ведется автоматизированно на персональных ЭВМ. Справочные картотеки и журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора Университета и (или) в адрес Университета. Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов, или учет ведется на персональных ЭВМ. 8.2. Справочные картотеки ведутся по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку. 9. Работа исполнителей с документами 9.1. Руководители структурных подразделений Университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. 9.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно. 9.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором вуза или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. 9.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в вуз и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения. 9.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа. 9.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок. 9.7. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных вуза, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации. 10. Печатание и тиражирование документов 10.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы. В связи с автоматизацией документационных процессов в Университете и переходом структурных подразделений на работу с персональными ЭВМ исполнитель готовит проект документа и выводит его на принтер в своем структурном подразделении. 10.2. Тиражирование документов, как правило, производится в издательстве и (или) типографии Университета, а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Университета. Тиражирование документов с грифом " Для служебного пользования" производится в КМЛ с разрешения первого отдела. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей. 10.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом, средствами ПЭВМ. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения. Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку. 10.4. Растиражированные в типографии экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные (номер заказа, тираж, дата). 10.5. Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении тиража. 10.6. В типографии ведется журнал учета тиражирования документов. 11. Учет и хранение печатей, штампов и бланков 11.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами вуза, удостоверения личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки. 11.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в вузе (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальном журнале. 11.3. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета. 11.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются. 11.5. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. 11.6. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства. Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. 11.7. Уничтожение бланков, указанных в подпункте 11.1, производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета. 11.8. Печати и штампы уничтожаются по акту. 11.9. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. 11.10. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствии со следующими правилами:
|
Похожие:
 | Перечень документов, направляемых взыскателем в орган федерального казначейства для исполнения судебного акта | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | Гсдоу «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления», утв. Приказом Главархива СССР от 23. 05.... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | С изменениями внесенными Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16. 04. 2014 n 90, от 09. 04. 2015 №95 в инструкцию... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |
| Рф от 10 марта 2005 года №65, приказом Министерства образования и науки РФ от 9 марта 2007 года №80, приказом Министерства образования... | | Программа подготовлена научно-методическим советом мбоу «Тулунинская сош им. П. В. Аммосова» |