Инструкция по делопроизводству в Якутском госуниверситете им. М. К. Аммосова (утв приказом по ягу №85-од от «22» февраля 2007 г.)
Скачать 1.27 Mb.
|
Например: Согласовано Проректор по АХР личная подпись инициалы, фамилия 05.10.2005 Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом: Согласовано Протокол заседания (наименование коллегиального органа) от 10.12.2005 N 6 Согласовано Письмо Минобразования России от 12.05.2005 N 06-15/1945-Р Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений ЯГУ. На документе делается отметка " Лист согласования прилагается" . Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: с подведомственными структурными подразделениями Университета и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.); с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 3.3.6. Утверждение документа Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются ректором Университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова Утверждаю (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Утверждаю Ректор Якутского государственного университета имени М.К. Аммосова подпись А.Н.Алексеев 12.09.2005 или Утверждено Приказом Якутского государственного университета им. М.К. Аммосова от 00.00.2005 N Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. 3.3.7. Адресование документа Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например: Московский институт дизайна и технологии Отдел аспирантуры При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном. Например: Министерство образования Республики Саха (Якутия) Управление делами Главному специалисту В.Г.Семеновой или Ректору Московского государственного открытого университета Ю.Г.Круглову При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Директорам институтов, руководителям образовательных учреждений и организаций Минобразования РС (Я) Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция журнала "Вестник образования" Чистопрудный бульвар, 6, г.Москва, 101856 Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: А.А.Калинину ул.Орджоникидзе, д.5, кв.12, г.Покровск, Хангаласского р-на, Республики Саха (Якутия), 678010 3.3.8. Резолюция В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.3.9. Оформление приложений к документу Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложения:1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.). На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. Например: Приложение 2 к приказу Минобразования Республики Саха (Якутия) от 08.10.2005 N 623 3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов п. 3.4.1. Приказ п. 3.4.2. Распоряжение п. 3.4.3. Протокол 3.4.1. Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый ректором Университета для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Университетом. Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора Университета в случае его отсутствия, а также проректорами согласно делегированным полномочиям, касающихся их курируемых вопросов. В приказах решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы должны оформляться на бланке Университета и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 " Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства Университета. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога " О (Об)" . Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании... Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова приказываю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, " Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" . Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово " Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например: Приложение к приказу ректора ЯГУ им. М.К. Аммосова от 00.00.2005 N Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года (приложение 4). 3.4.2. Распоряжение Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый проректорами Университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью вуза (совещания, конференции, административно-хозяйственные вопросы и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа (приложение 5). 3.4.3. Протокол Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты:" Председатель" , " Секретарь" , " Присутствовали" , " Повестка дня" . На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. 3.5. Служебное письмо Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-представления, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение. Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые " сопроводительные" . Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа. Для составления служебных писем используются бланки вуза форматов А4;А5 (приложение 6). 3.6. Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь 3.6.1. Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправки в телетайпную. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение (приложение 7). 3.6.2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. 3.6.3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в телетайпную, второй подшивается в дело структурного подразделения. 3.6.4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование вуза, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата. 3.6.5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью " Исправленному верить" и заверены исполнителем. 3.6.6. Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором. 3.6.7. Перед адресом указываются категории телеграммы: " Правительственная" , " Молния" , " Срочная" . 3.6.8. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя. 3.6.9. В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому адресу. 3.6.10. Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные (московские) адреса должна передаваться телефонограммами (приложение 8). 3.6.11. Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм, подписанных ректором вуза. 3.6.12. Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения руководства вуза. 3.6.13. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой " FAX (дата и время)". 3.7. Порядок снятия и выдачи копий с документов 3.7.1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. 3.7.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Университета, номер, дата, содержание и т. д.). В правом верхнем углу копии пишется слово " Копия" . При выдаче копии с копии следует писать " Копия с копии" . 3.7.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется " Верно" , ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения. При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать. 3.7.4. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия. |
Похожие:
 | Перечень документов, направляемых взыскателем в орган федерального казначейства для исполнения судебного акта | | Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... |
| Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного... | | Гсдоу «Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления», утв. Приказом Главархива СССР от 23. 05.... |
 | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | С изменениями внесенными Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 16. 04. 2014 n 90, от 09. 04. 2015 №95 в инструкцию... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти кбр, утвержденных... |
| Рф от 10 марта 2005 года №65, приказом Министерства образования и науки РФ от 9 марта 2007 года №80, приказом Министерства образования... | | Программа подготовлена научно-методическим советом мбоу «Тулунинская сош им. П. В. Аммосова» |