6. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
6.2. Все поступающие на имя руководства Университета документы (входящие и внутренние), содержащие поручения, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
6.3. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль; предварительную проверку исполнения, анализ и регулирование хода исполнения в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля; направление исполненного документа в дело; учет.
6.4. При постановке документа на контроль на нижнем поле документа рядом со штампом регистрации делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом «контроль». В журнале регистрации против соответствующей записи красным цветом проставляется буква «К» - отметка о взятии документа на контроль.
6.5. Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и подлежат исполнению в следующие сроки:
документы с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок;
документы без указания конкретной даты, но с пометкой «Срочно», исполняются в 3-дневный срок, документы, имеющие отметку «оперативно» - в 10-дневный срок;
по обращениям граждан и требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня их регистрации;
остальные - в месячный срок.
Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:
руководители структурных подразделений;
отдел делопроизводства (в т. ч. сотрудники приемных ректора, проректоров, дирекции КЦ и НИЦ);
6.7. Получив документы на исполнение, сотрудник Университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделить документы, требующие срочного исполнения.
Если документ направляется нескольким исполнителям - лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан организовать его исполнение в указанный срок. Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнители получают копии.
6.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора (проректоров) Университета, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел делопроизводства, осуществляющий контроль исполнения, для внесения изменений в книгу регистрации и контроля входящих документов.
6.9. Проверка хода исполнения осуществляется отделом делопроизводства до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год: задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
6.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не были возвращены на доработку.
6.11.Снятие документа с контроля осуществляет отдел делопроизводства. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров является документ-ответ, подписанный ректором, проректорами, либо справка (информация) об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело; краткие сведения об исполнении и ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Если документ не имеет письменного ответа, то на нижнем поле первого листа документа пишется краткая справка (информация) об исполнении документа за подписью исполнителя с проставлением даты исполнения.
Данные о снятии документа с контроля и исполнении документа вносятся в книгу регистрации и контроля входящих документов отделом делопроизводства.
|
