12.3. Передача документов на архивное хранение
12.3.1. В отдел организации архивного дела передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Дела временного (до 10 лет) хранения находятся в структурных подразделениях Университета и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. пп. 12.1.9-12.1.13).
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в отдел организации архивного дела не ранее чем через год и не позднее чем через три (календарных) года после их завершения в делопроизводстве в упорядоченном состоянии в соответствии с пп. 12.1.6-12.1.9 .
Передача дел на архивное хранение производится только по описям.
12.3.2. Передача дел осуществляется по графику, составляемому отделом организации архивного дела, согласованному с ЭК Университета. График передачи дел доводится до структурных подразделений приказом по Университету.
12.3.3. Все недостатки, выявленные работниками отдела организации архивного дела при проверке правильности формирования и оформления дел, описей в период подготовки дел к передаче, работники структурного подразделения обязаны устранить.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящих по Сводной номенклатуре дел Университета и включенных в опись дел структурного подразделения, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то составляются справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения, и акт о необнаружении дел (приложение №17). В случае, если документы неисправимо повреждены, составляется акт о неисправимых повреждениях дел (приложение №18). В случае, если документы утрачены (повреждены) в результате пожара, жилищно-коммунальных аварий, к справке и акту о необнаружении (повреждении) дел прикладывается копия акта о пожаре (аварии).
12.3.4. Прием каждого дела производится работником отдела организации архивного дела в присутствии работника структурного подразделения Университета. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, должности, личные подписи, расшифровка подписей работников отдела организации архивного дела и структурного подразделения.
12.3.5. Дела в отдел организации архивного дела доставляются работниками структурных подразделений Университета в связках толщиной не более 15 см. Каждая связка должна быть упакована в твердую картонную обложку с указанием на ярлыке водостойкими чернилами: названия структурного подразделения, года, №№ дел по описи, № связки.
12.3.6. Вместе с делами в отдел организации архивного дела передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовки каждой картотеки или базы данных включаются в опись отдельным номером.
12.3.7. В случае ликвидации структурного подразделения Университета работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформляет их и передает в отдел организации архивного дела в установленном порядке.
13. КОНТРОЛЬ ЗА ПОСТАНОВКОЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
13.1. Отдел делопроизводства осуществляет периодическую проверку (не реже одного раза в три года) состояния делопроизводства в структурных подразделениях Университета. Отдел делопроизводства проверяет структурные подразделения выборочно. Проверка проводится по предварительно составленному графику, который составляется в конце календарного года и утверждается начальником отдела делопроизводства. Руководители структурных подразделений должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
13.2. Для проверки состояния делопроизводства в Университете приказом ректора создается комиссия, в состав которой включаются представители отдела делопроизводства, отдела организации архивного дела, структурных подразделений (специалисты и ответственные за делопроизводство).
13.3. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка (в двух экземплярах) на имя ректора, в которой отражается существующее положение дел и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители структурных подразделений.
13.4. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Университета, должны проводить проверку у исполнителей наличия, порядка хранения документов, обращения с ними в процессе работы и о результатах проверки докладывать руководителям структурных подразделений.
13.5. Для проверки качества состояния делопроизводства в подразделениях Университета проводятся аудиты (внутренние и внешние) с целью определения соответствия деятельности Университета в области качества требованиям, предъявляемым к СМК, в соответствии со стандартом ISO 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования», ISO 19011:2002 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента». Правила проведения аудита подробно описаны в Процедуре «Проверка качества».
Аудиты могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановые внутренние аудиты качества проводятся в Университете согласно Плану работы отдела менеджмента качества.
Внеплановые аудиты проводятся по запросу руководства или могут быть инициированы руководителем отдела менеджмента качества, руководителем подразделения
|
