10.3. Построение справочного аппарата
10.3.1. В отделе делопроизводства справочным аппаратом являются:
- книга регистрации и контроля поступающих документов;
- книги регистрации и контроля исходящих документов;
- книги регистрации и контроля приказов.
10.3.2. В структурных подразделениях Университета справочным аппаратом являются книги регистрации и контроля поступающих и отправляемых документов.
11. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
11.1. Составление номенклатуры дел
11.1.1. Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков их хранения и обеспечения поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться «Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения» (утв. Минобразованием РФ от 11.05.1999г.), «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).
Необходимость использования различных нормативных документов обусловлено тем, что в Университете, помимо управленческой документации, образуется значительное количество специфической (отраслевой) документации: учебная документация, научно-техническая документация, медицинская документация.
11.1.3. Основой для составления номенклатуры дел Университета являются: учредительные документы Университета; структура Университета, согласно штатного расписания; положения о структурных подразделениях; номенклатура дел Университета за предыдущий период; описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и соответствующие нормативные документы.
11.1.4. Сводная номенклатура дел Университета составляется отделом делопроизводства при методической помощи отдела организации архивного дела по установленной форме (приложение №7), на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение №6), согласованных с отделом организации архивного дела, отделом делопроизводства и подписанных руководителями структурных подразделений.
Руководство структурных подразделений Университета, имеющих в своем составе подструктуры с одинаковыми функциями и примерно одинаковым составом документов разрабатывают для них типовую номенклатуру дел (например: деканаты, деканаты факультетов послевузовского профессионального образования, кафедры, НИИ в составе НИЦ, клиники в составе КЦ).
В Сводную номенклатуру дел Университета документы таких подразделений включены один раз в раздел с обобщенным заголовком. При этом в заголовке раздела в графе № 1 указаны начальные и конечные цифровые индексы структурных подразделений, в графе № 2 – обобщенное название подразделения, например:
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
22-26
|
ДЕКАНАТ ФАКУЛЬТЕТА
|
|
|
|
В отделе делопроизводства помимо Сводной номенклатуры дел Университета разрабатываются номенклатура дел отдела делопроизводства и номенклатуры дел приемных ректора, проректоров по подчиненности. Номенклатуры дел директоров НИЦ и КЦ разрабатываются в дирекциях НИЦ и КЦ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства.
Сводная номенклатура дел Университета визируется начальником отдела организации архивного дела, подписывается начальником Управления правового обеспечения и кадровой политики и начальником отдела делопроизводства и после согласования с Экспертной комиссией (ЭК) ГБОУ ВПО Первый МГМУ им. И.М.Сеченова Минздрава России направляется на согласование с Центральной Экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главархива Москвы, после чего утверждается ректором Университета.
После утверждения Сводной номенклатуры дел Университета структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
Один экземпляр Сводной номенклатуры дел Университета хранится в отделе делопроизводства, второй - в отделе организации архивного дела, третий – контрольный - для Главархива Москвы.
Сводная номенклатура дела Университета согласовывается с ЦЭПК Главархива Москвы не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры Университета разрабатывается новая номенклатура.
Сводная номенклатура дел Университета ежегодно в последнем квартале текущего года уточняется и составляется на предстоящий календарный год, утверждается ректором и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
11.1.5. В Сводную номенклатуру дел Университета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, личные дела, различного рода картотеки, книги и т.д.
Разделы, подразделы и другие деления Сводной номенклатуры дел соответствуют названиям подразделений Университета.
На основании утвержденного ректором штатного расписания Университета создается классификатор структурных подразделений Университета. В соответствии с ним каждому структурному подразделению присваивается свой цифровой индекс, который используется при регистрации документов, составлении номенклатуры дел, оформлении дел.
Вновь созданным структурным подразделениям, деятельность которых носит общеуниверситетский характер, присваиваются индексы в валовом порядке после последнего индекса по классификатору структурных подразделений до утверждения новой номенклатуры дел. Вновь созданным структурным подразделениям, относящимся к НИЦ и КЦ, индекс присваивается в валовом порядке после последнего индекса в разделах НИЦ и КЦ.
11.1.6. Графы Сводной номенклатуры дел Университета, номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Университете цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 08-03, где 08 - обозначение структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел, как правило, сохраняются одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений. Например: «Приказы по основной деятельности. Копии» 23-02, 99-02, 162-02 и т.д. Для переходящих дел индекс сохраняется.
При наличии в структурных подразделениях значительного количества подструктур (например, отделы в НИЦе), имеющих обособленное делопроизводство, им присваиваются промежуточные индексы. Например: 54-01-02 (где 01 – номер подструктуры).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии постановлений, приказов и распоряжений вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами по Университету. Далее располагаются заголовки дел, содержащих протоколы, плановые и отчетные документы, справки, переписку, заявки и т.д. Внутри каждой группы заголовков дел документы располагаются по срокам хранения - начиная с постоянного и по нисходящей линии (75 лет, 10 лет, 5 лет и т.д.).
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например: «разные материалы», «общая переписка»), вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, книга) или разновидности документов (протоколы, приказы); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляют термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывают основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: «Документы (планы, списки, доклады) о проведении научных конференций и симпозиумов».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с Минздравом России и другими вышестоящими организациями по вопросам…».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: «Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов (частей), то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей) и заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечням дел с указанием сроков хранения. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), проставленная к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение в установленном порядке должна передаваться на постоянное хранение. Вопрос об отборе таких документов на постоянное хранение решается экспертами Главархива Москвы.
При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения устанавливается Федеральным архивным агентством (Росархив) по представлению отдела организации архивного дела и ЭК Университета.
Отметка «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется в Университете, но не может быть менее одного года.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
В графе 5 «Примечание» комментируются и указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2002 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации для продолжения ведения.
11.1.7. К выписке из номенклатуры дел структурного подразделения в конце делопроизводственного года составляется итоговая запись по форме (приложение №8), подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, и делается отметка о передаче итоговых сведений в отдел делопроизводства. На основании этих сведений по окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел Университета отделом делопроизводства делается новая итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Обобщенные сведения передаются отделом организации архивного дела в ГБУ «ЦГА Москвы» с отметкой в Сводной номенклатуре дел Университета.
|
