ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Порядок прохождения исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение) и отправка.
7.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
7.3. Документы, подписанные ректором и проректорами, регистрируются в отделе делопроизводства. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и направляются в отдел делопроизводства на отправку адресатам по почтовой связи.
Сотрудники отдела делопроизводства, ответственные за отправку корреспонденции по почте, должны обязательно проверить правильность оформления письменной корреспонденции. Документы для отправки конвертируют сотрудники структурных подразделений ответственные за делопроизводство. На конверте, согласно утвержденным Правилам оказания услуг почтовой связи, должны быть указаны: вид отправления (заказное, заказное с уведомлением); почтовый индекс; адрес и название учреждения, а в случае персонального адресования – фамилия, инициалы; при необходимости должность адресата. Документы передаются в почтовое отделение сотрудником отдела делопроизводства.
Запрещается переписка по почте между структурными подразделениями Университета.
8. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
8.2. Проекты нормативных и распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.
Оформленные документы передаются на подпись руководству Университета в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
8.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (кроме распоряжений по АХЧ, КЦ, НИЦ) в обязательном порядке через отдел делопроизводства рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
8.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство, с отметкой в регистрационных журналах подразделений.
9. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
9.1. Руководители структурных подразделений Университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления или на следующий день в соответствии с резолюцией, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
9.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.
Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.
9.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством Университета, подготовку к пересылке адресату. После решения поставленных в документе вопросов, исполнитель внизу первой страницы должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
9.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов, исполнитель делает отметки о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результате окончательного исполнения.
9.5. При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.)
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
9.6. При оформлении документов, исполнитель использует правила и стандарты на документы, утвержденные Инструкцией по делопроизводству, номенклатуру дел, средства компьютерной техники.
9.7. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.
|
