3.4. Учет и хранение печатей, штампов, бланков
3.4.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки писем с изображением знака обслуживания Университета, трудовые книжки, дипломы, приложения к дипломам, сертификаты.
3.4.2. Изготовление бланков письма с изображением знака обслуживания Университета осуществляется только типографским способом по заявке начальника отдела делопроизводства и дирекции Клинического Центра.
Категорически запрещается самостоятельно изготавливать бланк письма с изображением знака обслуживания Университета с помощью средств множительной и компьютерной техники.
3.4.3. Бланки письма с изображением знака обслуживания Университета подлежат учету в учетно-регистрационных журналах отдела делопроизводства и дирекции КЦ. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Структурным подразделениям такой бланк выдается под расписку в соответственных учетно-регистрационных журналах.
3.4.4. Уничтожение испорченных бланков писем с изображением знака обслуживания. Испорченные бланки писем с изображением знака обслуживания в ходе подготовки документов передаются в соответствующее место выдачи бланков, в отдел делопроизводства или дирекцию КЦ, для уничтожения в установленном порядке.
Уничтожение испорченных бланков, а также бланков, которые были заменены в силу производственной необходимости на новые, с изображением знака обслуживания Университета, производится соответственно отделом делопроизводства и дирекцией КЦ по акту с отметкой в соответствующих учетно-регистрационных журналах.
Запрещается самостоятельное уничтожение испорченных бланков письма с изображением знака обслуживания в структурных подразделениях Университета.
3.4.5. Заказы на изготовление печатей и штампов Университета осуществляются отделом делопроизводства.
3.4.6 Выдача печатей и штампов структурным подразделениям производится отделом делопроизводства под расписку в соответствующих учетно-регистрационных журналах.
3.4.7. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Журналы учета включаются в номенклатуру дел.
3.4.8. Печати, штампы и бланки должны храниться в сейфах или запирающихся металлических шкафах.
3.4.9. Ответственность за хранение и использование гербовой печати, печати для документов №1, углового штампа, бланков писем университета с изображением знака обслуживания возлагается приказом ректора Университета на начальника отдела делопроизводства.
3.4.10. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков писем с изображением знака обслуживания Университета в структурных подразделениях, возлагается приказом ректора университета на руководителей и ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы Университета не допускается.
3.4.11. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использования бланков проводится служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения ректора Университета в установленном порядке.
4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказ - это локальный правовой акт, издаваемый в Университете для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Университетом.
Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем; регистрацию.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными службами (структурными подразделениями) возлагается на руководителей подразделений, которые готовят проект приказа.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью отдела делопроизводства. В случае несоответствия оформления проектов приказов установленным требованиям, начальник отдела делопроизводства имеет право вернуть проект приказа на доработку.
Проекты приказов готовят на основании поручений ректора, проректоров по подчиненности, директоров КЦ и НИЦ, либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по личному составу сотрудников Университета готовит отдел кадров.
Проекты приказов по личному составу студентов готовят деканаты факультетов и учебных центров.
Проекты приказов по личному составу докторантов, аспирантов, соискателей, ординаторов, интернов, а также слушателей послевузовского профессионального образования готовят отделы Института профессионального образования (далее – ИПО).
Проекты приказов по личному составу слушателей послевузовского профессионального образования медико-профилактического и фармацевтического факультетов готовят деканаты соответствующих факультетов.
Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности подписываются ректором или в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности ректора.
Другие приказы подписываются проректорами по подчиненности, директором КЦ и директором НИЦ, в соответствии с распределением обязанностей, существующем в Университете.
4.1.2. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект приказа исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители, начальник Управления правового обеспечения и кадровой политики и проректор по подчиненности, курирующий структурное подразделение. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
4.1.3. Приказ оформляется на бланке приказа (приложение №3) и должен иметь следующие реквизиты: наименование организации (полное наименование в соответствии с Уставом Университета); название вида документа (приказ); дата; номер приказа; заголовок; текст; подпись; визы согласования; фамилия, имя, отчество, подпись и телефон исполнителя; список рассылки документа. Запрещается оформление приказов в произвольной форме.
Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (правила оформления см. п.3.3.11.). Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В первой части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
На основании указания Министерства здравоохранения Российской Федерации от 01.08.2014 № 000/00…
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (как правило, большинство приказов по личному составу).
Преамбула завершается словом П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается заглавными буквами, без кавычек, без подчеркиваний, без выделения, вразрядку, от границы левого поля, после него ставится двоеточие (образец заполнения бланка в приложении №3).
Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Текст распорядительной части делится на пункты и подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В последней части приказа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Инициалы должностного лица, указанного в приказе, ставятся после фамилии. Например: «Контроль за исполнением приказа возлагается на проректора по АХР Рязанцева И.И.»
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданные документы или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не должен быть включен пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который готовит исполнитель вместе с проектом приказа. Указатель рассылки помещается на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего подписного листа приказа или при большом количестве подразделений, которым направляется документ, оформляется на отдельном листе.
В реквизите «Исполнитель» указывается структурное подразделение и конкретное должностное лицо, его телефон (правила оформления см. п. 3.3.18.)
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей, дату. Визы располагаются на оборотной стороне в левом верхнем углу последнего подписного листа для всех приказов, издаваемых в Университете.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения и т.д.), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу пишут слово Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.
Например:
-
Приложение
к приказу от 05.03.2011 №235/Р
|
Страницы приказа и приложений к нему нумеруются как единый документ. Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего приказ или его вышестоящим руководителем.
4.1.4. Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера приказа в пределах календарного года и буквенного индекса группы приказов, а также из цифрового индекса структурного подразделения-исполнителя. В проекте приказа исполнитель проставляет индекс приказа, а порядковый номер и дата проставляются при регистрации приказа в отделе делопроизводства Университета.
Для каждой группы приказов заводится отдельная книга регистрации и контроля. Приказы - по основной деятельности Университета; по административно-хозяйственным вопросам; по личному составу студентов; по личному составу лиц, проходящих послевузовское образование; распоряжения хранятся в отделе делопроизводства до передачи на архивное хранение в отдел организации архивного дела.
Приказы по личному составу работников Университета и КЦ издаются, регистрируются и хранятся в соответствующих отделах кадров, и работа с ними регламентируется соответствующими инструкциями.
В КЦ издаются приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности за подписью директора КЦ. Приказы регистрируются и хранятся в дирекции КЦ у ответственного за делопроизводство, до передачи на архивное хранение.
4.1.5. Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый ректором проректорами Университета, директорами НИЦ и КЦ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативно-управленческой деятельности Университета (совещания, конференции и т.д.) в пределах своей компетенции.
Распоряжения могут издаваться руководителями Управлений, отделов, деканатов, кафедр по вопросам оперативно-управленческой деятельности соответствующих подразделений.
Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.
Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказов.
Распоряжения за подписью проректоров регистрируются в отделе делопроизводства. Распоряжения за подписью проректоров, касающиеся непосредственно структурных подразделений, находящихся в подчинении, директора КЦ, директора НИЦ, руководителей Управлений, отделов, деканатов, кафедр регистрируются и хранятся у лиц, ответственных за делопроизводство в этих подразделениях.
4.1.6. Приказы и распоряжения готовятся исполнителем в количестве:
всех экземпляров по указателю рассылки в случае, если в рассылке менее 15 структурных подразделений;
двух экземплярах в случае, если в рассылке более 15 структурных подразделений Университета. Остальные экземпляры изготавливаются в отделе множительной техники отделом делопроизводства в установленном порядке.
|
