4.6. Печатание и тиражирование документов
4.6.1. Печатание исходящих и внутренних документов осуществляют структурные подразделения Университета (инициаторы документов), а также определяют количество рассылки копий документов (тираж):
- при тираже до 15 экземпляров, копии автоматически получают при печатании документа с помощью принтера или использования копировально-множительной техники;
- при тираже свыше 15 экземпляров, исполнитель готовит документ с одной копией, а остальные экземпляры изготавливаются в отделе множительной техники по заявке отдела делопроизводства.
4.6.2.Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности Университета.
Тиражирование документов с грифом «ДСП» производится в отделе множительной техники с письменного разрешения 1 отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
4.6.3. На тиражирование документов в отделе множительной техники заполняется заявка, которая подписывается должностным лицом, курирующим отдел множительной техники (приложение № 22).
4.6.4. Растиражированные в отделе множительной техники экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные (номер заказа, тираж, дата). Оригиналы тиражированных документов возвращаются подразделению-заказчику при получении тиража.
4.6.5. В отделе множительной техники ведется журнал учета заказов на тиражирование документов.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Движение документов (входящих, исходящих, внутренних) в Университете с момента их создания или получения, до завершения исполнения или отправки, образует документооборот.
Отдел делопроизводства разрабатывает схему документооборота и осуществляет контроль за документооборотом управленческой документации, относящейся к деятельности Университета в целом.
Схемы документооборота отдельных групп документации (учебной, бухгалтерской, кадровой, научной, медицинской) разрабатывают и контролируют соответствующие структурные подразделения в рамках своей компетенции (Бухгалтерия, отделы кадров Университета и КЦ, соответствующие подразделения НИЦ и КЦ).
5.1. Организация доставки документов, прием, обработка и распределение поступающих документов
5.1.1. Доставка документов в Университет осуществляется средствами почтовой, курьерской и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
5.1.2. Вся корреспонденция Университета проходит прием, первичную обработку и анализ: документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается настоящей Инструкцией по делопроизводству (приложение №5). Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в отделе делопроизводства.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту.
5.1.3. На входящих документах, в верхнем правом углу на свободном от текста поле первой страницы поступившего документа в отделе делопроизводства ставят оттиск штампа с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам.
5.1.4. Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.) регистрируется в соответствующей книге регистрации и контроля входящей документации в отделе делопроизводства (приложение №21). Подробно о регистрации изложено в п.10.1.
Корреспонденция с грифом «ДСП» учитывается в отдельном журнале и передается в структурные подразделения под расписку.
Простые письма, с указанием конкретного адресата (за исключением писем, направленных на имя ректора), не вскрываются, а раскладываются в именные ячейки по принадлежности.
5.1.5. Документы, не требующие доклада ректору или проректорам, направляются отделом делопроизводства для исполнения в структурные подразделения Университета.
5.1.6. Подготовка и передача на рассмотрение поступивших документов, адресованных ректору и Университет, осуществляется отделом делопроизводства. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях ректора.
|
