2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Деятельность Университета обеспечивается системой взаимоувязанной документации. Состав документации в Университете определяется действующим законодательством РФ и компетенцией Университета в соответствии с утвержденным Уставом, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером внутренних и внешних взаимосвязей и включает в себя следующие группы: управленческая (служебная) документация, учебная документация, научная документация, медицинская документация.
2.2. В сфере делопроизводства находится в основном управленческая документация, которая делится на следующие группы:
организационно-распорядительная документация (ОРД);
учетная документация – книги регистрации и контроля, книги и журналы учета, списки и др.;
отчетная документация – отчеты, пояснительные записки, обзоры, доклады и др.
К организационно-распорядительной документации относятся:
нормативные документы – Устав, положения, инструкции, процедуры, правила и др.;
распорядительные документы – приказы, распоряжения, решения, задания и др.;
справочно-информационные документы – акты, докладные записки, письма, протоколы, извещения, обзоры, сводки и др.
2.3. Документы делятся на:
входящие – поступающие в Университет из других организаций (приказы и распоряжения вышестоящих организаций, письма, запросы, предложения, просьбы и т.д.);
исходящие – отправляемые из Университета в другие организации (инициативные письма, ответы на письма, запросы и т.д.);
внутренние – оформляемые и используемые только в Университете (все документы, не отправляемые за пределы университета).
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Документирование управленческой деятельности
3.1.1. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создания управленческих документов.
3.1.2. Документирование это фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке, осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, факсы и т.д.), а также на языках с использованием машинных носителей.
3.1.3. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующих оперативному и качественному их исполнению и последующему использованию.
3.1.4. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов - обязательных элементов оформления конкретного вида и назначения документа: наименование организации – автора документа; название вида документа; дата; регистрационный индекс; заголовок к тексту; текст; визы; подпись. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
3.1.5. Управленческие документы должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Текст документа не должен допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.
3.2. Бланки документов
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
3.2.1. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты организационно-распорядительной документации, в соответствии с ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.2.2. В Университете устанавливаются два формата для всех видов бланков документов – А4 (210х297 мм), А5 (148х210мм). Бланки этих форматов служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различных актов и других документов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Бланки формата А3 (420х297 мм) применяются для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблиц с множеством граф (отчеты, планы, учетно-статистические документы). На бумаге формата А6 (105х148 мм) изготавливаются особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции (поручения) ректора или документов типа разовых пропусков и т.п. Каждый лист документа, как на бланке, так и без него, а также лист альбомной ориентации должен иметь поля книжной ориентации листа не менее: 30мм – левое; 10мм – правое; 20мм - верхнее; 20мм – нижнее (приложение № 1).
3.2.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3.2.4. В Университете установлены для применения следующие виды бланков и форм для оформления документов с необходимыми реквизитами в электронной форме с применением текстового редактора MS Word, кроме бланка письма с изображением знака обслуживания Университета:
общий бланк (приложение № 1);
бланк письма с изображением знака обслуживания Университета (приложение №2);
бланк приказа (распоряжения) (приложение №3);
бланк протокола (приложения №4);
форма номенклатуры дел (приложение № № 6, 7);
формы для оформления документов предназначенных для передачи на архивное хранение (приложения №№ 9 -15);
форма карты-заместителя документа (дела) (приложение №20);
форма титульного листа книги выдачи документов (дел) и форма книги (приложение №19);
форма титульного листа книги регистрации и контроля поступающих документов и форма книги (приложение № 21).
3.2.5. На бланке письма изображены Логотип Университета в одноцветном варианте и наименование Университета в соответствии с учредительными документами - Уставом Университета. Бланк письма с изображением Логотипа Университета изготавливается типографским способом по специально разработанному и утвержденному эскизу.
Логотип Университета является знаком обслуживания Университета и регистрируется в порядке, установленном Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» в Российской федеральной службе по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент).
В Университете устанавливается угловой вариант расположения реквизитов на бланке письма с изображением знака обслуживания (приложение №2).
3.2.6. Общий бланк используется для оформления, актов, инструкций, положений и т.д. Расположение реквизитов общего бланка – продольное (приложение № 1).
3.2.7. Все внутренние документы изготавливаются с помощью средств персонального компьютера с соблюдением требований к бланкам соответствующих документов, представленных в приложениях к инструкции.
|
