11.2. Формирование дел
11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со Сводной номенклатурой дел Университета и систематизация документов внутри дела.
11.2.2. Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях Университета. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования и оформления дел осуществляют отдел делопроизводства и отдел организации архивного дела.
11.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- включать в дело исполненные документы, которые соответствуют по своему содержанию заголовку дела в Сводной номенклатуре дел Университета;
- включать в дело подлинные документы, в отдельных случаях при отсутствии подлинных документов в дело могут включаться заверенные копии;
- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен быть подписан, датирован, в случае необходимости заверен печатью);
- группировать документы постоянного и временных сроков хранения в раздельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
- группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы (обучения) данного лица в Университете; документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений Университета, которые работают по планам учебного года;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «Том 1», «Том 2» и т.д.
11.2.4. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по Сводной номенклатуре дел Университета. На документе делается отметка «В дело №», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
11.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются сверху вниз в прямом хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности, по алфавиту фамилий авторов (корреспондентов) или в их сочетании.
Прямой хронологический порядок расположения документов в деле означает, что первым в дело (сверху) помещается документ с более ранней датой или меньшим номером, последним (внизу) - документ с наиболее поздней датой или наибольшим номером.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к тем документам, к которым они относятся.
Приложение к документу, которое включает в себя свыше 250 листов, формируется в отдельное дело, о чем на документе делается отметка.
11.2.6. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам, хронологии, вместе с относящимися к ним приложениями. Распорядительные документы располагаются в деле в возрастающем порядке номеров и дат. Если в распорядительных документах имеются литерные номера, пропущенные номера, двойные номера, то документы систематизируются по датам, независимо от номеров.
Распорядительные документы одного вида (например, приказы), которые имеют самостоятельные регистрационные номера, но зарегистрированы в течение одного рабочего дня, должны быть сформированы в одно дело.
Приказы по основной деятельности группируются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам. Документы, являющиеся основанием к изданию приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, формируются в отдельные дела.
Приказы по личному составу группируются в дела в зависимости от вопросов, отраженных в них, и в соответствии с установленными для них сроками хранения - 75 лет и 5 лет. Документы, являющиеся основанием к приказам по личному составу, в зависимости от срока хранения приказа включаются в личные дела, не вошедшие в состав личных дел - формируются в отдельные дела.
11.2.7. Положения, инструкции, учебно-методические комплексы и т.д., утвержденные другими документами (приказами, распоряжениями, протоколами), являются приложениями к ним и формируются в дела вместе с указанными документами. В том случае, когда они утверждаются руководством Университета в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела по видам документов и хронологии.
11.2.8. Протоколы заседаний (коллегиальных органов, комиссий, совещаний, конференций, съездов) в деле располагаются в прямой хронологической последовательности и по порядку номеров. Документы на основании, которых готовились протоколы (повестка дня, доклады, отчеты, справки, проекты решений и т.д.) группируются вместе с протоколами и располагаются после текста протокола в последовательности (по номерам в протоколе) рассматриваемых вопросов. Прилагаемые к протоколам документы большого объема, выделенные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов и рассматриваемых вопросов в протоколе.
Документы коллегиальных органов Университета, комиссий, документационное обеспечение которых поручено работнику одного из структурных подразделений, формируются в отдельные дела и передаются на архивное хранение вместе с документами этого структурного подразделения.
11.2.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие плановые и отчетные документы группируются в дела отдельно от их проектов.
Плановая и отчетная документация помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления, утверждения или даты поступления.
Перспективные планы формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - по последнему году действия плана. Документы о корректировках перспективного плана формируются в дела по тому году, на который они составлены.
Планы и отчеты о работе факультетов, кафедр и других структурных подразделений, организующих свою деятельность в рамках учебного года, формируются по учебным годам, по первому году в дате (например, годовой отчет о работе кафедры за 2012/2013 формируется в дело за 2012 год).
Сметы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления, утверждения или даты поступления.
Штатные расписания и изменения к ним формируются в одно дело в пределах года (календарного или учебного) в прямой хронологической последовательности изменений.
11.2.10. Договоры, соглашения при отсутствии в документе окончания срока их действия формируются в дело по году их подписания.
Договоры с указанием сроков их действия (особенно те, которые содержат финансовые обязательства) и делопроизводство по которым ведется в течение длительного периода времени, относятся к переходящим делами и формируются в дела по дате окончания срока действия договора.
При включении в дело нескольких договоров они могут располагаться по алфавиту названий организаций, фамилий, по хронологии или по темам. Договоры формируются в дела вместе с относящимися к ним дополнительными соглашениями.
11.2.11. Документы в личных делах работников и обучающихся в Университете располагаются в прямом хронологическом порядке по мере их поступления. В личное дело группируются документы со сроком хранения 75 лет. Документы по личному составу с меньшими сроками хранения группируются в отдельные дела.
Систематизация документов в личных делах работников Университета, в личных делах обучающихся, в делах с личными карточками слушателей, проходящих обучение по программам дополнительного профессионального образования, в делах с протоколами итоговой государственной аттестации, протоколами сдачи квалификационных экзаменов определяется Инструкциями по кадровому делопроизводству работников и обучающихся в Университете.
Трудовые договоры работников, не вошедшие в состав личных дел, группируются в отдельные дела по алфавиту фамилий в пределах года окончания срока действия договора. Внутри каждого дела трудовые договоры располагаются строго по алфавиту фамилии (вплоть до последней буквы фамилии), имени, отчества работника.
Карточки-справки по заработной плате работников, группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года. Личные карточки формы № Т-2 формируются в дела по году увольнения. Внутри каждого дела названные документы располагаются строго по алфавиту фамилии, имени, отчества (вплоть до последней буквы).
Табели работников вредных профессий формируются в дела в порядке календарных месяцев в пределах календарного года.
11.2.12. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Университета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. В деле обращения граждан располагают по алфавиту фамилий авторов в пределах календарного года. В деле отдельные группы документов составляют обращение одного заявителя и все документы по его рассмотрению, расположенные по хронологии. Повторные обращения граждан группируются вместе с первичными документами.
11.2.13. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности по инициативным документам. Документ-ответ помещается за документом-запросом в хронологической последовательности.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Переписка группируется в дела со всеми приложениями, возникшими в ходе решения конкретного вопроса.
В структурных подразделениях Университета, работающих в рамках учебного года, переписка группируется в дела в пределах учебного года.
11.2.14. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии со Сводной номенклатурой дел Университета, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера или на внешних носителях с однократной записью информации. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном).
|
