11.3. Оформление дел
11.3.1 Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года (календарного или учебного). Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Университета, в обязанности которых входит ведение делопроизводства данного структурного подразделения.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса дела, заголовка дела, крайних дат дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не делать.
11.3.2. Подшивка (переплет) дела. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляющие дела, подшиваются в твердую обложку из картона прочными нитками на 4 прокола (схема подшивки документов - приложение № 23) или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепления (крепления скоросшивателя, булавки, скрепки канцелярские, скрепки для стиплера) из документов удаляются.
Если документы не имеют полей при подшивке (переплете) необходимо наращивание «корешков» к документам (с использованием клея ПВА) или использование других технических приемов.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут быть оставлены в папках-скоросшивателях, накопителях, мягких обложках.
При наличии в личном деле обучающихся невостребованных личных документов (дипломов о среднем специальном образовании, аттестатов о среднем образовании и др.) они вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.
Книги регистрации выдачи документов строгой отчетности (дипломы, сертификаты, удостоверения, трудовые книжки и т.д.), для которых установлен срок хранения свыше 10 лет, должны иметь плотную картонную обложку, шитый блок, не иметь металлических скреплений.
11.3.3. Нумерация листов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами простым карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей запрещается.
Листы нумеруются сверху вниз в возрастающем валовом порядке номеров, начиная с первого листа, считая от верхней крышки обложки дела, которая не нумеруются и в общий подсчет листов не входит.
Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно, т.е. на первом листе каждого тома ставится номер 1 (один) и т.д., в возрастающем валовом порядке номеров листов.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обороте листа, на верхнем поле.
Сложенный лист формата (А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой верхней части поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, выписки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. В целях сохранения подлинности невостребованных личных документов на них номера ставит не рекомендуется. В этом случае на конверте необходимо отметить очередной порядковый номер листа вложения и указать вид нумеруемого документа.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от других документов дела. Лист-заверитель не нумеруется.
Листы-разделители между группами документов одного дела, на которых указана уточняющая информация о наименовании страны, видах документов, фамилия, имя, отчество, нумеруются в общем валовом порядке. Чистые листы, которые могут находится в деле, не нумеруются, а подлежат изъятию из дела.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставятся новые номера листов; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Стирать, исправлять номера неправильно пронумерованных листов запрещается.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.
11.3.4. Составление листа-заверителя дела. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется в деле на бланке листа-заверителя дела (приложение № 11). Лист-заверитель составляется на отдельном листе, в книгах на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном листе формата карточки. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается (использовать клей ПВА) за верхнюю часть листа на внутренней стороне нижней крышки обложки дела.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи (при ее наличии) цифрами и прописью через знак «+» (плюс), оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров), отмечаются особенности документов (номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов (документов) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Наличие в деле литерных номеров листов увеличивает общее количество листов в деле, наличие пропущенных номеров - уменьшает.
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
11.3.5. Составление внутренней описи документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов, включенных в состав особо ценных дел, личных дел, дел с договорами (контрактами), не вошедшими в состав личных дел, дел, в которых нарушен предусмотренный для них алфавитный порядок группировки документов (например, протоколы сдачи квалификационных экзаменов, личные карточки слушателей, проходящих обучение по программам дополнительного профессионального образования и т.д.).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 12,13), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
При оформлении личных дел, состав документов которых более или менее однотипен (например, личные дела студентов, личные дела сотрудников), возможна разработка типовой внутренней описи документов, в которой заранее перечисляются виды документов в хронологическом порядке в соответствии с Методическими рекомендациями Главархива (анкета, автобиография, копии личных документов и т.д.). При оформлении дела в нее вносятся номера, даты и номера листов конкретных документов. В таком случае должны быть предусмотрены свободные места для учета видов документов отличных от типовых.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела до первого документа. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.3.6. Оформление обложки дела. Обложка дела постоянного и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 9, 10). На обложке дела указываются: наименование Университета и его подчиненность, наименование структурного подразделения, индекс дела по Сводной номенклатуре дел Университета, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Наименование Университета указывается в соответствии с Уставом полностью, в именительном падеже, с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, официально принятого сокращенного наименования (указывается в скобках).
Наименование структурного подразделения указывается полностью, в именительном падеже, в соответствии с его официальным наименованием, закрепленным в Положении о нем.
При изменении наименования Университета или его структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, а также при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.
Индекс дела: указывается цифровое обозначение дела по Сводной номенклатуре дел Университета (графа 2). Номер тома, если они имеется, указывается справа на уровне реквизита «Индекс дела».
Заголовок дела переносится из Сводной номенклатуры дел Университета (графа 3). В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения и изменения (номера приказов, протоколов и т.д.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
На обложках дел, содержащих копии документов, их копийность оговаривается в конце заголовка дела через точку словом «Копии» (Копия, если в дело состоит из одного документа). Подлинность документов в заголовке не оговаривается.
Дата дела: арабскими цифрами указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами, с новой строки делается об этом запись: В деле имеются документы ... год (ы).
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы, отчеты и подобные документы, даты которых отражены в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих приказы, распоряжения, доклады, акты и другие документы, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томом (частей), являются крайние даты документов этого дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число, месяц и год обозначаются арабскими цифрами через точку, например 25.07.2010. Если в дело включен только один документ (например, Устав, положение) или документ имеет особую ценность используется обозначение месяца буквенным способом, например, 25 июля 2012 года.
Если делом является книга регистрации и контроля приказов, распоряжений, регистрации выдачи дипломов и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в книге.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело.
Крайними датами дел с перепиской являются дата поступления первого входящего или первого исходящего документа, датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле.
Крайними датами личного дела работника (обучающегося) Университета являются даты подписания приказа о приеме (зачислении) или увольнении (отчислении) лица, на которое это дело заведено.
Количество листов в деле на обложке указывается только арабскими цифрами в соответствии с листом-заверителем.
Срок хранения переносится на обложку дела из Сводной номенклатуры дел Университета (приложение №7, графа 4). На делах постоянного срока хранения пишется -Хранить постоянно. На делах других сроков хранения указывается срок хранения в годах, например, Хранить 75 лет.
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложке дел постоянного хранения проставляется в отделе организации архивного дела только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных (согласованных) ЦЭПК Главархива Москвы. На делах по личному составу в структурных подразделениях проставляется номер описи (по согласованию с отделом организации архивного дела), номер дела по описи.
Все надписи на обложке выполняются черной шариковой ручкой. Использовать цветные чернила, фломастеры, гелиевые ручки запрещается.
По окончании делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности), уточняются наименование структурного подразделения Университета, индекс дела, крайние даты дела.
|
