Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для детско-юношеских спортивных школ

Скачать 1.09 Mb.

Название	Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для детско-юношеских спортивных школ
страница	8/10
Тип	Методические указания

filling-form.ru > Бланки > Методические указания

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

МЕЖПОСЕЛЕНЧЕСКИХ КУЛЬТУРНО - ДОСУГОВЫХ ЦЕНТРОВ

(с изменениями и дополнениями ред. 2009 г.)

Чебоксары 2012

Министерство культуры, по делам национальностей

и архивного дела Чувашской Республики

Бюджетное учреждение Чувашской Республики

«Государственный архив современной истории Чувашской Республики»

Примерная номенклатура дел

межпоселенческих культурно – досуговых центров

(с изменениями и дополнениями ред. 2009 г)

Примерная номенклатура дел межпоселенческих культурно – досуговых центров (c изменениями и дополнениями ред. 2009 г.) (далее — Примерная номенклатура дел) представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве межпоселенческих культурно – досуговых центров (далее — МКДЦ), имеющих однородные функции и однотипный состав документов. Изменения в сроках хранения и дополнения составе документов в Примерную номенклатуру дел внесены на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций , с указанием сроков хранения, введенного в действие в 2010 г.

Примерная номенклатура дел является методическим пособием и основанием для составления номенклатуры дел конкретного МКДЦ.

Примерная номенклатура дел разработана в помощь специалистам муниципальных архивов и специалистам МКДЦ Чувашской Республики и носит рекомендательный характер.

Составитель:

Т.И. Горланова – начальник отдела документационного обеспечения управления и методической работы

Методические указания

по применению

Примерной номенклатуры дел

межпоселенческих культурно – досуговых центров

Примерная номенклатура дел межпоселенческих культурно - досуговых центров (далее – Примерная номенклатура дел) составлена в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов в межпоселенческих культурно - досуговых центрах Чувашской Республики (далее МКДЦ). Примерная номенклатура дел является методическим пособием и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве МКДЦ республики, имеющих однородные функции и однотипный состав документов, с указанием сроков хранения. Методическое пособие носит рекомендательный характер.

Примерная номенклатура дел предназначена для облегчения работы по составлению номенклатуры дел конкретных МКДЦ, унификации их структуры, организации хранения и учета документов и дел.

Примерная номенклатура дел разработана на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности культурно - досуговых центров районов Чувашской Республики и г. Чебоксары.

Примерная номенклатура дел построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). При составлении конкретной номенклатуры дел рекомендуется придерживаться предложенного принципа систематизации заголовков дел, то есть функционального принципа. Если в МКДЦ существует утвержденная структура, то конкретная номенклатура дел должна составляться по структурной схеме, то есть разделами номенклатуры дел в таком случае являются названия структурных подразделений.

МКДЦ должны иметь свои номенклатуры дел, которые составляются работниками, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 3 Основных правил работы архивов организаций (М., 2002). При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной, следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в каждом конкретно взятом МКДЦ, и требования архивных учреждений к номенклатурам дел. При этом первым разделом номенклатуры дел обязательно является раздел «Руководство».

В конкретную номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в деятельности МКДЦ. Дела располагаются в номенклатуре дел по степени их важности и по взаимосвязи. Заголовки дел из примерной номенклатуры дел переносятся в конкретную номенклатуру дел с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре дел некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру дел те дела, которые в данном МКДЦ не образуются.

В конкретной номенклатуре дел заголовки уточняются. Одному заголовку дела примерной номенклатуры дел могут соответствовать два или несколько заголовков в конкретной номенклатуре дел.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из двух частей: первая - цифровое обозначение, соответствующее направлениям деятельности или название структурного подразделения, вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры дел.

Графа 2 «Заголовок дела, тома» включает заголовки дел. Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме раскрывать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («Разная переписка», «общие материалы» и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры дел.

Объединение дел с различными сроками хранения запрещается.

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел и номера статей. Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре дел определены в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее – Перечень). При затруднениях в определении сроков хранения некоторых дел, рекомендуется обратиться в соответствующие муниципальные архивы.

МКДЦ, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения в соответствии с действующими нормативными требованиями по архивному делу до ликвидации организации.

Указанные в Примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменения. Отметка «ЭПК» добавляется к сроку хранения дела и также переносится в номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы в муниципальные архивы не передаются, и могут быть уничтожены только на основании решения постоянно действующей экспертной комиссии МКДЦ. Акт об уничтожении подобных дел по истечении сроков их временного хранения согласуется с соответствующим муниципальным архивом. В случае включения МКДЦ в состав источников комплектования муниципального архива по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее – ЭПК Минкультуры Чувашии) на основании Перечня сроки хранения некоторых дел могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных в примерной номенклатуре дел, их сроки хранения определяются в соответствии с действующим Перечнем.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, выявлении особо ценных документов и др.

Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Документы, отобранные постоянно действующей экспертной комиссией на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями и включаются в описи.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год работником, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом директора МКДЦ. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов для всех дел, повторяющихся из года в год. До утверждения номенклатура дел представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии администрации муниципального образования (муниципального района или городского округа), если МКДЦ отнесен к источникам комплектования муниципального архива, или экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии) отдела (управления) культуры администрации муниципального образования, если учреждение не является источником комплектования муниципального архива.

Форма конкретной номенклатуры дел определена Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Утвержденная директором МКДЦ номенклатура дел обязательна для использования в делопроизводстве и является основным нормативным документом при проведении отбора документов для дальнейшего их хранения. При составлении конкретных номенклатур дел на основе Примерной номенклатуры дел в МКДЦ следует провести следующие виды работ:

уточнить заголовки дел, если в этом есть необходимость;включить дела, образующиеся в деятельности МКДЦ, но не вошедшие в Примерную номенклатуру дел;