Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для детско-юношеских спортивных школ

В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел и номера статей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень). При затруднениях определения сроков хранения некоторых дел, рекомендуется обратиться в соответствующие архивные учреждения.

В графу 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре определены в соответствии с Перечнем. Детско-юношеские спортивные школы, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения в соответствии с п. 2.4.2. Указаний по применению Перечня – до ликвидации организации.

Указанные в Примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. Отметка "ЭК" добавляется к сроку хранения дела и также переносится в номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы в государственные и муниципальные архивы не передаются, и могут быть уничтожены только на основании решения экспертной комиссии детско-юношеской спортивной школы. Акт об уничтожении подобных дел по истечении сроков их временного хранения согласуется с соответствующим архивным учреждением. В случае включения детско-юношеской спортивной школы в состав источников комплектования государственного или муниципального архива по согласованию с архивными органами и учреждениями на основании Перечня сроки хранения некоторых дел могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных в примерной номенклатуре, их сроки хранения определяются в соответствии с действующими перечнями типовых управленческих документов, либо путем оценки специалистами и экспертной комиссией организации, исходя из научной и практической ценности. Сроки хранения таких дел согласовываются с архивными органами.

Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или долговременное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями и включаются в описи.

Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год работником учреждения, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов дел для всех дел, повторяющихся из года в год. Форма конкретной номенклатуры дел определена Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002). Конкретная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Утвержденная директором детско-юношеской спортивной школы номенклатура дел обязательна для использования в делопроизводстве и является основным нормативным документом при проведении отбора документов для дальнейшего их хранения.

Методическое руководство по применению конкретной номенклатуры дел, правильностью заведения и формирования дел осуществляется работником, ответственным за делопроизводство и архив учреждения.

При составлении индивидуальных номенклатур на основе примерных номенклатур дел следует: