В муниципальных образовательных учреждениях мазановского района
Скачать 1.04 Mb.
|
4.10. Формирование и оформление дел. 4.10.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 4.10.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; помещать в дело только подлинные документы, подписанные, правильно оформленные; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры; объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д. 4.10.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов). Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы с относящимися к ним приложениями в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. 4.10.4. Ведение личных дел. 4.10.4.1. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности: информацию о приеме, перемещении и увольнении работника, возрасте, образовании, трудовом стаже, семейном положении, размере заработной платы и др. 4.10.4.2. Личное дело заводится после издания приказа о приеме на работу и ведется в одном экземпляре и формируется в течение всего периода работы сотрудника в Учреждении. Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается. 4.10.4.3. Внесение изменений и дополнений в личное дело со слов работника также не допускается. 4.10.4.4. В случае увольнения работника и последующего приема его на прежнее место работы, на него заводится новое личное дело. Расшивка и переформирование личного дела, заведенного на него ранее, не допускается. 4.10.4.5. Личное дело формируют на каждого работающего специалиста в отдельной папке. 4.10.4.6. На обложке личного дела пишут фамилию, имя, отчество работника в именительном падеже, дату поступления на работу (дата приказа о приеме на работу). 4.10.4.7. В личное дело помещают по одному экземпляру каждого документа. 4.10.4.8. Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу, в дальнейшем – добавляют все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника. 4.10.4.9. Документы располагают в хронологической последовательности по мере их поступления, начиная с наиболее раннего (заявления о приеме на работу) и заканчивая распоряжением (приказом) об увольнении, переводе в другую организацию. 4.10.4.10. Документы, не имеющие отношения к трудовой деятельности и характеристике работника (заявления с просьбой выдать копию трудовой книжки, справку с места жительства и др.), документы второстепенного значения в состав личного дела не включают. 4.10.4.11. Сведения о политической и религиозной принадлежности, частной жизни работников в личные дела вносить запрещается. 4.10.4.12. Ответственность за ведение, правильное оформление личных дел и документов, входящих в него, своевременное внесение новых сведений в дополнение к анкете (листок по учету кадров) несут работники кадровой службы, ответственные за делопроизводство Учреждения. 4.10.4.13. В целях обеспечения сохранности и учета личных дел работающих сотрудников необходимо их регистрировать в журнале (книге) учета личных дел. 4.10.4.14. Количество номеров в журнале (книге) должно соответствовать количеству заведенных личных дел. Порядковый номер из журнала (книги) переносят на обложку личного дела работающего сотрудника. После увольнения сотрудника его личное дело извлекают из папки и оформляют для передачи на хранение. Освободившуюся обложку используют для помещения личного дела нового сотрудника, а прежний номер личного дела – для личного дела вновь принятого работника. 4.10.4.15. Личные дела уволенных сотрудников передают на хранение в архив организации, о чем делают отметку в журнале (книге) учета личных дел. 4.10.4.16. Личные дела имеют длительный (75 лет ЭПК) срок хранения. По истечении 75-летнего срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел. Личные дела, имеющие историческую ценность, оставляют на постоянное хранение. Личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно. 4.10.4.17. Личные дела, отобранные для постоянного хранения, вносятся в опись дел постоянного хранения. 4.10.4.18. После увольнения сотрудника его личное дело готовят к архивному хранению: проводят экспертизу ценности документов, сосредоточенных в личном деле, дело оформляют и описывают. Документы располагают в порядке, обратном тому, который сложился в делопроизводстве. 4.10.4.18.1. Первоначально подшивают документы, отражающие процесс приема на работу: - заявление о приеме на работу, направление или представление; - характеристику(и) или рекомендательное письмо с последнего места работы (если есть); - копию(и) документа об образовании, наличии ученой степени или ученого звания1; - документы, сопровождающие прием на работу определенных категорий специалистов, например, списки научных трудов и изобретений; - автобиографию, содержащую описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица, составленную собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. - анкету (личный листок по учету кадров) с фотографией, заполненную лично поступающим на работу (анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.); - дополнение к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров), куда внесены сведения о работнике и его трудовой деятельности, изменении в учетных признаках: награждении, наложении и снятии взысканий, присвоении почетных званий, пребывании за границей и др.; - трудовой договор2; - копию приказа о приеме на работу. 4.10.4.18.2. За документами, отражающими процесс приема на работу, в хронологическом порядке помещают: - копии документов (или выписки) о прохождении конкурса на замещение вакантной должности (по результатам конкурса, испытания, если таковое проводилось), об утверждении в должности, переводе, поощрении; - копии документов, подтверждающие повышение квалификации, получение ученой степени или ученого звания; - аттестационные листы, копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда; - выписки из протоколов заседаний комиссии по установлению стажа непрерывной работы, дающие право на получение процентной надбавки за выслугу лет; - сведения об изменении фамилии; - документы о представлении к присвоению почетных званий, государственных наград, награждению министерствами (заключения о премировании, представления, характеристики, наградные листы и др.), в том числе по отклоненным ходатайствам. Последним в личное дело помещают копию приказа об увольнении (переводе), а перед ней – заявление об увольнении (переводе). 4.10.5. Дела Учреждения подлежат оформлению при их завершении по окончании года. Оформление дела – подготовка к передаче дела на хранение в архив Учреждения. Оформление дел производится сотрудниками структурных подразделений Учреждения, сформировавшими дела. 4.10.6. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 13); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 4.10.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 13). На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование вышестоящего учреждения, Учреждения, структурного подразделения Учреждения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Учреждения указывается полностью в именительном падеже: «Муниципальное общеобразовательное казенное учреждение Лесинская средняя общеобразовательная школа»; наименование структурного подразделения Учреждения записывается полностью в соответствии с утвержденной структурой (канцелярия, учебно-воспитательная работа, кадры и т.д.); индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела – датой дела являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 4.10.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 4.10.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифры и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 4.10.10. Нумерация листов дела. 4.10.10.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа с заверительной надписью, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста документа. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Внутренняя опись нумеруется отдельно. 4.10.10.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно. Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. 4.10.10.3. Составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела. А также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (изъятие документов, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) фиксируется в заверительной надписи со ссылкой в необходимых случаях на соответствующий акт. 4.11. Организация оперативного хранения документов. 4.11.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Учреждения и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 4.11.2. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. 4.11.3. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Учреждения. 4.11.4. Дела из архива Учреждения выдаются сотрудникам для работы под расписку. Выдача дел фиксируется в журнале регистрации. В нем указываются структурное подразделение Учреждения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела и копии документов выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Учреждения или их заместителей по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 4.11.5. Через два года после завершения дел в делопроизводстве составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 4.11.6. В каждом структурном подразделении Учреждения описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ответственного за ведение архива Учреждения. По этим описям документы сдаются в архив организации. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Учреждения, служат основой для подготовки сводной описи Учреждения. Сводная опись Учреждения составляется ответственным за ведение архива Учреждения, по которой он сдает дела в соответствующий архив (Государственный или областной архив системы образования Амурской области). 4.11.7. Сводные описи дел Учреждения составляются в четырех экземплярах по установленной форме (приложение № 16, 17). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК Учреждения и после рассмотрения ЭПМК архивного органа утверждается руководителем Учреждения. 4.11.8. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела Учреждения. 4.12. Подготовка и передача документов в архив. 4.12.1. Документы по личному составу со сроком хранения свыше 10 лет хранятся в Учреждении в течение 3 лет, по истечении которых передаются для дальнейшего хранения в областной архив системы образования Амурской области. 4.12.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Учреждения не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Учреждения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 4.12.3. Дела постоянного срока хранения хранятся в Учреждении – источнике комплектования государственного (муниципального) архива в течение 10 (5) лет, по истечении которых передаются для дальнейшего хранения в соответствующий архив (кроме учреждений второго списка, документы которых хранятся в архиве Учреждения). V. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 5.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 5.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Учреждения, производится по разрешению руководителя. 5.3. Печати и штампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах. 5.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель Учреждения. 5.5. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту. 5.6. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства, руководителей структурных подразделений. СОГЛАСОВАНО Начальник отдела по делам архивов Мазановского района ______________ Н.НВараксина ______________2008 г. Приложение № 1 (к п. 2.1.6) РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА │ 20 │ │ 10 │ │<--->│ │<-->│ ────┌─────────────────────────────────────────────────┐────── /│\ │ │ /│\ 3│ │ │ │ \│/ │ │ │ ────│ ────┌──────────────────────────────────────┐ │ │ /│\ │ /│\ │01 02 03 16 19 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │17│ │ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ │ ────├──────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ /│\ │08 09 10 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │20│ │04 05 06 07 │ │ │ 73│ │ \│/ │ │ │ │ │ │ ────├──────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ /│\ │11 12 15 │ │ │ │ │10│ │ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ │ ────├──────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │13 14 │ │ │ │ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ ────│ ├──────────────────────────────────────┤ │ │ /│\ │ │18 17 │ │ │ │ │ │ │ │ │ 18│ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ ────│ ├──────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │20 │ │ │ │ │ │ │297 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ────│ ├──────────────────────────────────────┤ │ │ /│\ │ │21 22 25 │ │ │ │ │ │ │ │ │ 20│ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ ────│ ├──────────────────────────────────────┤ │ │ /│\ │ │23 24 26 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │27 │ │ │ 40│ │ ────├──────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ /│\ │28 30 29 │ │ │ │ │16│ │ │ │ │ \│/ │ \│/ │ │ │ │ ────│ ────└──────────────────────────────────────┘ │ │ /│\ │ │ │ │ │ │ │ 20│ │ │ │ \│/ │ │ \│/ ────└─────────────────────────────────────────────────┘────── │ 210 │ │<----------------------------------------------->│ Приложение № 2 (к п. 2.1.6) РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА │ 20 │ 73 │ │ 88 │ 10 │ │<--->│<------------->│ │<------------------>│<-->│ ────┌─────────────────────────────────────────────────┐────── /│\ │ │ /│\ 3│ │ │ │ \│/ │ │ │ ────│ ────┌───────────────┬─┬────────────────────┐ │ │ /│\ │ /│\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │ │ │17│ │ 03 │ │ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ │ │ │ ────┼───────────────┤ ├────────────────────┤ │ │ 51│ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ │ │ ────│ ├───────────────┤ │ │ │ │ /│\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │ │ │ │13 │ │ │ │ │ 22│ │ │14 │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ │ │ ────│ ├───────────────┤ │ │ │ │ /│\ │ │18 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 18│ │ │ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ │ │ ────│ ├───────────────┴─┴────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │20 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │297 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ────│ ├──────────────────────────────────────┤ │ │ /│\ │ │21 22 25 │ │ │ │ │ │ │ │ │ 20│ │ │ │ │ │ \│/ │ │ │ │ │ ────│ │──────────────────────────────────────┤ │ │ /│\ │ │23 24 26 │ │ │ │ │ │27 │ │ │ │ │ │ │ │ │ 40│ │ ────├──────────────────────────────────────┤ │ │ │ │ /│\ │28 30 29 │ │ │ │ │16│ │ │ │ │ \│/ │ \│/ │ │ │ │ ────│ ────└──────────────────────────────────────┘ │ │ /│\ │ │ │ │ │ │ │ 20│ │ │ │ \│/ │ │ \│/ ────└─────────────────────────────────────────────────┘────── │ 210 │ │<----------------------------------------------->│ Приложение № 3 (к п. 2.3.1) СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. Приложение № 4 (к п. 2.3.15., п.3.2.13.) ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ 1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. 2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть, например: письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы. 3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной. 4. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты. 5. Формы изложения текста. В распорядительных документах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «постановляю», «предлагаю», «прошу»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («постановляем», «решили») или третьего лица единственного числа («постановляет»). В тексте протокола используются глаголы в форме множественного числа прошедшего времени («слушали», «выступили», «постановили»). В документах, устанавливающих права и обязанности аппарата, структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), (оформляется только на должностном бланке); от третьего лица единственного числа («Администрация школы не возражает» и т.д.). 6. Стиль изложения текста. Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа. Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. В случае если в тексте документа многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) или неоднократно упоминается то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное, а рядом в скобках вводится его сокращенное наименование по форме. Например: Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция). В последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду, что вводимое сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. Поэтому не могут быть введены в текст нормативного акта такие, например, сокращения, как ЦМиУКО института, УМР в школе и др. Наименование упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании или о переименовании и т.п. Употребление сокращенных наименований допускается лишь в нетекстовых приложениях к нормативным правовым актам, а также в стенограммах заседаний. Ниже содержится информация о правописании наиболее часто употребляемых названий органов власти, должностных лиц и наименовании принимаемых ими актов, а также краткий справочник по написанию дат и чисел, названий. КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК Высшие органы власти Президент Российской Федерации Правительство Российской Федерации Председатель Правительства Российской Федерации Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации Федеральное Собрание Российской Федерации Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Министерство обороны Российской Федерации Министр транспорта Российской Федерации первый заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации статс-секретарь – заместитель Министра Российской Федерации по атомной энергии заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации Верховный Суд Российской Федерации Наименования законов РСФСР, законов Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений, обращений, заявлений, распоряжений, других нормативных правовых актов пишутся: Конституция Российской Федерации Закон РСФСР «Об охране окружающей природной среды» Закон Российской Федерации «О залоге» Федеральный конституционный закон «О Конституционном Суде Российской Федерации» Федеральный закон «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О налоге на добавленную стоимость» Федеральный закон «О статусе члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» (в редакции Федерального закона от 05 июля 1999 года № 133-ФЗ) Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан Патентный закон Российской Федерации Бюджетный кодекс Российской Федерации Гражданский кодекс Российской Федерации часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации но: законы Российской Федерации федеральные конституционные законы федеральные законы проект федерального конституционного закона (наименование в кавычках) проект федерального закона (наименование в кавычках) Наименования актов Правительства Российской Федерации пишутся со строчной буквы: постановление Правительства Российской Федерации от 31 марта 2001 года № 253 «Об утверждении Положения о лицензировании деятельности инвестиционных фондов» распоряжение Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2001 года № 476 Амурская область Правительство Амурской области губернатор области первый вице-губернатор области первый заместитель председателя Правительства области заместитель председателя Правительства области министерство имущественных отношений, природных ресурсов и лесного хозяйства области министерство здравоохранения области управление труда и занятости населения области государственная жилищная инспекция области начальник управления по физической культуре и спорту области аппарат губернатора области и Правительства области управление делопроизводства и документооборота аппарата губернатора области и Правительства области Законодательное собрание Амурский области Председатель законодательного собрания Амурской области полномочный представитель Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе Главный федеральный инспектор по Амурской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Амурской области Управление Федерального казначейства по Амурской области Региональная энергетическая комиссия прокуратура Амурской области прокурор области Амурский областной суд председатель областного суда Наименование актов Устав (основной Закон) Амурской области Закон Амурской области от 30.12.2002 № 159-ОЗ «Об областном бюджете на 2003 год» проект закона Амурской области постановление Губернатора области от 21.03.2003 № 205 «Об образовании государственной жилищной инспекции Администрации Амурской области» постановление губернатора Амурской области Положение об областной комиссии по вопросам финансовой и инвестиционной политики, утвержденное постановлением Главы Администрации области от 26.05.1999 № 306 (в редакции постановлений Главы Администрации области от 05.09.2000 № 554, от 22.06.2001 № 421, от 07.12.2001 № 738, от 16.05.2002 № 292, от 27.08.2002 № 524, от 31.10.2002 № 634, от 28.11.2002 № 611) распоряжение Губернатора области от 17.03.2003 № 191-р «О внесении изменений и дополнений в распоряжение Главы Администрации области от 04.03.2003 № 160-р» распоряжение губернатора Амурской области постановление Амурского областного Совета народных депутатов от 23.01.2003 № 237 «О Законе Амурской области «О бюджете областного валютного фонда на 2003 год» приказ руководителя аппарата губернатора области и Правительства области Органы местного самоуправления муниципальное образование Мазановский район глава Мазановского района глава Благовещенского района мэр города Благовещенск глава города Белогорск Написание некоторых названий, дат и чисел Условные имена собственные В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова Родина, Отчизна, Человек и другие. Слово государственный пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях: Государственный герб Российской Федерации Государственный гимн Российской Федерации Государственный флаг Российской Федерации но: государственная граница Российской Федерации Рекомендуемые обозначения периодов, чисел и дат 1980-е годы в 2000 – 2001 годах; в 2000 – 2001 гг. с 1996 по 2000 год в 1999-м (если нет слова «год») за 80 – 90-е годы в 1920-е годы в период 1950 год – 1960-е годы в 1860 – 80-е годы в зимний период 2000/01 года 2001/02 учебный год второе полугодие первый квартал 20 апреля 2001 года с 2 по 20 мая (но: со второго по двадцатое мая) в 20-х числах марта XXI век от одного до трех лет в пять – шесть раз (но в пять – десять раз) в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше) за 20 лет две минуты на 30 минут март – апрель день – два две трети голосов одна четвертая часть населения 3 процента, 100 процентов, 66,5 процента 50-процентное 7 килограммов, 70 килограммов 6 рублей, 16246385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей) 241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили 4 куб. метра, 500 куб. метров 21 млрд. киловатт-часов 12 тыс. кв. метров на 600 гектарах 40 центнеров с гектара инвалид I группы, рабочие III разряда 30-й ряд Склонение некоторых имен и фамилий При склонении иностранных имен и фамилий используются формы русских склонений: Карел Чапек – Карела Чапека, Эдек – Эдека, Владек – Владека. Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам: студенту Рекемчуку – студентке Рекемчук, с Августом Шлегелем – с Каролиной Шлегель. Не склоняются фамилии на -аго, -яга, -ых, -их, -ово (Дубяго, Седых, Доровских, Дурново). Японские фамилии чаще не склоняются. Нерусские фамилии на -а, -я с предшествующим -и не склоняются: стихи Гарсия, рассказы Гулия. Не склоняются финские фамилии, оканчивающиеся на -а: встреча с Куусела. В мужских именах, оканчивающихся на согласный и пишущихся с дефисом, склоняется лишь последняя часть: Хорун-оол – Хорун-оолу, Шой-Сюрюн – Шой-Сюрюну. Не склоняются мужские и женские имена, оканчивающиеся на -е, -и, -о, -у, -ы: Карине, Отари, Мари, Вано, Ману. Мужские и женские фамилии славянского происхождения на -а, -я склоняются (Любовь Слиска – Любови Слиске). Женские фамилии неславянского происхождения на -а, -я не склоняются (Эмилия Валуа), мужские фамилии с безударным -а, -я склоняются, с ударным – не склоняются (Гарсиа Лорка – Гарсиа Лорке, но Дюма). Приложение № 5 (к п.2.3.19.) ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; аттестаты об образовании; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ РАСХОДА; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении); ПИСЬМА гарантийные; ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк); Свидетельства участника ЕГЭ; СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ И УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОГОВОРЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ Приложение № 6 (к п. 3.2.9.) ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий); ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.); ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.); ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.); РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.); СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение № 7 ( к п.4.7.6.) ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1. АКТ приемки: подписание – не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней получения продукции. 2. ЗАЯВЛЕНИЯ И ЖАЛОБЫ ГРАЖДАН – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней. 3. ЗАПРОС ДЕПУТАТА – НЕ ПОЗДНЕЕ ЧЕМ В 3-Х ДНЕВНЫЙ СРОК. 4. ОТЧЕТ БУХГАЛТЕРСКИЙ И БАЛАНС ГОДОВОЙ: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним – в 15-дневный срок со дня получения. 5. ПИСЬМА-ПОРУЧЕНИЯ И ПИСЬМА-ЗАПРОСЫ вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней. 6. ПИСЬМА ПРЕДПРИЯТИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ), УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ – 10 дней. 7. ПОРУЧЕНИЕ ПЛАТЕЖНОЕ: выписка и сдача в учреждение банка – не позднее следующего дня после получения товаров. 8. ПРЕДЛОЖЕНИЕ О РАСТОРЖЕНИИ ИЛИ ИЗМЕНЕНИИ ДОГОВОРА – не позднее 10 дней после получения предложения. 9. ПРИКАЗЫ И УКАЗАНИЯ ВЫШЕСТОЯШИХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ – согласно указанному сроку. 10. ПРОТОКОЛЫ РАЗНОГЛАСИЙ: составление и направление – в 10-дневный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок. 11. СОГЛАШЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ: подписание – не позднее трех дней с момента получения. 12. ТЕЛЕГРАММЫ, ТРЕБУЮЩИЕ СРОЧНОГО РЕШЕНИЯ, – до двух дней; остальные – в течение 10 дней. Приложение № 8 (к п. 4.4.8) ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Письма, присланные для сведения. 2. Сводки и информация, присланные для сведения. 3. Учебные планы, программы. 4. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний. 5. Печатные издания (без сопроводительного письма). 6. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувениров для проведения мероприятий. 7. Предложения об оформлении подписки на печатные издания. 8. Календарные планы 9. Приглашения на семинары. 10. Благодарственные письма. Приложение № 9 (к п. 4.5.1.) ЛИСТ ИЗ ЖУРНАЛА УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
|
Похожие:
 | Законом от 27. 07. 2010 №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации... |  | Признать утратившим силу постановление от 26. 07. 2010 №850 «Об уполномоченном по правам ребенка в образовательных учреждениях Багаевского... |
| О порядке обращения за компенсаацией части родительской платы за содержание ребенка в государственных и муниципальных образовательных... | | ... |
| Административный регламент Чусовского муниципального района по приему заявлений на предоставление услуги дошкольного образования... | | Ка на учет, прием и отчисление) воспитанников (далее детей) в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях, расположенных... |
| Томской области от 10. 04. 2013 №283-ра «Об утверждении Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в сфере образования в Томской... | | «Об образовании в Российской Федерации», руководствуясь статьёй 8 Устава Чернушинского муниципального района, в целях упорядочения... |
| Настоящее Положение об организации деятельности групп семейного воспитания при муниципальных дошкольных образовательных учреждениях... | | Об утверждении Положения о порядке комплектования, приема и отчисления детей в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях,... |