В муниципальных образовательных учреждениях мазановского района
Скачать 1.04 Mb.
|
3.5. Копировально-множительные работы. 3.5.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование) осуществляются копировально-множительным бюро учреждения, ответственным за копировально-множительные работы. 3.5.2. Документы и материалы передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными, на оборотной стороне последнего листа документа при необходимости карандашом указывается тираж. 3.5.3. Копировально-множительные работы выполняются в порядке их поступления, а срочные – вне очереди. 3.5.4. Изготовление дополнительных экземпляров конфиденциальных документов осуществляется в соответствии со специальными нормативными документами. 3.5.5. Сотрудники, осуществляющие копировально-множительные работы, несут персональную ответственность за выполнение данных работ. 3.5.6. Запрещается цветное копирование документов с оттиском печати. 3.5.7. Копирование документов и других материалов осуществляется с обеих сторон листа. IV. Организация документооборота 4.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 4.2. Организация доставки документов. Доставка корреспонденции в Учреждение осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой и электрической связи. По каналам электрической связи отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронная почта. 4.3. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты. 4.3.1. Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 4.4. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции. 4.4.1. Доставка корреспонденции в адрес Учреждения осуществляется средствами почтовой связи, электронной почты и нарочными. Документы, направляемые с нарочным, передаются их получателям под подпись на визовом экземпляре исходящего документа. 4.4.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся секретарем руководителя. 4.4.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается у секретаря руководителя, второй направляется отправителю документа. 4.4.4. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. 4.4.5. Конверты с пометкой «лично» регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение. 4.4.6. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. 4.4.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на регистрацию осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 4.4.8. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с приложением № 8. Все документы передаются для наложения резолюций руководителю Учреждения или его заместителям. 4.5. Регистрация поступивших документов. 4.5.1. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность. 4.5.2. Регистрация поступивших документов производится секретарем руководителя. На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера. Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами. 4.5.3. Документы, зарегистрированные секретарем, в день их поступления передаются на рассмотрение руководству. 4.5.4. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются секретарю для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в журналы регистрации. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается основному исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным исполнителям передаются копии документа. При получении подлинника и копий документа исполнители расписываются в регистрационном журнале. 4.5.5. Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы. 4.6. Регистрация и учет отправляемых документов. 4.6.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется секретарем в день их утверждения или подписания. 4.6.2. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку. 4.6.3. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом. 4.6.4. Документы для отправки передаются секретарю Учреждения или лицу, ответственному за отправку корреспонденции, полностью оформленными, с указанием почтового адреса. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки (приложение № 10) (в двух экземплярах для канцелярии Учреждения) и представляет необходимое количество экземпляров документа. 4.6.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 4.7. Контроль исполнения документов. 4.7.1. Контроль – неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. 4.7.2. Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль (п.2.3.7.), предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 4.7.3. Контрольные функции могут быть тесно связаны и осуществляться с помощью журналов регистрации документов или картотек. 4.7.4. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет, в первую очередь, руководитель Учреждения, который может делегировать эту функцию сотрудникам (заместителям, завканцелярией, секретарю, ответственному за ведение делопроизводства). В связи с тем, что ценность документов неодинакова, на практике их классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен. 4.7.5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся: документы вышестоящих органов, распорядительные документы Учреждения, важные специфические документы с конкретным сроком исполнения. 4.7.6. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в их тексте или в резолюции. Типовые сроки приведены в приложении № 7, они устанавливаются различными нормативными актами. Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2 – 3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. 4.7.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после проведения конкретной работы исполнителем. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Кроме того, отметка об исполнении ставится в журнале регистрации или на регистрационно-контрольной карточке. 4.7.8. Если документ решался оперативно, то в журнале или карточке также делается краткая запись об исполнении документа. 4.8. Организация документов в делопроизводстве. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним. 4.9. Составление номенклатуры дел. 4.9.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, распределенные в дела. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 4.9.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением (Уставом) об Учреждении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. 4.9.3. Номенклатура дел (приложение № 12) Учреждения составляется секретарем руководителя, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается руководителем, согласовывается с экспертной комиссией Учреждения (далее – ЭК). Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел. 4.9.4. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке Учреждения, подписывается секретарем руководителя, ответственным за делопроизводство в Учреждении, согласовывается с ЭК, экспертно-проверочной методической комиссией (далее ЭПМК) соответствующего архивного органа и утверждается руководителем Учреждения. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК соответствующего архивного органа не реже одного раза в 5 лет, если в течение этого срока не было существенных изменений функций и структуры Учреждения. 4.9.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и хранится у секретаря руководителя, второй находится в архиве организации, третий направляется в соответствующий Государственный муниципальный архив, четвертый в виде выписок из соответствующих разделов тиражируется для структурных подразделений Учреждения. 4.9.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем Учреждения и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 4.9.7. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Учреждения. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. 4.9.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих все документируемые участки работы Учреждения. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 4.9.9. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. 4.9.9.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 11-07, где 11 – обозначение структурного подразделения Учреждения, 07 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах структурных подразделений Учреждения; для переходящих дел индекс сохраняется. 4.9.9.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). 4.9.9.2.1. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения, дата; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка по вопросам комплектования курсов и семинаров В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка по административно-хозяйственным вопросам В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с управлением образования администрации Мазановского района по вопросам... При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с руководителями образовательных учреждений района по вопросам образования В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты учебной части 4.9.9.2.2. Систематизация заголовков дел в номенклатуре. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале помещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов (постановления, распоряжения, приказы, рекомендации, акты и т.д.), даже если они присланы для сведения. Затем помещаются учредительные документы Учреждения (положение, Устав, регистрационное свидетельство). Совещательные органы Учреждения (коллегия, совет, т.д.), на заседаниях которых принимаются важные для его деятельности вопросы, их протоколы включаются в номенклатуру за учредительными документами. Далее следуют распорядительные документы Учреждения (приказы) и документы, послужившие основанием для их издания. Если в номенклатуре Учреждения кадровая служба не выделена как структурное подразделение, далее следуют штатные расписания. Затем идут документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и т. д. планы, комплексные, региональные и прочие программы). За планами следуют отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.). Далее следуют справки, информация, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения. За ними следует переписка с вышестоящими органами, подведомственными и сторонними организациями. Затем – регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки. Завершает каждый раздел номенклатура дел структурного подразделения Учреждения. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 4.9.9.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В ней указывается количество дел (томов, частей). 4.9.9.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по типовым или ведомственным перечням. 4.9.9.5. В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2011 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 4.9.9.6. Если в Учреждении возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 4.9.9.7. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел Учреждения составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, с проставлением наименования должности лица, внесшего изменения, его подписи и расшифровки подписи. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел Учреждения, в обязательном порядке представляются в ведомственный архив министерства образования и науки Амурской области. |
Похожие:
 | Законом от 27. 07. 2010 №210-фз «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации... |  | Признать утратившим силу постановление от 26. 07. 2010 №850 «Об уполномоченном по правам ребенка в образовательных учреждениях Багаевского... |
| О порядке обращения за компенсаацией части родительской платы за содержание ребенка в государственных и муниципальных образовательных... | | ... |
| Административный регламент Чусовского муниципального района по приему заявлений на предоставление услуги дошкольного образования... | | Ка на учет, прием и отчисление) воспитанников (далее детей) в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях, расположенных... |
| Томской области от 10. 04. 2013 №283-ра «Об утверждении Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в сфере образования в Томской... | | «Об образовании в Российской Федерации», руководствуясь статьёй 8 Устава Чернушинского муниципального района, в целях упорядочения... |
| Настоящее Положение об организации деятельности групп семейного воспитания при муниципальных дошкольных образовательных учреждениях... | | Об утверждении Положения о порядке комплектования, приема и отчисления детей в муниципальных дошкольных образовательных учреждениях,... |