5.8. Заявление
5.8.1. Заявление – документ, адресованный должностному лицу (ректору, декану и др.), содержащий определенную просьбу – о предоставлении отпуска, об оказании материальной помощи и т.п.
Заявление составляется собственноручно в произвольной форме.
5.8.2. Текст заявления начинается с обращения к должностному лицу, затем излагается просьба: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить очередной отпуск...» и т.п.
5.8.3. Заявление передается должностному лицу, которое выражает свое решение резолюцией, являющейся основанием для издания распорядительного документа, подготовки письма и т.д.
Заявление может иметь приложение (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, резюме и другие документы). Пример оформления заявления:
Ректору ТУСУРа
И.О. Фамилия
лаборанта кафедры САУ
Фамилия И.О.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу уволить меня по собственному желанию 25 августа 2008 года в связи с переездом в другой регион.
Личная подпись
Дата
5.9 Справка
5.9.1. Справка – документ, содержащий описание (подтверждение) определенных фактов, событий. Служебные справки отражают деятельность университета, в них приводятся сравнительные аналитические материалы, статистические данные, таблицы.
Справки могут содержать или подтверждать сведения биографического характера (год рождения, образование, трудовой стаж и т.п.).
5.9.2. Справки бывают двух видов:
1) для представления руководству (внутренние);
2) для представления в другую организацию (внешние).
5.9.3. Справка оформляется на бланке или стандартном листе бумаги и имеет следующие реквизиты:
наименование университета (для внешних справок);
наименование вида документа (СПРАВКА);
дата документа;
регистрационный номер документа (для внешних справок);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (при необходимости);
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подпись;
оттиск печати (для внешних справок).
5.9.4. Внешняя справка подписывается ректором (должностным лицом, согласно распределению полномочий), внутренняя – исполнителем или руководителем подразделения, подготовившим справку. Внешняя справка, оформленная не на бланке, заверяется печатью. Для отправки справок, не имеющих адресной части готовятся сопроводительные письма.
Дата составления внутренней справки, оформленной не на бланке, указывается цифровым способом ниже подписи.
Образец оформления справки приведен в Приложении 12.
5.10. Факсограмма
5.10.1. Факсограмма – принятая или переданная при помощи факсимильной аппаратуры копия документа на бумажном носителе. В виде факсограмм передаются срочные служебные письма, приглашения, информационные сообщения и др. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется по указанию или с разрешения руководящих работников.
5.10.2. Документы, передаваемые факсимильной связью, оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.
Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у ответственного сотрудника, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)».
Полученная по факсимильной связи корреспонденция на имя университета или ее руководителей в тот же день передается на регистрацию в Общий отдел и затем адресату.
5.10.3. Текст факсограммы выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом на одной стороне листа. Объем передаваемого документа – не более 10 листов формата А4. Запрещается передавать факсимильной связью тексты документов с отметкой «Для служебного пользования».
|
