5.5. Акт
5.5.1. Акт – документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние).
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
5.5.2. Акт оформляется на стандартных листах бумаги и содержит следующие реквизиты:
наименование организации (университета, структурного подразделения);
наименование вида документа (АКТ);
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подписи;
гриф утверждения документа (при необходимости).
5.5.3. В тексте акта указываются распорядительные документы, обстоятельства, являющиеся основанием для его составления, излагается суть, характер и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Текст может быть разделен на пункты, оформлен в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями.
5.5.4. Акт подписывается председателем комиссии и членами комиссии. При подписании должности не указываются. Некоторые акты утверждаются руководителем.
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах.
Образец оформления акта приведен в Приложении 9.
5.6. Доверенность
5.6.1. Доверенность – документ, фиксирующий факт предоставления права доверенному (уполномоченному) лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Официальные доверенности от имени университета выдаются доверенным (уполномоченным) лицам на подписание договоров, представление интересов университета, на получение денег, товарно-материальных ценностей и т.п. и подписываются ректором.
5.6.2. Доверенность оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты:
наименование организации (должностного лица) – автора документа;
наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
дата документа;
регистрационный номер документа;
текст документа;
подпись;
оттиск печати;
визы согласования документа.
5.6.3. Текст доверенности обычно содержит:
наименование доверителя – наименование университета или должность, фамилию, имя, отчество лица;
наименование доверенного (уполномоченного) лица – фамилию, имя, отчество, должность;
содержание и объем полномочий;
срок действия доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Подпись заверяется гербовой печатью университета.
5.6.4. Доверенности регистрируются в Общем отделе и передаются доверенным (уполномоченным) лицам. Копии доверенностей и экземпляры с визами согласования хранятся в Общем отделе.
Образцы оформления доверенностей приведены в Приложении 10.
5.7. Лист согласования
5.7.1. Лист согласования используется при большом количестве визирующих лиц (более 5). Содержит визы согласования и прилагается к проекту нормативного акта, договора и.т.п. Порядок визирования изложен в п. 4.2.4.4 Инструкции. Перечень визирующих лиц определяется руководителем подразделения, подготовившего проект нормативного акта. Лист согласования имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа (ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ);
наименование проекта документа;
фамилии и инициалы, должности должностных лиц и их подписи;
отметка об исполнителе.
Фамилии должностных лиц при равенстве должностей располагаются в листе согласования в алфавитном порядке.
5.7.2. Реквизит Отметка об исполнителе выполняется в соответствии с п. 4.2.3.12 Инструкции.
Образец оформления Листа согласования приведен в Приложении 11.
|
