7. Порядок регистрации входящих и исходящих документов 7.1. Порядок регистрации входящих документов
7.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производится Общим отделом. При этом, корреспонденция, адресованная на имя НИИ и структурных подразделений, обработке не подлежит и передается в указанные подразделения без регистрации.
7.1.2. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции в Общем отделе заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в университет и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.
Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Вручить лично», «Документы на участие в конкурсе» и т.п., вскрываются. Пакеты с указанными пометками вскрываются самими адресатами или уполномоченными ими лицами.
7.1.3. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается в Общем отделе, второй приобщается к поступившему материалу и направляется отправителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
7.1.4 Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев:
- если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте;
- если даты подписания документа и его отправки имеют большое расхождение во времени;
- если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
7.1.5. При поступлении машиночитаемых документов (компьютерные дискеты, лазерные диски) экспедитором обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются по назначению без вскрытия упаковки.
7.1.6. Документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Нерегистрируемая корреспонденция – брошюры, рекламные предложения, статистические материалы, поздравительные открытки и телеграммы – передается адресатам без регистрации. Список нерегистрируемой корреспонденции приведен в Приложении 13.
Подписные издания сортируются и распределяются в соответствии с реестром подписки.
Корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода в Отдел международных связей.
7.1.7. Регистрация документа – запись учетных данных о документе с указанием вида документа, его автора, даты и номера, заголовка (наименования). При необходимости указываются другие сведения: откуда поступил, кому направлен, количество листов и т.п.
Регистрация должна быть однократной (в Общем отделе университета, НИИ или структурного подразделения). При этом каждый регистрируемый входящий документ получает регистрационный индекс, который не должен повторяться.
Регистрация производится в журналах поступления документов:
журнал регистрации писем, заявлений, жалоб граждан;
журнал регистрации корреспонденции из Минобрнауки РФ, федеральных органов власти;
журнал регистрации корреспонденции из других организаций;
журнал регистрации корреспонденции из администрации Томской области, г. Томска;
журнал регистрации договоров.
На каждом поступившем документе (регистрируемом и нерегистрируемом) обязательно проставляется штамп с датой поступления. Проставление даты не является его регистрацией.
7.1.8. Поступившая в Общий отдел корреспонденция регистрируется в тот же день и передается указанным в ней адресатам. Корреспонденция, адресат которой не конкретизирован, направляется на рассмотрение проректорам, в соответствии с вопросами, отнесенными к их компетенции.
Правительственная корреспонденция, телеграммы и другие срочные документы вручаются адресатам немедленно с указанием даты и времени вручения.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, регистрируется и распределяется в первый рабочий день, следующий за днем поступления.
Корреспонденция, поступившая по электрической связи (факсограммы, электронные письма), регистрируется в общем порядке.
7.1.9. На поступившем документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, в соответствии с п. 4.2.4.8 Инструкции.
Регистрационный номер к обращениям граждан включает в себя первую букву фамилии обратившегося лица и порядковый номер, например: Л-26, при коллективном обращении граждан – кол-30.
7.1.10. В Общем отделе документы раскладываются в соответствующие ячейки и папки. Сотрудники структурных подразделений главного корпуса, ответственные за делопроизводство, не реже двух раз в течение рабочего дня получают поступившую корреспонденцию и доставляют ее в свои структурные подразделения.
В структурные подразделения других корпусов корреспонденция доставляется курьером Общего отдела.
7.1.11. В структурном подразделении сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет запись о полученных в Общем отделе документах в учетной форме структурного подразделения. При этом фиксируются:
1) дата поступления документа;
2) номер и дата документа;
3) вид документа (письмо, правовой акт, протокол, поручение и т.п.);
4) заголовок (в случае его отсутствия - краткое содержание);
5) автор;
6) резолюции руководителей по исполнению документа с указанием сроков и ответственных лиц;
7) отметки об исполнении.
7.1.12. Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в Общий отдел.
Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое производится через Общий отдел или лиц, осуществляющих учет и регистрацию корреспонденции. Не допускается передача через Общий отдел проектов документов: постановлений, распоряжений, договоров и т.п.
|
