5.2. Служебное письмо
5.2.1. По характеру информации письмо может быть инициативным, ответным, сопроводительным, инструктивным, гарантийным и т.п. Письма от имени университета должны быть оформлены только на бланке (продольного или углового) письма установленного образца. Писать письма от имени университета вправе только должностные лица, имеющие право представлять интересы и действовать от имени университета.
5.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя, на основании имеющихся сроков исполнения поручений, или сроков, указанных в запросах.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 и имеет следующие реквизиты:
наименование университета (подразделения, должностного лица) — автора документа;
справочные данные об университете (структурном подразделении;
код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), ИНН/КПП, код формы документа; (см. п.п. 4.2.2.2-4.2.2.5);
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подпись;
визы согласования документа;
отметка об исполнителе.
5.2.4. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите подпись.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
5.2.5. Служебные письма излагаются:
1) от первого лица множественного числа, например: «Просим представить план…», «Направляем запрашиваемую информацию»;
2) от 3-го лица единственного числа, например: «деканат считает...», «научное управление рассмотрело...»;
3) если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: «прошу...», «направляю...».
5.2.6. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.
Обращаться к адресату следует по имени-отчеству или по фамилии с предшествующим словом господин (или сокращенным г-н). В письмах, адресованных высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам компаний принято обращение с указанием должности без фамилии, например:
Уважаемый господин министр!
Уважаемый Сергей Иванович!
Обращение к нескольким должностным лицам формулируется без указания их фамилий, имен и отчеств, например:
Уважаемые господа!
Уважаемые коллеги!
Обращение центрируется в пределах полей и в конце его ставится восклицательный знак.
5.2.7. Во вступлении формируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:
- просим (письмо-просьба или запрос),
- высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо),
- сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая печатается с абзаца и завершается запятой, например:
С уважением,
Проректор по учебной работе личная подпись И.О. Фамилия
Подпись должностного лица отделяется от текста письма двумя межстрочными интервалами.
5.2.8. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.
5.2.9. Реквизиты адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись печатаются одним шрифтом № 13 Times New Roman. Реквизит адресат оформляется в соответствии с п. 4.2.3.6 Инструкции.
5.2.10. Визы согласования проставляются в нижней части последней страницы письма, которая после подписи руководителем чистового варианта вместе с копией подписанного письма остается в деле.
5.2.11. Письмо всегда должно содержать отметку об исполнителе, который отвечает за техническую подготовку письма (подготовка текста, приложений, согласование и др.). Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с п.4.2.3.12 Инструкции.
5.2.12. Письмо должно быть подписано. Неподписанные письма не отправляются. Служебные письма подписываются ректором, проректором или руководителем структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.
Подпись оформляется в соответствии с п. 4.2.3.11 Инструкции.
Письма, направляемые в федеральные органы власти, органы власти и управления Томской области, подписываются только ректором, а в его отсутствие – исполняющим обязанности ректора.
Все письма, отправляемые университетом, после подписания подлежат обязательной централизованной регистрации в Общем отделе университета.
Образец оформления служебного письма приведен в Приложении 6.
|
