1. Общие положения
1.1. Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации (далее – Инструкция) в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники» (далее – университет) является локальным нормативным документом и устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, определяет правила оформления и порядок работы с документами в ТУСУРе.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.2. Инструкция разработана на основании действующих нормативных актов РФ:
- ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
- Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1.
При разработке Инструкции учитывались и другие источники [5-9].
1.3. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Общий отдел университета.
1.4. Ответственность за соблюдение установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях несут руководители. Руководители возлагают на сотрудников (секретарей, помощников, других специалистов) обязанности по организации делопроизводства, поручают им осуществлять контроль за прохождением и исполнением документов. Распределение этих обязанностей производится в соответствии с утвержденными должностными инструкциями и функциональными обязанностями сотрудников.
1.5. Сотрудники, ответственные за делопроизводство, выполняют следующие функции:
прием и учет поступающих документов;
передачу документов руководителю и по его поручению – исполнителям;
3) ознакомление сотрудников по указанию руководителя с поступившими документами и информационными материалами;
4) оформление служебных писем, протоколов, поручений и других документов к подписи руководителя;
5) передачу подписанных документов для регистрации и отправки;
6) ввод в установленные учетные формы (журналы, электронные базы данных) информации о ходе и результатах исполнения документов;
7) организацию справочно-информационной работы по прохождению и исполнению документов, подготовку для руководителя сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах, контроль за их своевременным возвратом в Общий отдел;
формирование, оформление и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовку и передачу дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
1.6. Перед уходом в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
1.7. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с ней.
Сотрудники университета несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел, неразглашение служебной информации.
1.8. Порядок работы с документами секретного делопроизводства, с грифом «Для служебного пользования» определяется специальными инструкциями.
|
