5.3. Служебная записка
5.3.1. Служебная записка – документ, предназначенный для письменного общения между собой должностных лиц, содержащий информацию, предложения, оценку каких-либо управленческих действий и т.п.
5.3.2. Записка оформляется на бланке или стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:
Наименование подразделения (должностного лица) – автора служебной записки;
наименование вида документа – Служебная записка;
дата документа;
регистрационный номер документа (при необходимости);
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подпись;
исполнитель.
5.3.3. Текст записки состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, факты, события, описывается ситуация, во второй – выводы, предложения, просьбы.
Служебная записка печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй экземпляр остается в подразделении, составившему служебную записку.
Образец оформления записки приведен в Приложении 7.
5.4. Протокол
5.4.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях, совещаниях, конференциях постоянных или временных коллегиальных органов.
Протокол оформляется на основании записи хода заседания и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.д.). В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь заседания. За правильность записей в протоколе отвечают председатель, ведущий заседание, и секретарь.
От протоколов заседаний следует отличать протоколы договорного типа – протоколы разногласий, протоколы намерений и др.
5.4.2. Существует два вида протоколов заседаний: полный и краткий. Полный протокол содержит повестку дня, запись всех выступлений на заседании, к нему прилагаются тексты докладов, сообщений, информации, отчетов.
Решение о том, в какой форме вести протокол, принимает руководитель, ответственный за подготовку заседания.
5.4.3. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа;
заголовок к тексту;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления;
текст документа;
подпись.
5.4.4. Наименование вида документа ПРОТОКОЛ печатается в верхней части листа прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Протокол может иметь порядковый номер, который размещается справа от наименования вида документа: ПРОТОКОЛ № 7.
5.4.5. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа – ПРОТОКОЛ заседания (конференции, собрания, совещания), оформляется с новой строки строчными буквами с выравниванием по центру и включает в себя наименование коллегиального органа в родительном падеже, например:
ПРОТОКОЛ № 4
заседания совета факультета
5.4.6. Дата и регистрационный номер протокола печатаются в одну строку через два-три межстрочных интервала от предыдущего реквизита.
Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Дата размещается от левой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом. Регистрационный номер протокола размещается от правой границы текстового поля.
Дата и регистрационный номер протокола отделяются от расположенного ниже реквизита сплошной чертой.
5.4.7. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
председатель;
участники заседания;
повестка дня (в полных протоколах);
докладчики.
Слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕННЫЕ печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля и отделяются двумя-тремя межстрочными интервалами от предыдущего реквизита и друг от друга.
В одну строку со словом ПРЕДСЕДАТЕЛЬ (ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ) пишется наименование должности председательствующего, его фамилия и инициалы.
5.4.8. Информация об участниках заседания указывается в разделах ПРИСУТСТВОВАЛИ и ПРИГЛАШЕННЫЕ.
Раздел ПРИСУТСТВОВАЛИ состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании. В списке указываются их фамилии и инициалы, при необходимости - должности.
В разделе ПРИГЛАШЕННЫЕ через тире делается ссылка – «список прилагается». Список приглашенных прилагается к протоколу и содержит в алфавитном порядке фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание.
5.4.9. Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня.
Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся прописными буквами и выравниваются по центру через два-три межстрочных интервала от информации об участниках заседания.
Каждый вопрос повестки дня оформляется с новой строки от левой границы текстового поля, нумеруется арабской цифрой и начинается, как правило, с предлога «О» («Об»). Через межстрочный интервал ниже вопроса пишется слово «Докладчик:» и указывается его фамилия, инициалы и должность. Например:
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. О подготовке к учебному году ....
Докладчик: Фамилия И.О. – должность.
2. О проведении конкурса на ___ ....
Докладчик: Фамилия И.О. – должность.
5.4.10. Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ. Слова «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:» печатаются от левого поля страницы прописными буквами и заканчиваются двоеточием.
В разделе СЛУШАЛИ указывается вопрос повестки дня, подчеркнутый сплошной чертой по ширине страницы. Под чертой – фамилия и инициалы докладчика и, в полном протоколе, отметка – «текст доклада прилагается». Например:
СЛУШАЛИ:
1. О первой контрольной точке ... .
Семенов А.И. - текст доклада прилагается.
5.4.11. В разделе ВЫСТУПИЛИ с новой строки в именительном падеже указываются фамилии и инициалы выступавших в обсуждении, в полном протоколе излагаются тексты выступлений. Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления. Запись выступления отделяется от фамилии и инициалов знаком тире. Например:
ВЫСТУПИЛИ:
Петрова Г.В. – В текущем году удалось своевременно подготовить методическую документацию и обеспечить... и т.д.
Железнова С.П. – В какие сроки предполагается сдача в методкабинет?
Петрова Г.В. – Решение будет принято на основании заключения комиссии.
5.4.12. В разделе РЕШИЛИ записывается принятое решение, как правило, с указанием сроков исполнения и ответственных лиц. Пункты решения пишутся с абзаца и нумеруются арабскими цифрами. Например:
РЕШИЛИ:
1. В соответствии с решением Ученого совета от 17.09.2008 №... «Об
основных направлениях ...» утвердить план мероприятий...
2. Обеспечить выполнение плана. Отв. Петрова Г.В. Срок: 20.12.2008 г.
5.4.13. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.
5.4.14. Реквизит Подпись отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и содержит наименование должности председательствующего в составе данного коллегиального органа, а также наименование его непосредственной должности.
Подпись секретаря располагается ниже подписи председательствующего.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
5.4.15. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, например: решение Ректората, Ученого совета.
Образец оформления протокола приведен в Приложении 8.
|
