5. Подготовка служебных документов 5.1. Приказ, распоряжение
5.1.1. Приказ является правовым актом, который издается руководством и служит для реализации распорядительной деятельности в процессе управления университетом.
5.1.2. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, оперативного управления деятельностью вуза, в том числе во исполнение приказа. Распоряжение, как правило, не должно содержать предписаний нормативного характера.
5.1.3. Приказы/распоряжения по университету подписывает ректор, а в его отсутствие – лицо, его замещающее. Ректор может делегировать право подписи приказов, что оформляется в установленном порядке. Распоряжения издают проректоры и руководители структурных подразделений по вопросам своей компетенции.
5.1.4. Подготовка приказов и распоряжений по кадровым вопросам, бухгалтерского учета и финансам, а также приказов по студентам в автоматизированной информационной системе университета осуществляется в соответствии со специальными инструкциями и регламентами.
5.1.5. Проекты приказов/распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений руководства университета, либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки приказов/распоряжений по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов/распоряжений возлагается на Общий отдел университета.
5.1.6. Приказы/распоряжения печатаются на стандартных бланках установленной формы, которые имеют следующие реквизиты:
1) наименование федерального органа исполнительной власти (Министерство образования и науки Российской Федерации);
2) наименование автора документа (полное и сокращенное название университета, структурного подразделения);
3) наименование вида документа – ПРИКАЗ/РАСПОРЯЖЕНИЕ;
4) дата документа;
5) регистрационный номер документа;
6) заголовок к тексту (наименование);
7) текст документа;
8) отметка о наличии приложения;
9) подпись;
10) визы согласования;
11) отметка об исполнителе.
5.1.7. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Датой приказа является дата его регистрации.
Номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква «р», например: Распоряжение № 123-р.
5.1.8. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (о чем?). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Например:
Об утверждении Инструкции по пропускному режиму в университете
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
5.1.9. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и оформляется, как правило, 13 размером шрифта Times New Roman через один межстрочный интервал.
Страницы приказа/распоряжения и приложения к нему должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы.
5.1.10. Текст приказа/распоряжения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение», «в соответствии» и т.д. Если приказ/распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Например:
В соответствии с решением Ученого совета от 15.06.2009 г.,
протокол № 2 «О мерах по повышению…»
5.1.11. Распорядительная часть приказа/распоряжения всегда должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (для распоряжений), которые печатаются прописными буквами без разрядки с новой строки с нулевым отступом от границы левого поля и заканчивается двоеточием.
5.1.12. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий, поручений с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Поручения конкретному должностному лицу группируются в одном пункте.
5.1.13. Поручения в тексте приказа должны располагаться в следующей последовательности: должность, фамилия, инициалы исполнителя, поручение, срок. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Начальнику Отдела кадров (Фамилия И.О.) подготовить приказ о награждении сотрудников к 01.04.2009 г.
Указание в тексте приказа/распоряжения поручения без указания исполнителя и даты исполнения не допускается. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
5.1.14. Если приказ/распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный акт или какие-либо его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый акт (отдельный пункт) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:
«Признать утратившим силу приказ ректора от 01.01.1995 №.___.....».
5.1.15. Последним пунктом приказа должен быть пункт о возложении контроля за его исполнением, например:
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на проректора по науке Фамилия И.О. (в винительном падеже).
5.1.16. Отметка о наличии приложения. Приказ/распоряжение может иметь приложения, являющиеся его неотъемлемой составной частью: списки, положения, планы и т.п. При наличии приложений в тексте правового акта на них обязательно делается ссылка.
Приложения визируются руководителем подразделения, подготовившего проект приказа. Приложения печатаются на отдельных листах, пронумерованных самостоятельно, начиная со второго листа.
5.1.17. Если в тексте правового акта имеется ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через один межстрочный интервал указывается вид правового акта, его дата и номер. Например:
Приложение 1
к приказу ректора
от 12.12.2009 г. № 119
При наличии в тексте приказа формулировки «утвердить» (положение, инструкцию, программу, и т.д.) то приложение оформляется следующим образом:
Приложение 2
УТВЕРЖДЕНО
приказом ректора
от 25.12.2009 г. № 123
5.1.18. При оформлении приложения в виде списка (состава) рабочей группы, совета, комиссии и т.п. первыми указываются фамилии председателя и заместителя, ниже по алфавиту – фамилии членов и секретаря указанного органа.
Если в список рабочей группы, совета, комиссии и т.п. входят лица, не являющиеся работниками университета, после указания их должности в скобках печатается: (по согласованию). Например:
Фамилия И.О. – финансовый директор ОАО «СТЭК» (по согласованию)
5.1.19. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
5.1.20. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество сотрудника, подготовившего проект документа, его телефон, а в необходимых случаях и адрес электронной почты. Указанная информация печатается шрифтом №10,11 и располагается от левой границы текстового поля на последнем листе документа ниже реквизита Подпись. После подготовки проекта документа и всех необходимых приложений (перед визированием) исполнитель ставит свою подпись и дату, например:
Сидоров Анатолий Анатольевич
414-701 подпись, дата
5.1.21. Визы согласования включают: должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Проект приказа/распоряжения визируют в порядке очередности от младших к старшим по должности визирующих:
- руководитель структурного подразделения, подготовившего проект;
- начальник Юридической службы;
- руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;
- иные должностные лица, к ведению которых относятся затрагиваемые проектом вопросы;
- проректор, курирующий данное направление деятельности.
При большом числе визирующих должностных лиц исполнитель готовит Лист согласования (п. 5.7), на котором в левом нижнем углу указывает свою фамилию, имя, отчество, номер телефона, а при необходимости – и свой электронный адрес. Лист согласования вместе с проектом документа последовательно направляется каждому из визирующих должностных лиц. Для ускорения процедуры согласования проекта документа допускается изготовление нескольких копий документа и направление на визирование нескольким должностным лицам.
Образцы оформления приказа, распоряжения приведены в Приложениях 3, 4.
|
