2. Основные понятия
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в университете;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот университета;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности университета (структурного подразделения).
3. Документы Университета
3.1 Принято выделять следующие основные группы документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные и нормативные. Номенклатура документов, входящих в определенную группу, соответствует понятию виды документа.
В группу организационных документов входят следующие виды: Устав университета, структура и штатная численность персонала, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и др.
К группе распорядительных документов относятся: решение, приказ, распоряжение, указание, инструкция и др. Такой вид распорядительных документов, как приказы, разделяют на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности обеспечивают документирование решений производственно-хозяйственного назначения. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и касаются вопросов управления персоналом.
В группу информационно-справочных документов входят: письма, справки, факсограммы, планы, отчеты по реализации планов, докладные записки, протоколы, доверенности, объяснительные записки и т. д.
В отдельную группу выделяются нормативные документы, регламентирующие различные аспекты деятельности организации. Эти документы оформляются в виде решений, распоряжений, приказов, указаний, инструкций, писем и т. д.
3.2 Перечисленные основные группы документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные, нормативные) относят к управленческой или организационно-распорядительной документации.
В другие самостоятельные группы, имеющие свои специфические особенности составления и обработки, выделяют:
коммерческие договоры (контракты) между организациями: договоры на поставку (приобретение) продукции (проведение работ, оказание услуг), договоры на выполнение НИОКР, договоры на подготовку студентов с полным возмещением затрат и др.
3.3 Различают входящие, внутренние и исходящие документы.
Входящие – документы, поступающие в адрес университета от внешних источников информации.
Внутренние – документы, порождаемые внутренними потребностями университета и имеющие юридическую силу в его рамках.
Исходящие – документы, формируемые университетом и предназначенные для отправления внешним, по отношению к университету, адресатам.
|
