6. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
При изучении основных разделов дисциплины, а также выполнении контрольных и самостоятельных работ студенты используют компьютерное оборудование, оснащенное пакетом программ MicroSoft Office последней версии, специализированный информационно-правовой портал «Гарант» и справочную правовую систему «Консультант +». В часы аудиторных занятий используется также мультимедийное и презентационное оборудование, имеющееся в учебных аудиториях.
7. СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется коллегиально (не менее 2 человек), комиссией. Оформляется на специальном бланке акта или общем бланке организации.
Анкета – опросный лист для получения определенных сведений.
Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черновика или написан без помарок и исправлений.
Бланк документа – стандартный лист бумаги, на котором изображена постоянная информация в виде реквизитов и отведено место для переменных данных. Виды бланков: 1) общие; 2) для писем (адресат); 3) конкретного вида документа (код документа по ОКУД). Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для 09, 10, 11 могут быть нанесены на бланк 2 способами: 1) центрированным; 2) флаговым (относительно левого края зоны). Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов в заголовочной части. По современной практике и в соответствие с зарубежным опытом допускается адрес, номер телефона, факса на нижнем поле бланка.
Выписка из документа – копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние. Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не визируется, не согласовывается. Состоит из: 1) констатирующая часть; 2) аналитическая часть; 3) выводы, предложения.
Документооборот – движение документов с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки по адресату или сдачу на хранение. Отличаются маршрутами движения, временем, этапами. Это движение управленческой информации, необходимой руководителям и специалистам для выполнения функций управления и принятия обоснованных решений. Это и регламентированная технологическая схема движения документов.
Документопотоки: 1) входящие документы: документы вышестоящей организации, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений. 2) исходящие документы: письма, отчеты, заключения и т.п. 3) поток внутренней документации отражает внутреннюю деятельность учреждения.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правого положения работников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для эффективной работы. Состоит из: 1) общие положения; 2) должностные обязанности; 3) права; 4) ответственность; 5) взаимоотношения. Оформляется на общем бланке, реквизиты: наименование организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, подпись, гриф утверждения.
Дубликат документа – повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника.
Заключение – документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу (на научные работы). Состоит из: заголовка, первой части – краткого описания вопроса, второй части – замечаний.
Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу работника.
Копия – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки.
Нормативно-методическая база – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов. В эту базу входит: законы РФ в сфере информации и документации, указы и распоряжения президента РФ, ГОСТы на документацию, унифицированные системы документации (УСД), общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и государственной систем документационного обеспечения управления (ГСД ОУ) и нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Объем документооборота – количество документов, зарегистрированных в месте учета за выбранный отрезок времени (обычно за год). Учитываются подлинники, копии, нерегистрируемые документы по месту хранения, машинные копии по журналам. Объем является основание для определения потребностей в организационной и вычислительной техники, уровня загрузке работников общих отделов и загрузки потребителей документации и фиксирует уровень роста документооборота.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и предоставляемый вышестоящему лицу или организации. Бывают: сопровождающие какой-либо документ, составляемые по поводу какого-либо происшествия или ситуации и т.д.
Оригинал документа – документ, выполненный на любом материале и нужный для изготовления по нему подлинника.
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение.
Официально-деловой стиль – разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления и применяемая при составлении документов. Особенности этого стиля: 1) официальный характер; 2) адресность информации, занесенной в документ; 3) повторяемость информации; 4) тематическая ограниченность.
Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные. Есть положение об организации и положение о подразделении. Положение об организации состоит из: 1) общие положения; 2) основные задачи; 3) функции; 4) права и обязанности; 5) руководство; 6) взаимоотношения и связи; 7) контроль, проверка, ревизии деятельности; 8) реорганизация и ликвидация.
Предложение – документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы: 1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов; 2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы; 3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска. Приказы оформляются на спец. бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем».
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по результатам черновиков, расшифровки стенограммы, магнитофонной записи, фонограммы. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит только фамилию выступающих и тему выступлений). Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия.
Распорядительные документы – это документы, идущие сверху вниз, обеспечивающие во-первых, управление по вертикали и, во-вторых, регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы: 1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями; 2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации; 3) правовые акты, действующие в пределах отрасли; 4) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений. Юридическим основанием для разработки распорядительных документов может быть необходимость исполнения принятых законом нормативных актов.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации коллегиального или совещательного органа.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы и подписывается руководителем.
Система документоведения – совокупность документов, связанных по признаку происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению.
Система организационно-правовой документации (ОПД) содержит правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, права и обязанности работников. Состав: 1) устав организации; 2) положение об организации; 3) штатное расписание; 4) инструкции по различным видам деятельности; 5) должностные инструкции; 6) правила и памятки. Цель разработки этих документов – обеспечение наиболее рационального разделения труда между подразделениями и работниками. ОПД вводятся в действие распорядительными документами, оформляется на стандартных листах бумаги со следующими обязательными реквизитами: название учреждения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения с печатью.
Служебные письма – обобщенные названия различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа, заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Текст письма может быть простым и сложным. Простое – вступление и заключение, а сложное – еще и основная часть.
Список – документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной форме. Подписывается руководителем.
Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного характера. Бывают: внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, то есть в случае, когда на бумажный шаблон уже нанесены основные слова. Текст состоит из: 1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки; 2) существо вопроса.
Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация (СИД и САД). Инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения. СИД – протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, предложение. Переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения. САД – акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.
Стандартизация – форма юридического закрепления результатов унификации, которые документально фиксируются в табели форм. Объектами унификации и стандартизации являются термины и определения; классификаторы управленческих функций; управленческая документация.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения.
Телефонограмма – обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на специальном бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал.
Трафарет – заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации.
Унификация – уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия, организации, учреждения. Этот документ создается в соответствие с первой частью гражданского кодекса РФ. Состоит из: 1) общие положения; 2) акционерный капитал; 3) порядок деятельности; 4) управление; 5) учет и отчетность распределения прибыли; 6) прочие накопления; 7) прекращение деятельности. Оформление на стандартных листах. Устав оформляется с верхним правым грифом: «Утверждено собранием акционеров от 13.10.98» (пример) с отметкой о регистрации и печатью регистрирующего органа.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи. Особенностью факсовой информации является то, что она имеет юридическую силу.
Форма документов – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности. Форма определяется видом документа, например для управленческих документов – формуляр-образец.
Формуляр управленческого документа. Документ состоит из обязательных составляющих элементов – реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных информационных сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов и образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, называется типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец.
Формуляр-образец – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.
Характеристики управленческой информации: 1) достоверность; 2) убедительность, аргументированность; 3) лаконичность. Требование к текстам документов: 1) употребление специальной лексики (термины, профессионализм и жаргонно-профессиональные слова); 2) исключение употребления устаревшей лексики; 3) исключение употребления заимствованных слов: 4) употребление сокращений. Бывают лексические сокращения-абривиатуры и графические сокращения.
Черновик – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав работников организации с указанием должностных окладов в гос. учреждениях с указанием разряда по единой тарифной сетке. Оформляется в табличной форме на стандартных листах со следующими реквизитами: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения.
Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма).
|
