РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
М.В. Ватолина
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Учебно-методическое пособие
Ростов-на-Дону
2008
УДК 651(07)
Ватолина, М.В.
Документоведение : учебно-методическое пособие / М.В. Ватолина ; Рост. гос. ун-т путей сообщения. – Ростов н/Д, 2008. – 39 с.
В работе представлена учебная программа дисциплины, тематика контрольных работ, перечень вопросов к зачету, а также методические указания к проведению практических занятий и написанию контрольных работ.
Пособие предназначено для студентов очной и заочной форм обучения специальности 080505 «Управление персоналом».
Рецензент: д-р техн. наук, доц. Э.А Мамаев
Учебное издание
Ватолина Марина Владимировна
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
Учебно-методическое пособие
Редактор Л.И. Сергейчик
Корректор Л.И. Сергейчик
Подписано к печати 21.07.2008 Формат 60х84/16.
Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 2,3.
Уч.-изд. л. 2.93 Тираж 100 экз. Изд. №. 166. Заказ №
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС.
Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. Стрелкового Полка Народного Ополчения, 2.
Ó Ростовский государственный университет путей сообщения, 2008
ОГЛАВЛЕНИЕ
1 Организационно-методические характеристики дисциплины «Документоведение»
1.1 Цели и задачи курса
1.2 Требования к освоению курса дисциплины
1.3 Порядок освоения дисциплины. Формы итогового контроля
2 Содержание курса
2.1 Учебная программа дисциплины
2.2 Распределение часов курса по темам и видам работ для очной и заочной формам обучения
2.3 Перечень вопросов к зачету
2.4 Перечень заданий для контрольной работы
2.5 Методические указания к выполнению контрольной работы
2.6 Правила оформления контрольной работы
2.7 Защита контрольной работы
3 Методические указания к проведению практических занятий
4 Список рекомендованных источников и литературы
4.1 Нормативные источники
4.2 Основная литература
4.3 Дополнительная литература
ПРИЛОЖЕНИЕ
1 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ
ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»
1.1 Цели и задачи курса
Документоведение – это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, развитие способов документирования и носителей информации, разрабатывающая принципы построения систем документационного обеспечения управления. Это комплексная наука о документе, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.
Современные организации ставят документ во главу угла своего перспективного развития, что объясняется необходимостью научного подхода к управлению информационными ресурсами. А поскольку информация – это ресурс, который прежде всего связан с документом, то возникает необходимость в науке, детально изучающей документ как базовую единицу документно-ориентированных процессов; процесс создания документа, т.е. документирование; виды документов, их функции; системы документации.
Курс «Документоведение» предназначен для студентов, обучающихся по специальности 080505 «Управление персоналом» на очной и заочной формах обучения.
Целью курса является изучение документа и систем документации, создание документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.
Задачи курса:
– показать взаимосвязь информации и документа;
– проанализировать процесс формирования и развития формуляра документа;
– проанализировать процессы развития систем документации;
– ознакомить с современными требованиями к документам;
– привить студентам навыки создания и анализа документа.
1.2 Требования к уровню освоения дисциплины
Изучив курс, студент должен знать:
– нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;
– способы и средства документирования;
– структуру документа;
– характеристику и состав унифицированных систем документации;
– правила составления и оформления документов.
Студент должен уметь:
– составлять документы с использованием языковых вариантов в зависимости от назначения, содержания и вида документа;
– унифицировать тексты документов;
– оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов;
– использовать различные виды документов по назначению в соответствии с управленческой ситуацией.
1.3 Порядок освоения дисциплины. Формы итогового контроля
Изучение курса «Документоведение» предполагает 51 час аудиторных занятий. Из них – 34 часа лекций, 17 часов – практических занятий. Практические занятия могут проводиться как традиционным способом, так и на персональном компьютере с использованием современных текстовых редакторов и согласно специально разработанным указаниям.
Цель занятий – закрепление студентами знаний теоретического курса и приобретение ими практических навыков документирования деятельности организаций и предприятий.
Подготовка к практическим занятиям предусматривает самостоятельную работу студентов по изучению лекционного курса, нормативных источников, обязательной и дополнительной литературы, рекомендуемой к каждому занятию.
На каждом практическом занятии проводится блиц-тестирование по определенной теме, разъясняются особенности решения предложенных вариантов. Кроме того, студенты имеют возможность на основе предложенных преподавателем заданий составлять различного рода управленческие документы, анализировать документы различных организаций, а также составлять пакет документов, необходимых для решения поставленной преподавателем управленческой ситуации.
Согласно учебному плану в конце шестого семестра студенты должны сдать зачет по дисциплине.
2 СОДЕРЖАНИЕ КУРСА
2.1 Учебная программа дисциплины
Тема 1 Предмет, задачи и содержание курса, методы его изучения
Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технической революции на развитие документа. Научно-историческая и практическая ценность документа. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Связь документоведения с теорией информации, архивоведением и источниковедением. Использование документоведением достижений информатики, исторической науки, права, лингвистики, теории управления и других научных дисциплин. Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.
Тема 2 Законодательно-нормативная основа документоведения
Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс Российской Федерации. Трудовой кодекс Российской Федерации. Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документирования, документационного обеспечения управления. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Государственная система документационного обеспечения управления. Периодические издания. Литература. Справочные издания.
Тема 3 Формуляр документа и его составные части. Формуляр современного управленческого документа
Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Особенности формуляра документов, полученных различными способами документирования (текстовыми, машинными, кино- , фото-, фонотехническими). Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Унификация документов. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.
Тема 4 Общие правила оформления документов
Автор документа. Порядок обозначения наименования организации – автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке.
Вид документа, его развитие. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами.
Обозначение адресата. Правила написания адресата и его место в формуляре документа. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.
Дата документа. Значение датирования документа. Порядок оформления дат.
Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.
Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении печатей и пользовании ими. Порядок проставления печати на документах.
Утверждение документов. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.
Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление, место в формуляре документа.
Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции. Требования к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, исполнении документа и др.
Тема 5 Бланки документов, их оформление и использование. Юридическая сила документа
Возникновение бланков, этапы их развития. Понятие «бланк документа». Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Юридическая сила документа.
Тема 6 Текст документа
Понятие «текст документа» при различных способах документирования. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа.
Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления.
Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации.
Унификация структуры текста. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.
Тема 7 Унифицированные системы документации. Организационно-правовая система документации
Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации. Развитие систем документации на современном этапе. Государственная система документации.
Понятие «унифицированная система документации». Разработка унифицированных систем документации – новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика унифицированных систем документации.
Особенности и назначение организационно-правовой системы документации. Устав, положение, регламент, правила, штатное расписание, должностные инструкции. Требования к их составлению и оформлению.
Тема 8 Составление и оформление распорядительных документов
Распорядительная система документации, ее роль в управлении организацией. Состав распорядительных документов. Постановление, решение как документы распорядительного характера, основанные на принципе коллегиальности. Приказ, распоряжение, указание – правовые акты, построенные на принципе единоначалия. Порядок составления и оформления документов распорядительной документации.
Тема 9 Информационно-справочные документы
Докладная записка, ее формуляр, оформление и расположение реквизитов. Внутренние и внешние докладные записки. Объяснительная записка, ее оформление. Внутренние и внешние объяснительные записки.
Понятие «служебная записка». Ее использование в практике управленческой деятельности.
Телеграмма как вид управленческого документа, ее виды, особенности оформления, реквизиты.
Факсограмма, ее назначение, сфера применения, особенности оформления.
Телефонограмма как особый способ передачи текста.
Электронное сообщение. Виды электронных сообщений, обязательные реквизиты.
Тема 10 Служебные письма, их виды, особенности документирования
Деловое письмо, его преимущества. Особенности текста служебных писем. Виды писем. Требования к их оформлению. Обязательные реквизиты.
Особенности оформления зарубежных писем. Реквизиты, объем. Отличия отечественных писем от зарубежных. Особенности оформления зарубежных писем в разных странах.
Понятие «электронная почта». Электронное деловое письмо. Особенности электронной переписки. Электронный документ и электронная подпись.
Тема 11 Справочно-аналитические документы: справки, акты и др.
Справка, ее виды, формуляр, особенности оформления текста.
Акт, его виды, формуляр, набор реквизитов, особенности оформления. Сводка, отзыв, перечень, список, доверенность.
Тема 12 Особенности оформления деятельности коллегиальных органов
Организационно-технические мероприятия, необходимые для подготовки и проведения совещания. Структура доклада и отчета к совещанию, заседанию, конференции. Обслуживание совещаний.
Протокол как документ коллегиального органа. Его формуляр, особенности составления. Виды протоколов. Выписка из протокола, ее назначение и использование. Особенности формуляра.
Тема 13 Оформление унифицированной документации по личному составу
Особенности системы документации по личному составу. Ее назначение, состав документов, образующих систему.
Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений. Резюме, рекомендательное письмо или характеристика. Заявление, особенности формуляра, способы составления. Трудовой договор как основа трудовых взаимоотношений работника и работодателя. Автобиография. Приказ по личному составу, особенности формуляра, унифицированные формы приказов. Личный листок по учету кадров. Анкета как документ, содержащий комплексную информацию о работнике, особенности заполнения в современных условиях.
Документирование движения кадров. Комплекс документов по оформлению: перевода на другую работу, отпусков, поощрений работников, дисциплинарных взысканий, аттестации работников, служебных командировок, увольнения.
Документы по учету кадров: трудовая книжка, личная карточка работника, личное дело.
Тема 14 Документы с конфиденциальной информацией. Особенности согласования и подписания
Информационная безопасность. Документы, содержащие ценную информацию. Ограниченные для доступа документы. Документы, относящиеся к государственной и негосударственной тайне. Конфиденциальные документы. Сведения конфиденциального характера. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Формы и средства получения конфиденциальной информации. Средства защиты документов. Традиционные, технические средства защиты.
2.2 Распределение часов курса по темам и видам работ |
