Инструкция организация делопроизводства
Скачать 1.69 Mb.
|
5.9.1.АКТ 5.9.1.1.Акт – справочно-информационный документ.СМК-ДП-4.2.4.-01- Управление записями вуза. 5.9.1.2.Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, и т.д.) 5.9.1.3.Текст акта состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части акта указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). 5.9.1.4.В распорядительной части акта излагают установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например: Акт составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия, 2-й экземпляр – отдел ЭТО, 3-й экземпляр – инженерный факультет. 5.9.1.5.Некоторые акты подлежат утверждению: изданием распорядительного документа или руководителем, к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении. Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Образец формы акта приема-передачи приведен в (Приложении № 20). 5.10.1.ТЕЛЕГРАММА Телеграмма составляется согласно образцу (Приложение № 28), на общем бланке (Приложение № 3). 5.10.1.1.Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями вуза. В телеграмме обязательно указывается должность лица, подписавшего телеграмму, его фамилия, инициалы и дата. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений в двух экземплярах, первый передается по факсу в телетайпную, другой, с отметкой о времени ее приема, подшивается в дело соответствующего структурного подразделения. Структурные подразделения института самостоятельно занимаются отправкой телеграмм. 5.10.1.2. Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором. Перед адресом указываются категории телеграммы: “Правительственная”, “Молния”, “Срочная” и др. 5.10.1.3.При оформлении телеграммы через телеграф почтового отделения, оформление телеграммы производится отдельно по каждому почтовому адресу. Телеграмма должна быть завизирована ректором. 5.10.1.6.Отправляемые телеграммы вед. документовед регистрирует по тем же правилам, что и письма, в «Журнале исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 6). 5.10.1.5.Поступившие телеграммы со сроками исполнения, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, вед. документоведом, регистрируются в «Журнале входящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 4), а затем передаются на рассмотрение ректору, а далее с его резолюцией исполнителям. Телеграммы носящие информационный характер или поздравительные - не регистрируются (Приложение № 16). 5.10.1.4.Передача местных телеграмм (в пределах города) запрещается, срочная информация в местные адреса передается телефонограммами. 5.11.1.ТЕЛЕФОНОГРАММА Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. При этом текст телефонограммы оформляется на бланке (Приложение № 30) передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем в «Журнале регистрации принятых телефонограмм» (Приложение № 29), СМК-ДП-4.2.4.-01-Управление записями вуза. 5.11.1.1.Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: - исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; - должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации телефонограмм который хранится у секретаря ректора; - входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. 5.11.1.2.Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов, тексты должны быть не сложными, не должны содержать трудно произносимых слов, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем. 5.11.1.3.Датой телефонограммы является дата ее передачи. Поступившие тексты телефонограмм вед. документовед ОК передает руководству вуза, после рассмотрения ректором или проректором по УР телефонограмму с резолюцией, вед. документовед забирает из приемной, регистрирует в «Журнале регистрации принятых телефонограмм» ( Приложение № 29), далее передает ее исполнителю. 5.12.1.ФАКС Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле), называемую факсом или телефаксом. 5.12.1.1.Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется в тех структурных подразделениях где находятся факсимильные аппараты. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (договор, письмо, протокол и т.д.). Эти документы оформляются и регистрируются по общим правилам оформления писем. 5.12.1.2.Ответственный структурного подразделения, самостоятельно отправляет факс, после чего, регистрирует в «Журнале регистрации отправки факсов», без вложения документов в дело (Приложение № 31) дату и время передачи факса, если отправленный документ не подшивается в дело. 5.12.1.3.Сам факт отправки/получения документа посредством факсимильной связи отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который распечатывается после отправки документа. 5.12.1.4.Поскольку факсимильные аппараты позволяют вести журналы отправки документации автоматически, то ведение общего журнала регистрации отправки факсов не обязательно. Если документ регистрируется у вед. документоведа ОК в «Журнале исходящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 6) в дело определяются копии отправленных документов и уже к ним подшиваются распечатки об отправке и получении данного документа. 5.13.1.ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА 5.13.1.1.Сообщения, передаваемые электронной почтой, используются для пересылки сообщений между средствами ЭВТ (электронно-вычислительной техники) внутри одной организации, между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 5.13.1.2.В ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», давно используется электронная почта, каждому структурному подразделению (абоненту электронной почты) выделяется индивидуальный “почтовый ящик”, которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.СМК-П-6.3-01-Положение об электронной почте вуза 5.13.1.3.Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделе служебные письма п.5.5.4. 6. ПОРЯДОК СНЯТИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ 6.1.Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) института или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в институте и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. 6.2.Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в каждом структурном подразделении института. 6.3.Копия документа воспроизводится полностью (бланк института, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. 7. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий и отделом инновационных технологий (ОИТ). 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8.1.Организация документооборота. Документооборот - это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений. 8.2.Принципы документооборота: -четкая организация движения документов, обеспечивающая прямоточный поток документов, исключающий возвратные или повторные маршруты; -однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя; -оперативность обработки документов; -согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем. Вся документация института делится на три документопотока: -входящие (поступающие) документы; -исходящие (отправляемые) документы; -внутренние документы (создаваемые в институте не выходящие за ее пределы). Документооборот включает следующие основные этапы работы с документами: -прием, обработка, регистрация документов; -распределение корреспонденции; -передача и доставка документов; -учет объема документооборота; -непосредственное исполнение документа; -контроль за исполнением документа. 8.3.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству СМК-И-4.2.3-01-Инструкция по организации делопроизводства в институте, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями сотрудников структурных подразделений. СМК-ДП-6.2-01-Менеджмнт персонала. 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТАВКИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ИНСТИТУТ 9.1. Доставка документов в институт осуществляется средствами почтовой, факсимильной, курьерской и электронной связи. С помощью почтовой связи в отдел кадров доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок. 9.2. Факсограммы, телефонограммы, а также сообщения по электронной почте, поступают в отдел кадров. 10.ПРИЕМ, ОБРАБОТКА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВХОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ 10.1.Все документы, поступающие в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», независимо от способа доставки корреспонденции, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе кадров ведущим документоведом, в «Журнале регистрации входящей корреспонденции (общей)» (Приложение № 4). Документы, поступающие в структурные подразделения регистрируются в «Журнале регистрации входящей корреспонденции структурного подразделения» (Приложение № 5). 10.2.При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в 2-х экземплярах, один экземпляр акта прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в течении одного месяца, и могут прилагаться к документам в случаях: - адрес указан только на конверте, - дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, - конверт необходим, как оправдательный документ к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция). На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте (не вскрывается ценная корреспонденция, экспресс-почта и корреспонденция из-за рубежа). Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается в почтовое отделение, доставляющее корреспонденцию в институт. 10.3.Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение № 16). Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения ректором, и направляются непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в институте распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения и регистрации передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям. Корреспонденция, получаемая вед. документоведом отдела кадров под расписку (с нарочным, спец.связью и т.п.), регистрируется в «Журнале регистрации входящей корреспонденции (общей)»(Приложение № 4). Передача ценных бандеролей в структурные подразделения института производятся под расписку в журнале «Журнал регистрации заказных, ценных писем, бандеролей, посылок» (Приложение № 17). 10.4.Документы, поступившие в адрес в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ»на имя ректора, проректоров, главного бухгалтера вскрываются (если на конверте не указано «Лично в руки») вед. документоведом ОК, проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов. 10.5.На всех входных регистрируемых документах в правом нижнем свободном от текста поле на первой странице поступившего документа, ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера, даты поступления документа, и визы принявшего документ. Затем вед. документовед передает корреспонденцию в приемную ректора секретарю для рассмотрения её ректором и проректором по УР. После рассмотрения документов ректором, документы с резолюцией ректора передаются секретарем в отдел кадров вед. документоведу. Вед. документовед, регистрирует в «Журнале регистрации входящей корреспонденции (общий)», содержание резолюции и передает документы исполнителям в отделе кадров под роспись для исполнения. Получив документы на исполнение, руководитель структурного подразделения или непосредственно сотрудник, ответственный за исполнение документа, должен немедленно ознакомиться с содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом других сотрудников в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения. 10.7.Каждый сотрудник института обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов. 10.8.Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Вед. документовед отдела кадров при получении корреспонденции в адрес структурных подразделений звонит по телефону и сообщает о поступившей корреспонденции, Сотрудники структурных подразделений после сообщения получают корреспонденцию в ОК в отведенном для этого канцелярском шкафу, в ящиках с надписями структурных подразделений. |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение... |
 | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Основные положения и требования к организации документооборота | | Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование |