Инструкция организация делопроизводства
Скачать 1.69 Mb.
|
17.10.Порядок снятия документов с контроля. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров института является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. Снятие с контроля зарегистрированных документов в ОК производит вед. документовед путём проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа, а в структурном подразделении - лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело. Снять документ с контроля может только ректор или должностное лицо, которое поставило его на контроль. 18.ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 18.1..При тиражировании служебной документации сотрудники института руководствуются Едиными правилами печатания несекретных изданий и другими нормативными актами по вопросам использования множительной техники. 18.2.Тиражирование документов, производится в информационно-издательском отделе (далее - ИИО) по распоряжению ректора или проректора ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». 18.3.Тиражированные в ИИО экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные: номер заказа, тираж, дата. 18.4.Подлинники тиражированных документов возвращаются заказчикам при получении тиража. 18.5.В ИИО ведется журнал учета тиражирования документов. 19.УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 19.1.Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». 19.2.Учет всех печатей и штампов, имеющихся в институте, ведется в специальном «Журнале учета печатей и штампов» у вед. документоведа ОК (Приложение № 32). 19.3.Выдача печатей, штампов производится под расписку в соответствующем журнале учета печатей и штампов. 19.4.Журнал учета печатей и штампов включается в номенклатуру дел 19.5.Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах. 19.6.Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях руководители подразделений начальники и лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях института. 19.7.Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, и начало личной подписи. 19.8.Печати и штампы уничтожаются по акту. 19.9.Проверка наличия печатей, штампов в структурных подразделениях , порядок их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства. 19.10.Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета ОК после последней записи. 19.11.Печати и штампы хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:
19.12.Заказ на изготовление печатей и штампов производит вед. документовед ОК с разрешения ректора и гл.бухгалтера вуза. - руководитель структурного подразделения пишет служебную записку на имя ректора с указанием причины, послужившей основанием для изготовления печати, штампа; - после рассмотрения служебной записки, ректор пишет резолюцию для главного бухгалтера. - если ответ положительный, то служебная записка передается вед. документоведом гл.бухгалтеру на подпись, а далее вед. документовед на бланке письма института оформляет заказ за подписью ректора и гл.бухгалтера в штемпельно-граверное предприятие на изготовление печати, штампа, в приложение к заказу указывает размеры, вид, текст изделия. - в случае отрицательного ответа- возвращается исполнителю. 20. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 20.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ», с указанием сроков их хранения, по установленной форме государственного стандарта ГОСТ Р 51141-98. 20.2.Номенклатура дел вуза составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (Приложение № 27), согласованных и подписанных руководителями этих подразделений. 20.3.Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме сводной таблицы номенклатуры дел. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров в делопроизводстве вуза. 20.4.Номенклатура дел является плановым и обязательным документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности в следующем году и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение 5лет. 20.5.Конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел, может устанавливать экспертная комиссия (ЭК) самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания комиссии, или (ЭПК) экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. 20.6.Сводная номенклатура дел вуза представлена в форме таблицы с установленным названием граф. В графе 1 проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Например, 01-03, где 01-код структурного подразделения, 03- номер заголовка дела в данном разделе. В графе 2 номенклатуры дел переносятся заголовки дел, в течении года они могут уточняться в процессе формирования документов дела. В графе 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве. В графе 4 показаны сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню, пункты и подпункты законодательных актов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела. В графе 5 указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», отметки о подразделениях, ответственных за формирование дела и др. 20.7.Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности (ДМН) не может быть менее одного года. 20.8.Срок хранения «Постоянно» (Пост.) означает, прежде всего « до ликвидации организации», и не может быть менее 10лет. 20.9.На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 20.10.По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 21.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 21.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел. Дела в ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство, назначенными приказом ректора. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет вед. документовед, отв. за архивное хранение дел института. 21.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дел, - помещать в дело только исполненные документы одного календарного или учебного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы или учёбы данного лица в институте), надлежащим образом оформленные документы по разрешению одного вопроса, - документы постоянного и временного срока хранения формировать раздельно, - в дело не помещать документы, подлежащие возврату, а также черновики, лишние экземпляры, металлические скрепки, - каждое дело должно быть не толще 35-40 мм и содержать не более 250 листов, если документов в деле больше 250 листов, то формируется несколько томов с самостоятельной нумерацией в каждом томе, - документы внутри дела должны располагаться последовательно, освещая определённые вопросы. Приложения независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к тем документам, к которым они относятся; приложения большого объёма следует группировать в отдельные дела. 21.3.Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка « В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 21.4.Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела. 21.5.Распорядительные документы группируют в дела по видам в хронологическом порядке, (наиболее ранние документы располагаются в начале дела) с относящимися к ним приложениями. 21.6.Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу. 21.7.Приказы по личному составу о приёме, переводе, поощрении, увольнении работников формируют отдельно от приказов по личному составу о командировках, отпусках. 21.8.Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним их группируют вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 21.9.Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 21.10.Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Планы на несколько лет формируются по начальной дате, отчёты за несколько лет формируются по конечной дате. 21.11.Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в логико-хронологической последовательности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу (учёбу), а впоследствии – все остальные документы, возникающие в ходе трудовой (учебной) деятельности работника (студента). Документы, подлежащие возврату из личного дела студента или работника (подлинники документов об образовании, почётные грамоты и т.д.) помещаются в дело в отдельном конверте, который наклеивается на третью сторону обложки личного дела. На третью сторону обложки личного дела подшиваются студенческий билет и зачетная книжка. 21.12.Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам. 21.13.Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. 21.14.Переписка группируется за календарный или учебный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 22.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 22.1.Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. 22.2.Экспертиза ценности документов в институте проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. 22.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в институте создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК института, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором. Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписывают председатель и секретарь ЭК затем утверждает ректор. 22.4. Основными функциями ЭК являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения или уничтожения в соответствии с номенклатурой дел института; - рассмотрение и вынесение на утверждение ректором и согласование с ЭПК архивного учреждения проекта номенклатуры дел института, описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение № 23); - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнями. 23.ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 23.1.Дела ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс мероприятий по технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем вед. документоведа, отв.за архивное хранение документов ФГБОУ ВПО «Кемеровский ГСХИ». 23.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, учет ведется по номенклатуре дел. 23.3.Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление «Листа заверителя дела №_»;Приложение № 26) составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела (Приложение № 25) подшивку или переплет дела; оформление обложки (внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела - названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.) |
Похожие:
 | Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового... | | Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
| Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... | | Российской Федерации в области трудового права, Уставом религиозной организации Духовное мусульманское образовательное учреждение... |
 | Определение делопроизводства по госту 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» | | Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом,... |
| Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией... | | Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... |
| Основные положения и требования к организации документооборота | | Порядок приема, отправления дел и корреспонденции. Оформление служебных документов и копирование |